Contratos

La funcionalidad de Contratos fue especialmente diseñada para facilitar el proceso de facturación recurrente. Aunque puede sonar complejo a primera vista, esta herramienta es increíblemente útil y fácil de usar, incluso para aquellos que no tienen experiencia en automatización de facturas.

Ventajas de utilizar los Contratos

Automatización de la Facturación Recurrente

Los Contratos permiten generar, emitir y enviar facturas automáticamente en diferentes períodos, como mensual o anual. Por ejemplo, si tienes una empresa que ofrece suscripciones mensuales a un servicio, en lugar de generar manualmente una factura para cada cliente cada mes, puedes establecer un Contrato que lo haga automáticamente.

Previsualización y Revisión de Facturas

Antes de que las facturas se emitan automáticamente, tienes la posibilidad de visualizar y ajustar los detalles. Puedes revisar las facturas de los próximos meses, asegurándote de que todos los detalles, como descuentos o cambios en las tarifas, estén reflejados correctamente.

Reducción de Errores y Ahorro de Tiempo

La funcionalidad de Contratos reduce significativamente la posibilidad de errores manuales, ya que elimina la necesidad de ingresar los mismos datos repetidamente. La precisión mejora, y el tiempo que solías pasar en la facturación manual ahora se puede utilizar en otras áreas cruciales de tu negocio.

Configuración Personalizada

Puedes definir detalles específicos de facturación, como términos de pago y condiciones de venta, asegurando una mayor coherencia. Si tienes términos de pago específicos para algunos clientes, puedes configurar esto en el Contrato, y se aplicará automáticamente en cada factura.

Datos del Contrato

Contrato

• Fecha: Representa la fecha en la que se crea el contrato.
• Serie y Número: Estos datos identifican de forma única cada contrato, facilitando la búsqueda y organización.
• Moneda: Determina la moneda en la que se generarán las facturas.
• Facturación: Define el período o recurrencia de las facturas, ofreciendo múltiples opciones como Mensual, Bimensual, Trimestral, etc.
• Inicio: Marca la fecha de inicio del contrato y desde cuándo se comenzarán a crear las facturas.
• Fin: Se refiere a la fecha límite hasta la cual generar las facturas. Este dato se puede dejar vacío.
• Motivo de Baja: Asignando un motivo de baja previamente configurado, se le indica al sistema que este contrato ya no genera facturas.

Facturación

• Cliente: Detalla la información del cliente.
• Vendedor: Permite asignar un vendedor, en caso de ingresar este dato.
• Categoría: Define la categoría del contrato, útil para segmentar, analizar y otras operaciones comerciales.
• Condición: Establece la condición de pago que se asignará a la factura, como venta a crédito.
• Precio: Determina cuál precio de venta se tomará para el cálculo de los precios de los artículos.
• Precio Mensual: Le dice al sistema que el precio de venta se calcula por mes. Si en Facturación indica “Trimestral”, el precio resultante se multiplicará por tres.
• Tipo Precio: “Precio de Lista” calcula el precio de los artículos al momento de generar las facturas. “Precio del Contrato” toma los precios ingresados manualmente para los artículos del contrato.
• IVA: Indica si los importes ingresados manualmente son con IVA incluido, sin IVA o exentos.
• Centro de Costos y Referencia: Datos que se grabarán en las facturas generadas, utilizables en informes estadísticos y como filtros.

Artículos

• Cantidad: Cantidad de artículos a facturar.
• Artículo: Código del artículo a facturar.
• Concepto: Descripción específica del artículo.
• Inicio y Fin: Fechas de inicio y fin para facturar un artículo, ofreciendo flexibilidad y control. Esta redundancia de fechas es muy útil para no tener que crear nuevos contratos cuando se cambia algún artículo.
• Precio: Importe manual para cada artículo (no será tomado en cuenta si se selecciona “Precio de Lista” en Tipo Precio).
• Porcentaje de descuento: Posibilidad de aplicar un descuento específico.

Notas

• Texto Predefinido y Notas: Permite establecer mensajes y notas que se grabarán en las facturas, personalizando la comunicación con el cliente.
• Descripción y Comentarios Internos: Espacio para información interna, solo visible para la empresa.

Grilla de Contratos

La grilla de Contratos sigue el patrón de diseño y funcionalidad de las demás grillas, ofreciendo una interfaz coherente y familiar para los usuarios.

Botón Detalle

Al hacer clic en el botón Detalle, los usuarios pueden acceder a una vista detallada de los contratos, incluyendo información específica sobre los artículos incluidos. Esto facilita búsquedas basadas en los artículos.

Opciones en la grilla

• Facturas: Esta opción lleva a una grilla con todas las facturas generadas por el contrato, permitiendo un acceso rápido a los documentos financieros relacionados.
• Duplicar: Permite duplicar un contrato existente, ahorrando tiempo y esfuerzo en la entrada manual de datos. El contrato duplicado puede modificarse y personalizarse según sea necesario.