¿Qué es y para qué sirve el Análisis Dinámico?
Convertir datos en información y la información en decisiones representa una ventaja competitiva vital. Las empresas pueden optimizar procesos, entender su entorno, y anticiparse a tendencias futuras. El Análisis Dinámico de ZetaSoftware facilita estas capacidades, transformando datos crudos en inteligencia accionable.
Importancia del Análisis
Uno de los activos más valiosos en los negocios es la información. La utilidad de este activo depende de su recolección y consolidación adecuadas para la toma de decisiones. Los clásicos reportes en PDF o Excel ya no son suficientes; una información inadecuada puede tener repercusiones en áreas críticas como finanzas, operaciones, calidad y ventas. Por ello, ZetaSoftware ha incluido el módulo de Análisis (Business Intelligence).
Los módulos de Gestión PyME, Contabilidad, Facturación Profesional y Finanzas Personales tienen su propio Análisis Dinámico. El de Gestión PyME es el más rico en datos, por lo que es el único que posee varias consultas diferentes (ventas, compras, gastos, etc.). El módulo de Facturación permite analizar las ventas, el de Contabilidad los asientos por ejercicio, y el de Finanzas Personales los gastos.
Carga y Actualización de Datos
La herramienta de Análisis Dinámico utiliza una base de datos propia y especialmente diseñada para su objetivo. Esto significa que por ejemplo, si se desean analizar las ventas, es necesario subir y cargar en dicha base de datos las facturas de ventas en el formato que la herramienta de análisis requiere. Es por ello que para cada consulta existe el botón (siempre arriba a la derecha) de Carga y Actualización.
El proceso de Carga y Actualización genera y consolida los datos en la base de análisis. Una vez seleccionado y confirmado el Período (el Ejercicio para el caso de la Contabilidad y el Año para todos los demás), el proceso puede demorar entre uno y tres minutos, dependiendo de la cantidad de registros, por lo que se sugiere esperar un tiempo antes de proceder con la consulta. No obstante no es necesario esperar a que termine la carga del período para comenzar con la carga de otro período.
Cada vez que se suben los datos de un período (Año o Ejercicio) se eliminan los ya subidos en la base de datos de análisis del mismo período previamente cargados. De esta forma nos aseguramos que cada período de datos para el análisis tenga la información actualizada.
Usar el Asistente
El Asistente hace de guía para ir armando las posibles preguntas. Al presionar el botón se desplegará una pantalla donde, en solo tres pasos, se podrán construir las consultas.
1. Definir la Operación y el dato base de la pregunta.
La operación predeterminada será Suma, aunque hay otros, como Total, Promedio, Máximo, Mínimo y Lista. La diferencia entre Suma y Total es que Suma totaliza únicamente datos numéricos y Total también lo hace sobre datos de otros tipo. Nuestra experiencia nos ha mostrado que Suma es la más usada por lo que la hemos dejado como operación predeterminada.
Por ejemplo, si queremos saber ¿Cuál es el total de ventas sin IVA por mes?, se deberá seleccionar como indicador «Suma» y como dato “Subtotal”.
2. Dimensiones
Denominamos «Dimensiones» a aquellos datos que nos permiten filtrar o agrupar la información. Siguiendo el ejemplo anterior, necesitamos ver la suma de la facturación por cada mes, por lo que en dicho caso elegimos “Mes” como la dimensión.
Se puede optar por varios criterios o dimensiones en el análisis. Por ejemplo, si queremos que para cada mes se detalle el total por cliente, simplemente agregar una nueva dimensión (usando el botón +), y seleccionar el dato “Cliente”.
Observar que en la parte superior del asistente se irá mostrando la consulta (texto que luego puede escribirse sin necesidad de usar el asistente) que se está construyendo hasta el momento.
3. Filtros
Los filtros son opcionales, no siempre hay que aplicar filtros. Pero supongamos que se desean filtrar las facturas de un año específico, o para un artículo determinado, simplemente se debe seleccionar el dato filtro y agregar los valores que se quieren incluir en la pregunta. Finalmente, al presionar Ejecutar, se desplegarán los resultados.
¿Cómo interpretar los resultados?
El software procesará la pregunta y desplegará los resultados, los cuales se irán mostrando uno debajo del otro en orden cronológico (timeline) donde se pueden ir viendo todas las consultas realizadas con los datos “congelados” según la fecha en la que fue ejecutada.
