Generar Asientos desde CFEs Recibidos

Esta herramienta es una la solución diseñada específicamente para usuarios de los módulos de Gestión PyME y Facturación Profesional.
Su funcionalidad clave reside en la capacidad para procesar automáticamente los Comprobantes Fiscales Electrónicos (CFEs) recibidos, transformándolos en asientos contables configurables.

Introducción

Cuando un proveedor emite una factura electrónica a su empresa, esta se convierte en un Comprobante Fiscal Electrónico (CFE) que ZetaSoftware recibe y almacena automáticamente en la sección de CFEs Recibidos. Esta funcionalidad clave de ZetaSoftware asegura que toda la información necesaria para generar asientos de compras, devoluciones de mercaderías y gastos esté disponible.

Aprovechando esta recopilación automática de datos, la herramienta “Generar Asientos desde CFEs Recibidos” se posiciona como un avance significativo en la contabilidad automatizada. Esta herramienta permite a los usuarios, incluyendo profesionales contables, transformar de manera eficiente y precisa estos CFEs Recibidos en asientos contables. Por tanto, no solo se simplifica la recopilación de datos, sino que también se agiliza su procesamiento contable.

Al ejecutar la opción “VERIFICAR” (ver más adelante en este texto), el sistema automáticamente añade a la sección “Configuración » Números de RUT” aquellos Números de RUT que no estén registrados, simplificando significativamente la configuración inicial para la generación de asientos contables. Esta herramienta resulta ser de gran utilidad al preparar y organizar los RUT necesarios del período seleccionado, facilitando así la posterior definición de sus asientos contables.

Pasos a seguir

Detallamos a continuación los cuatro pasos que deben realizarse para obtener los asientos contables de los CFEs recibidos.

1 – VERIFICAR

El botón “Verificar” es el primer paso en el uso de esta herramienta. Al ejecutar esta acción, el sistema realiza varias tareas esenciales basadas en los filtros previamente establecidos:

  • Listado de CFEs Recibidos: Recorre todos los CFEs y muestra sus datos básicos, proporcionando una visión general de los comprobantes a procesar.
  • Creación de Números de RUT en Configuración: Automáticamente crea en la sección Configuración » Números de RUT aquellos RUT que aún no estén registrados en el sistema. Esta función es vital para la configuración de asientos futuros, ya que cada RUT requerirá definir las cuentas específicas a las que se asociarán los movimientos (debe, haber e IVA), dependiendo de factores como la moneda, el tipo de CFE y la forma de pago.
  • Verificación de Asientos Definidos: Identifica y alerta sobre los CFEs que aún no tienen un asiento asociado para su generación. Si no hay cuentas definidas para los datos del CFE, el sistema muestra un mensaje en rojo debajo del comprobante listado.
  • Visualización de Asientos Potenciales: Presenta, en color azul debajo de cada comprobante listado, el asiento contable que se generaría a partir de ese CFE.

La opción “Verificar” es un paso preliminar esencial para obtener un panorama claro de los resultados potenciales de la herramienta y para la generación automática de los números de RUT necesarios.

2 – DEFINIR ASIENTOS PARA CADA NÚMERO DE RUT

Antes de proceder a la generación de asientos contables utilizando la herramienta “Generar Asientos desde CFEs Recibidos”, es crucial que los usuarios realicen una configuración previa esencial en la tabla de Números de RUT, ubicada en la Configuración del módulo de Contabilidad. Esta etapa preliminar es fundamental para garantizar la precisión y eficacia en la generación automática de asientos.

Es preciso definir el asiento a generar para todos los Números de RUT nuevos que se agregaron automáticamente con la opción VERIFICAR.

La configuración de asientos en la tabla de Números de RUT implica un proceso detallado donde se definen parámetros específicos para cada Nº de RUT, tales como el ISO de la Moneda, Tipo de CFE, Forma de Pago, y Tipo de Asiento. Además, se requiere una asignación minuciosa de las cuentas contables correspondientes al Debe y al Haber para cada combinación de parámetros, incluyendo las cuentas para distintos tipos de IVA. Esta configuración detallada es imprescindible, ya que los CFEs Recibidos se clasifican según el RUT, permitiendo así la especificación precisa de las cuentas para cada situación fiscal.

Adicionalmente, ZetaSoftware facilita la gestión de múltiples Números de RUT mediante la función de copia de definición de asientos de un RUT a otro. Esta funcionalidad es altamente eficiente para situaciones donde las configuraciones de asientos son similares entre diferentes RUT, permitiendo ajustes menores según sea necesario. Este proceso no solo ahorra tiempo, sino que también asegura una coherencia y precisión en la gestión contable para una amplia gama de transacciones y escenarios fiscales.

3 – GENERAR

La opción “Generar” realiza el mismo proceso que  la funcionalidad de “Verificar”, agregando en este caso la generación de los asientos en la Bandeja de Asientos:

  • Similitud con Verificar: Al igual que “Verificar”, muestra la misma información detallada de los CFEs.
  • Creación de Asientos en Bandeja de Entrada: La principal diferencia es que esta acción efectivamente genera los asientos contables y los coloca en la Bandeja de Entrada, listos para su revisión y aprobación.
  • Resumen de Operaciones: Al finalizar el proceso, se ofrece un resumen de la operación, incluyendo la cantidad de comprobantes procesados, asientos generados, entre otros datos relevantes.

