Contratos

La funcionalidad de Contratos fue especialmente diseñada para facilitar el proceso de facturación recurrente. Aunque puede sonar complejo a primera vista, esta herramienta es increíblemente útil y fácil de usar, incluso para aquellos que no tienen experiencia en automatización de facturas. Veamos cómo funciona y por qué puede ser una solución valiosa para las PyMEs.

Los Contratos en ZetaSoftware ofrecen una solución robusta pero fácil de usar que puede transformar la forma en que tu empresa maneja la facturación recurrente. Si bien puede ser una funcionalidad nueva para muchos, su diseño intuitivo y las ventajas claras que ofrece lo convierten en una opción atractiva para cualquier empresa que busque mejorar la eficiencia y precisión en su proceso de facturación.

Ventajas de utilizar los Contratos

Automatización de la Facturación Recurrente

Los Contratos permiten generar, emitir y enviar facturas automáticamente en diferentes períodos, como mensual o anual.

• Ejemplo: Imagina que tienes una empresa que ofrece suscripciones mensuales a un servicio online. En lugar de generar manualmente una factura para cada cliente cada mes, puedes establecer un Contrato que lo haga automáticamente.

Previsualización y Revisión de Facturas

Antes de que las facturas se emitan automáticamente, tienes la posibilidad de visualizar y ajustar los detalles.

• Ejemplo: Puedes revisar las facturas de los próximos tres meses, asegurándote de que todos los detalles, como descuentos o cambios en las tarifas, estén reflejados correctamente.

Reducción de Errores y Ahorro de Tiempo

La funcionalidad de Contratos reduce significativamente la posibilidad de errores manuales, ya que elimina la necesidad de ingresar los mismos datos repetidamente.

• Ventaja: La precisión mejora, y el tiempo que solías pasar en la facturación manual ahora se puede utilizar en otras áreas cruciales de tu negocio.

Configuración Personalizada

Puedes definir detalles específicos de facturación, como términos de pago y condiciones de venta, asegurando una mayor coherencia.

• Ejemplo: Si tienes términos de pago específicos para algunos clientes, puedes configurar esto en el Contrato, y se aplicará automáticamente en cada factura.

La funcionalidad de Contratos en ZetaSoftware no es sólo para grandes empresas con grandes volúmenes de facturación recurrente. Incluso las PyMEs pueden beneficiarse en gran medida de esta herramienta.

• Eficiencia: Agiliza el proceso de facturación, liberando recursos valiosos.
• Precisión: Reduce los errores manuales, mejorando la calidad y la confiabilidad.
• Flexibilidad: Se adapta a tus necesidades específicas, ya sea que factures mensualmente, anualmente o en otro período.

La próxima sección detallará los datos del formulario de contratos, permitiendo una comprensión aún más clara de cómo esta funcionalidad puede ser implementada en tu empresa.

Datos del Contrato

Contrato

• Fecha: Representa la fecha en la que se crea el contrato.
• Serie y Número: Estos datos identifican de forma única cada contrato, facilitando la búsqueda y organización.
• Moneda: Determina la moneda en la que se generarán las facturas.
• Facturación: Define el período o recurrencia de las facturas, ofreciendo múltiples opciones como Mensual, Bimensual, Trimestral, etc., adecuándose a las necesidades del negocio.
• Inicio: Marca la fecha de inicio del contrato y desde cuándo se comenzarán a crear las facturas.
• Fin: Se refiere a la fecha límite hasta la cual generar las facturas, es decir, mientras el contrato esté vigente. Este dato se puede dejar vacío.
• Motivo de Baja: Asignando un motivo de baja previamente configurado, se le indica al sistema que este contrato ya no genera facturas, ayudando a la gestión y estadísticas.

Facturación

• Cliente: Detalla la información del cliente.
• Vendedor: Permite asignar un vendedor, en caso de ingresar este dato.
• Categoría: Define la categoría del contrato, útil para segmentar, analizar y otras operaciones comerciales.
• Condición: Establece la condición de pago que se asignará a la factura, como venta a crédito, y define cómo se manejará el proceso de pago.
• Precio: Determina cuál precio de venta se tomará para el cálculo de los precios de los artículos.
• Precio Mensual: Le dice al sistema que el precio de venta se calcula por mes. Por lo tanto, si en Facturación indica «Trimestral», el precio resultante se multiplicará por tres.
• Tipo Precio: «Precio de Lista» significa que al generar las facturas, se calculará el precio de los artículos en ese momento, según el «Precio» configurado anteriormente. «Precio del Contrato» significa que tomará los precios que se han ingresado manualmente para los artículos del contrato.
• IVA: Indica si los importes ingresados manualmente son con IVA incluido, sin IVA o exentos.
• Centro de Costos y Referencia: Datos que se grabarán en las facturas generadas, utilizables en informes estadísticos y como filtros.

Artículos

• Cantidad: Cantidad de artículos a facturar.
• Artículo: Código del artículo a facturar.
• Concepto: Descripción específica del artículo.
• Inicio y Fin: Fechas de inicio y fin para facturar un artículo, ofreciendo flexibilidad y control. Esta redundancia de fechas es muy útil para no tener que crear nuevos contratos cuando se cambia algún artículo. Por ejemplo, en el mismo contrato podríamos decirle que cierto artículo empieza a facturarse desde determinada fecha, y que otro artículo empieza en otra fecha. De esta forma no es necesario crear un nuevo contrato cuando hay cambios en sus artículos, aunque esta posibilidad siempre está abierta.
• Precio: Importe manual para cada artículo, aunque este no será tomado en cuenta si se selecciona «Precio de Lista» en Tipo Precio.
• Porcentaje de descuento: Posibilidad de aplicar un descuento específico.

Notas

• Texto Predefinido y Notas: Permite establecer mensajes y notas que se grabarán en las facturas, personalizando la comunicación con el cliente.
• Descripción y Comentarios Internos: Espacio para información interna, solo visible para la empresa, lo que ayuda a la coordinación interna.

Grilla de Contratos

La grilla de Contratos sigue el patrón de diseño y funcionalidad de las demás grillas en ZetaSoftware, ofreciendo una interfaz coherente y familiar para los usuarios. Esto ayuda en una navegación más ágil y una experiencia de usuario uniforme.

Botón Detalle

Un aspecto distintivo es la presencia del botón «Detalle» en la grilla. Al hacer clic en este botón, los usuarios pueden acceder a una vista detallada de los contratos, incluyendo información específica sobre los artículos incluidos. Esto no solo permite un análisis más profundo del contrato en sí, sino que también facilita búsquedas basadas en los artículos.

Opciones en la grilla

Cada renglón de la grilla contiene opciones específicas para cada registro, ofreciendo funcionalidades adicionales que son fácilmente accesibles. Entre estas opciones, la que se destaca es:

• Facturas: Esta opción lleva a una grilla con todas las facturas generadas por el contrato. Es una función vital que conecta directamente el contrato con su historial de facturación, permitiendo un acceso rápido a los documentos financieros relacionados.
• Duplicar: Al permitir duplicar un contrato existente, los usuarios pueden crear un nuevo contrato utilizando la información ya disponible, ahorrando tiempo y esfuerzo en la entrada manual de datos. Aunque la opción de duplicar copia todos los detalles, permite modificar y personalizar el contrato duplicado según sea necesario. Esto ofrece la combinación ideal de uniformidad y flexibilidad.