Con el botón Vaciar línea de tiempo es posible borrar todas tus consultas y limpiar la cronología o timeline.
Menú de opciones
Cada cuadro de resultado tiene diferentes opciones que permiten cambiar la visualización y continuar ahondando en la pregunta realizada. Estas opciones se encuentran disponibles desde el menú de la parte superior izquierda. A continuación, detallaremos cada una de ellas:
Ver como
El software optimizará la forma en qué se presentan los resultados para mostrar la mejor visualización de acuerdo a los datos que se están desplegando. De esta forma, si se está visualizando información geográfica (por ejemplo Total de Subtotal por Departamento), se mostrará en un mapa. Si se está visualizando información agrupada por varios criterios de análisis, se mostrará en una tabla.
La opción “Ver como” te permite cambiar este tipo de visualización. Según los datos analizados, aparecerán diferentes opciones: gráficos de barras y columnas, gráficos de torta, barras y columnas apiladas, mapas, tablas, entre otros.
Explorar
Existen varias opciones para continuar profundizando cada pregunta.
Cruzar
Al seleccionar esta opción se verán todos los datos por los cuales es posible visualizar la información. Si hemos ejecutado la consulta “Suma de subtotal por mes”, y necesitamos ver esta información para cada cliente, elegiremos el dato “Cliente”. De esta forma, se ejecutará una nueva consulta: “Suma de subtotal por mes y cliente”. Sobre esta nueva consulta es posible seguir usando la opción “Cruzar” para ir añadiendo criterios de visualización.
Filtrar
Esta opción permitirá filtrar los datos de las consultas. Puedes añadir filtros por tantos datos como sea necesario. Por ejemplo, si se quiere ver la suma de la facturación por mes, solamente para un cliente determinado, se selecciona el dato “Cliente” y se escribe el nombre de dicho cliente. Cuando se comience a escribir, el software sugerirá los valores que ya han sido cargados, para que sea más fácil encontrar el cliente deseado.
Si por el contrario se desea ver la suma de la facturación por mes, para todos los clientes excepto uno determinado, se realiza el mismo proceso pero deslizando el interruptor hacia la opción “Excluir”.
Para el caso de las fechas se tienen dos opciones de filtros: rangos fijos y rangos relativos. En los rangos fijos se puede definir una fecha de inicio y otra fecha de fin. En los rangos relativos se puede elegir año, trimestre, mes, semana o día, y un rango relativo para alguno de ellos.
Si se desea filtrar por un dato numérico es posible especificar un rango, definiendo un mínimo y un máximo.
Ordenar
Al seleccionar esta opción se mostrarán todos los datos por los cuales podrás ordenar el resultado de la consulta, pudiendo definir además si el orden será ascendente o descendente.
Sumarizar
Al utilizar esta opción los datos se verán totalizados. Si se usa esta opción para la consulta “suma de subtotal por mes y cliente”, se verá un nuevo dato, para cada mes, con la sumatoria de las ventas de todos los clientes.
Reejecutar
Cuando se seleccione esta opción se ejecutará nuevamente la consulta, pero actualizando los datos según la última carga.
Eliminar
Con esta opción se elimina la consulta de la cronología. Por supuesto, en cualquier momento es posible volver a escribirla o ejecutarla mediante el Asistente.
Filtros Globales
Anteriormente describimos cómo filtrar una consulta específica, pero también es posible definir filtros globales para que todas las consultas que se ejecutan ya cumplan estos filtros automáticamente.
Esta opción es muy útil, por ejemplo, si se desea analizar solamente la facturación de un año específico, y realizarás varias consultas dónde solamente se quiere considerar dicho año. En lugar de ir filtrando consulta por consulta, solo basta usar los filtros globales una sola vez.
Los filtros globales se pueden definir desde el botón “Configurar filtros globales” que se encuentra en la parte superior de la pantalla. Al acceder a estas opciones se desplegará una pantalla donde se definen los filtros, de la misma forma en que fue detallado anteriormente para el caso de una consulta particular.
Luego de agregar los filtros, al ejecutar una nueva consulta, automáticamente considerará la condición definida. Si se desea cambiar los filtros establecidos se debe usar el botón “Cambiar filtros globales” de la parte superior de la pantalla, y si se desea eliminarlos usar el botón “Limpiar filtros globales”.