La opción “Generar” es el paso final en la automatización de la generación de asientos contables a partir de los CFEs Recibidos, transformando los datos de los comprobantes en entradas contables precisas y organizadas para su posterior revisión y aprobación.

Tener en cuenta al Verificar o Generar: Para asegurar el correcto procesamiento y visualización de la información, tanto la acción de “Verificar” como “Generar” asientos desde los CFEs Recibidos, ZetaSoftware abre una nueva pestaña en su navegador. Esta pestaña muestra un reporte detallado de los CFEs procesados, incluyendo los asientos que se generarán y, si aplica, cualquier error debido a la falta de definición de asientos. Es crucial mantener abierta esta pestaña hasta que el reporte se haya cargado completamente y esté totalmente visible, para garantizar la precisión y la integridad de los datos mostrados.

4 – BANDEJA DE ASIENTOS

Cuando se utiliza la función “Generar” y una vez finalizado el proceso, los asientos generados se almacenan en la Bandeja de Entrada de Asientos. Esta bandeja actúa como un espacio intermedio donde los usuarios pueden revisar y validar los asientos antes de incorporarlos definitivamente en el módulo de Contabilidad. Es un paso crucial que asegura la precisión y la adecuación de los registros contables, permitiendo a los usuarios realizar cualquier ajuste necesario antes de su confirmación final.

Evitar Duplicados

Es importante destacar que al utilizar la herramienta de Generación de Asientos desde CFEs Recibidos, los asientos generados previamente no se eliminan automáticamente. Esto significa que si se procesan asientos del mismo período más de una vez y se importan desde la Bandeja de Asientos, se producirá una duplicación en el sistema. Para evitar esta situación, es esencial ejercer precisión al seleccionar los períodos y ser cauteloso para no generar asientos duplicados. Adicionalmente, para gestionar situaciones donde se han generado asientos duplicados, ZetaSoftware ofrece la herramienta Borrar Asientos. Esta funcionalidad permite eliminar de manera eficiente todos aquellos asientos que han sido creados a partir de los CFEs Recibidos (seleccionando el Origen de los asientos), facilitando la corrección y mantenimiento de la precisión en los registros contables.

Parámetros y Filtros

La herramienta ofrece diversas opciones de configuración para adaptarse a las necesidades específicas de cada usuario. A continuación, se detallan los parámetros y filtros disponibles para una ejecución precisa y efectiva:

  • Selección del Ejercicio: El usuario debe elegir el ejercicio contable en el que desea trabajar. Aunque se sugiere el uso del ejercicio activo seleccionado en la Configuración de Ejercicios, es posible seleccionar cualquier ejercicio que no esté cerrado.
  • Rango de Fechas: Se deben ingresar ambas fechas, asegurándose de que correspondan al ejercicio seleccionado. Estas fechas deben estar dentro del mismo mes y año, limitando la selección a un mes completo como máximo.
  • Filtro de Tipo de CFE (Opcional): Permite filtrar por un tipo específico de CFE. Si no se selecciona ninguno, se procesarán todos los CFEs recibidos. Los únicos Tipos de CFEs procesados serán los que aparezcan listados (101, 102, 103, 111, 112 y 113).
  • Filtro por Número de RUT (Opcional): Esta opción permite filtrar los CFEs Recibidos por un proveedor específico, utilizando su número de RUT.
  • Filtro de Aceptación: Al marcar esta opción, solo se procesarán los CFEs que hayan sido aceptados por el cliente.
  • Uso del Tipo de Cambio en CFEs: Al activar esta opción, los asientos generados incluirán en el campo “Cotización” el tipo de cambio especificado en el CFE Recibido.
  • Razón Social en Concepto del Asiento: Si se selecciona esta opción, el concepto del asiento contará con detalles adicionales, incluyendo el tipo de CFE, su numeración y el nombre del proveedor.

Diferencia de uso entre Gestión PyME y Facturación Profesional 

La utilización de la herramienta “Generar Asientos desde CFEs Recibidos” varía significativamente según el módulo en uso y las prácticas de contabilidad de cada empresa. Para los usuarios del módulo de Gestión PyME que registran activamente sus compras mediante comprobantes de compra, tanto de mercaderías como de gastos, los asientos contables se generan automáticamente a partir de estos comprobantes. En este contexto, la herramienta de Generación de Asientos desde CFEs Recibidos puede no ser tan relevante, ya que los asientos necesarios ya se obtienen de las compras registradas. Sin embargo, esta herramienta es especialmente útil en el módulo de Gestión PyME cuando las empresas no registran sus compras. En tales casos, el Estudio Contable o la misma empresa puede emplear esta herramienta para generar asientos contables de manera automática, utilizando los CFEs Recibidos como fuente de datos.

En contraste, para los usuarios del módulo de Facturación Profesional, donde la funcionalidad se limita al registro de ventas y cobranzas sin la opción de ingresar compras, la herramienta “Generar Asientos desde CFEs Recibidos” adquiere una mayor importancia. Aquí, se convierte en una solución esencial para la automatización de la generación de asientos contables, evitando la necesidad de realizar esta tarea manualmente y asegurando la eficiencia y precisión en la contabilidad de las operaciones.


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