¿Cómo gestionar la liquidación de saldos con entidades financieras?

Tras registrar una Venta al Contado o un Recibo de Cobro en el que se especifica que el medio de pago es con Tarjeta, se emite un voucher. Este documento se cataloga como recibido y adopta el estado de «en cartera» en la Caja desde donde se originó el comprobante. Cuando la entidad financiera efectúa la liquidación de estos vouchers, es factible plasmar este evento en ZetaSoftware, con el objetivo de actualizar tanto los saldos de las cuentas bancarias como de la caja.

El proceso para gestionar la liquidación de saldos con las entidades financieras implica múltiples pasos que abordaremos detalladamente. Es indispensable establecer cuentas bancarias específicas para cada entidad financiera y moneda con la que opera la empresa. Estas cuentas funcionarán como intermediarias entre la caja, donde se almacenan los vouchers, y la cuenta bancaria de la empresa, a la que las financieras transfieren los fondos.

Revisión de Tarjetas Recibidas en Cartera para Depósito

Para examinar en detalle las tarjetas recibidas que constan con estado «en cartera», acceda al menú de Informes y seleccione Tarjetas Recibidas. Aplique los filtros pertinentes al informe (fechas de vencimiento, fechas de emisión, moneda, entidad financiera, caja, local, tipo de comprobante y estado en cartera), y confirme para que se genere el informe en cuestión.

Proceso de Depósito de Tarjetas en la Entidad Financiera

Acceda al menú de «Comprobantes» y elija Movimientos Bancarios. Posteriormente, haga clic en el botón «Agregar» y seleccione «Depósitos de Vouchers».

En la grilla que se muestra a continuación, seleccione «Moneda» como criterio de filtro (se asume que se trata de moneda nacional), para desplegar el listado de vouchers que se encuentran en estado «en cartera» en dicha moneda. Tenga en cuenta que la grilla también ofrece otros filtros adicionales, como rango de fechas, tipo de comprobante y entidad financiera, entre otros.

A continuación, identifique y seleccione los vouchers que desea depositar. Puede hacerlo de forma manual, haciendo clic en la primera columna bajo el encabezado «Depositar», o seleccionando el botón «Todos» para marcar la totalidad de registros que aparecen en la página de la grilla.

Una vez que haya seleccionado los vouchers, presione el botón «Depositar». Se desplegará un formulario donde deberá ingresar los detalles del comprobante del depósito que está por crear, vinculando los vouchers seleccionados a dicho depósito. Preste particular atención al seleccionar el tipo de comprobante, la cuenta de la entidad financiera y la forma de pago. Esta última deberá ser «Voucher» o «Tarjeta Recibida», según lo determine la configuración de la empresa. Tanto la Serie como el Número son campos opcionales, pero su correcta asignación facilitará la posterior identificación del depósito.

Tras confirmar la operación, será redirigido a la grilla de «Movimientos Bancarios», donde podrá observar el depósito efectuado. Al seleccionar el ícono de edición, tendrá la posibilidad de visualizarlo, modificarlo, eliminarlo, y ajustar los valores, entre otras acciones.

Los vouchers que ha depositado cambiarán su estado de «Cartera» a «Depositadas», concretando así el proceso de liquidación con la entidad financiera.

Registro de la Liquidación de Fondos por la Entidad Financiera

Si la entidad financiera realiza una transferencia o un depósito directo del monto adeudado en la cuenta bancaria de la empresa, este movimiento financiero deberá quedar registrado en el sistema para asegurar una contabilidad precisa. Acceda al menú «Comprobantes», elija «Movimientos Bancarios», haga clic en «Agregar» y seleccione «Transferencia».

El formulario que se despliega le pedirá datos específicos para el registro de la transacción. Deberá ingresar la cuenta bancaria desde la que se debitará el importe, así como la cuenta en la que se acreditará. También se requiere el detalle de los comprobantes a crear, que en este caso serán un débito y un crédito bancarios.

Una vez que haya completado y confirmado los datos en el formulario, regrese a los comprobantes recién creados y elija la opción «Valores». Aquí se le pedirá que indique el método y los documentos utilizados para el pago, como podría ser un cheque recibido, y detalles adicionales sobre estos.

Este paso es fundamental para mantener una gestión financiera transparente y eficaz, permitiendo que los saldos de las cuentas bancarias y la contabilidad general de la empresa estén debidamente actualizados.

Registro de Gastos por Comisiones de la Entidad Financiera

Si su empresa está obligada a presentar el formulario DGI 2/181, es imperativo que registre la factura correspondiente a los gastos de la entidad financiera. Para hacerlo, deberá primero añadir la entidad financiera como un proveedor en el sistema, asegurándose de que toda la información requerida está completa. Adicionalmente, debe tener un concepto de gastos previamente configurado en el sistema. Una vez hecho esto, proceda a registrar la compra al contado correspondiente a los gastos financieros, y en la sección de «Forma de Pago», seleccione «Egreso Bancario». No olvide adjuntar el documento que confirma dicho egreso bancario, vinculado a la cuenta de la entidad financiera.

Contabilización de Retenciones por la Entidad Financiera

Las retenciones efectuadas por la entidad financiera también deben documentarse en el sistema para asegurar una gestión contable exacta. Estos deben ingresarse como Movimientos Bancarios > Débitos. Antes de realizar este registro, asegúrese de que los conceptos relacionados con las retenciones estén debidamente configurados en el sistema.

Verificación Final de las Transacciones

Es altamente recomendable que, tras completar todos los pasos, verifique la exactitud de las operaciones registradas. Para ello, consulte el «Estado de Cuenta de la Entidad Financiera» en el menú Informes > Estado de Cuenta Bancario. Este informe le proporcionará una visión integral de las transacciones realizadas, asegurando que los saldos de las cuentas y los registros contables estén en orden.

Cada uno de estos pasos contribuye al riguroso control financiero y la transparencia que se espera en la gestión empresarial moderna. De esta forma, su empresa podrá cumplir con las regulaciones fiscales y financieras vigentes, al tiempo que asegura un manejo eficiente de sus recursos económicos.