¿Qué es y para que sirve Ver Informes Generados?

Con la opción «Ver Informes Generados» se accede a una grilla con todos los informes y procesos generados por el usuario. Este almacenamiento de archivos en formato PDF, XLS y TXT, ofrece la posibilidad de ver, descargar o enviar por email los documentos generados en cualquier momento, sin la necesidad de volver a generarlos.

Una forma eficiente de emitir reportes

Es común ver en cualquier sistema, que al emitir un reporte o mandar a ejecutar un proceso, hasta que dicho proceso no termina el sistema no puede utilizarse. Es decir, que al emitir un reporte el usuario quedaba en una espera pasiva hasta que el proceso terminara. además, una vez que el informe se cerraba, para volver a verlo había que emitirlo de nuevo, con su correspondiente demora. En ZetaSoftware hemos mejorado y simplificado este proceso, ofreciendo dos ventajas que hacen una gran diferencia:

• Continuar trabajando durante la generación de informes: Cuando se emite un reporte ya no es necesario esperar a que el mismo termine para poder seguir trabajando. Una vez que se confirma la emisión del reporte aparece en la grilla un registro con el nombre del archivo que se está generando, por ejemplo Libro de Ventas, y el estado Procesando. El usuario podrá seguir trabajando en ZetaSoftware, es decir, podrá ir a otras opciones del menú y cuando lo desee podrá volver a la grilla de Informes Generados donde se encontrará con el registro en estado Finalizado y los accesos para dar clic y ver el PDF y demás archivos XLS o TXT opcionalmente generados.
• Historial de informes generados: Los informes van quedando en la grilla en forma histórica, y sólo podrán ser vistos por el usuario que los emitió. Volviendo al ejemplo del Libro de Ventas, una vez emitido queda el registro con la hora y fecha de emisión, y el usuario podrá ver el resultado sin necesidad de volver a emitirlo, tan solo haciendo clic en el link PDF. Si lo vuelve a emitir, por ejemplo con datos de otro período de ventas, el registro se actualiza y el PDF resultante cambia por el nuevo. Esto es especialmente útil para reportes que se emiten pocas veces pero que se consultan con frecuencia, como un Balance anual, donde ahora no es necesario emitir el balance cada vez que se necesita consultar un saldo o cualquier otro dato, sino que se puede ir a la grilla de informes y abrir el archivo previamente generado y guardado.

¿Cómo se utiliza?

Cuando se emite un reporte, por ejemplo un Estado de Cuenta, luego de completar los parámetros del mismo y pulsar CONFIRMAR, se irá a la grilla de Informes donde podrá ver un registro con el nombre del reporte seleccionado. Los registros se muestran desde el último emitido al primero, o sea que el último emitido se muestra primero en la grilla. Mientras el Estado del informe sea Procesando no podrá abrir o descargar el archivo hasta que no cambie al estado Finalizado. Mientras está en proceso puede seguir trabajando con ZetaSoftware, no es necesario que espere hasta que termine. No obstante la gran mayoría de los informes demorarán apenas unos segundos. 

Aquellos reportes o procesos que tienen estado Finalizado, ofrecerán diferentes opciones de visualización, las cuales se mostrarán dependiendo de los parámetros que haya elegido para la emisión de los reportes y de las opciones que cada uno tenga, es decir, no todas las opciones existen para todos los reportes:

• PDF: Abrir (y opcionalmente descargar) el informe en formato PDF.
• XLS: Descargar el informe en formato XLS.
• TXT: Descargar el informe en formato TXT.
• Email: Enviar al correo electrónico del usuario los archivos generados.

Al seleccionar la opción Salir, volverá a la pantalla anterior, donde podrá acceder nuevamente a los informes generados previamente. Para los informes de asientos contables generados automáticamente o importados, estará disponible el botón «Bandeja de Entrada» que indica los asientos pendientes de importación definitiva.