Importar Comprobantes desde Excel

La opción de Importar Comprobantes desde Excel es una característica destacada dentro de las Finanzas Personales, accesible a través del botón «Importar» en la grilla de Comprobantes.

Parámetros y Formato

Esta herramienta está diseñada para simplificar y agilizar el proceso de registro de comprobantes, permitiendo al usuario importar estos datos directamente desde un archivo Excel. A continuación, se describe el proceso y las consideraciones esenciales para utilizar esta opción.

1. Selección de Cuenta, Año y Archivo: El primer paso requiere seleccionar la Cuenta correspondiente, el Año de los comprobantes y el Archivo Excel a procesar. Es un proceso sencillo y directo que prepara el sistema para la lectura de los datos.
2. Formato del Archivo Excel: El archivo Excel debe cumplir con ciertos requisitos de formato y estructura, y se leerán hasta un máximo de 100 filas.
   → Clic aquí para ver archivo de ejemplo Los detalles son:
   • Fila 1 reservada para títulos de las columnas; datos a partir de la fila 2.
   • Columna 1: Fecha en formato DD/MM/AAAA (columna en formato texto), obligatorio.
   • Columna 2: Descripción del comprobante (columna en formato texto), obligatorio.
   • Columna 3: Créditos o ingresos (columna en formato numérico). Cero si es vacío.
   • Columna 4: Débitos o egresos (columna en formato numérico). Cero si es vacío.
   • Columna 5: Cotización del día, formato numérico. Este dato debe tener cero cuando la cuenta es en moneda nacional. Si la cuenta seleccionada es en moneda extranjera, debe ingresar obligatoriamente la cotización o tipo de cambio del día.
3. Procesamiento y Confirmación: Al pulsar «Confirmar», el archivo será procesado y analizado, y si no hay errores, se mostrará una grilla con el detalle de los comprobantes leídos. En esta etapa, es donde se asignan los Conceptos correspondientes y, si es necesario, las Etiquetas. Esta funcionalidad ofrece flexibilidad y precisión en la organización de los comprobantes.
4. Grabación de la Información: Tras revisar y asignar los datos pertinentes, el usuario procederá a grabar la información. Este paso finaliza el proceso de importación y asegura que los comprobantes sean registrados correctamente en el sistema. Si no hubo errores, se abrirá la grilla de comprobantes.

Ventajas del Formato

La opción de «Importar Comprobantes desde Excel» fue diseñada pensando en la facilidad y accesibilidad para el usuario. Aquí reside una ventaja significativa que merece especial atención:

1. Simplicidad y Flexibilidad en el Formato: La importación de comprobantes desde un archivo Excel no requiere una estructura compleja ni numerosos datos detallados. Se piden únicamente los elementos esenciales: fecha, descripción, y los importes de ingresos o egresos. Esta simplicidad en la estructura permite al usuario tomar cualquier archivo Excel, incluso los descargados directamente de las páginas web de sus cuentas, y adaptarlo rápidamente para la importación.
2. Rapidez en la Gestión de Comprobantes: Al minimizar los requisitos de datos y permitir la adaptación fácil de archivos existentes, el usuario puede importar y organizar sus comprobantes en forma eficiente. La posibilidad de tomar archivos descargados directamente y modificarlos mínimamente ahorra tiempo y reduce el margen de error.
3. Personalización y Control: Aunque el formato sea simple, la herramienta brinda a los usuarios la capacidad de asignar Conceptos y Etiquetas según sea necesario. Esto asegura que la importación no sea sólo rápida sino también precisa y adaptada a las necesidades individuales.

La ventaja distintiva de utilizar esta opción radica en su enfoque orientado al usuario, combinando eficiencia con simplicidad, sin comprometer la precisión ni la funcionalidad. Ofrece una solución directa y sin complicaciones, reflejando un compromiso con la facilitación de la gestión financiera personal.

Consideraciones

1. Solo se importarán comprobantes del tipo Ingreso y Egreso. No se podrán importar Transferencias ni Ajustes.
2. Se controlará que el usuario no haya sobrepasado el límite del 3.600 comprobantes para el año seleccionado.
3. Se debe completar con cero las celdas numéricas vacías. Por ejemplo, si el movimiento es un Débito, completar con cero la celda con el Crédito y viceversa.
4. Cuando la cuenta seleccionada es en moneda extranjera, es obligatorio ingresar la cotización en cada celda del archivo Excel. Si la cuenta es en moneda nacional, completar con cero la celda de la cotización.
5. La columna 1, si bien guarda las fechas, debe tener formato texto. La fecha debe ingresarse siempre en formato DD/MM/AAAA.
6. Se leerán filas del archivo hasta llegar a 100 registros o hasta que la celda de la fecha esté vacía.

Esta herramienta de importación es una eficiente solución que minimiza el tiempo y el esfuerzo en la gestión de comprobantes. Al seguir estas pautas y consideraciones, los usuarios pueden beneficiarse de una experiencia simplificada y centrada en el manejo efectivo de sus registros financieros.