¿Qué es y para que sirve la Extranet?
La Extranet habilita a que las empresas puedan darle acceso a sus clientes a toda la información sobre sus cuentas corrientes y saldos, desde la web de ZetaSoftware. Tal como lo hacen en la web de los Bancos, los clientes podrán entrar a ZetaSoftware.com y consultar Estados de Cuenta y demás datos financieros con cada uno de los proveedores que les haya dado acceso.
¿Qué es la Extranet de ZetaSoftware y para qué sirve?
Con el nombre de Extranet nos referimos a la forma en que las empresas que utilizan los módulos de Gestión PyME o Facturación Profesional puedan darle acceso a sus clientes a la información de sus cuentas corrientes, histórico de comprobantes, saldos y vencimientos.
Cuando una empresa le indica a ZetaSoftware que un determinado cliente puede acceder a sus datos de cuenta corriente, habilitará a dicho cliente, con el solo hecho de registrarse como usuario de ZetaSoftware, para que pueda obtener toda la información de las facturas y recibos que la empresa le ha emitido, además de poder descargar el PDF de cada comprobante, consultar los saldos por moneda, los vencimientos de cuotas, y hasta emitir el Estado de Cuenta con los movimientos y saldos que el cliente tiene con la empresa.
Si eres cliente de ZetaSoftware y utilizas los módulos de Gestión PyME o Facturación Profesional, y si eres el usuario Administrador (generalmente con código 1), con solo entrar a ZetaSoftware.com y loguearte con tu email, podrás ir a tu perfil (tu nombre arriba a la derecha) y seleccionar la opción Extranet.
Al hacerlo verás una grilla con las empresas que te han dado acceso, entre las que encontrarás a ZetaSoftware. Haciendo clic en el nombre o ícono, podrás consultar la información de tus cuentas corrientes, histórico de comprobantes, saldos y vencimientos con ZetaSoftware.
¿Cómo acceden los clientes a la Extranet de las empresas?
Cualquier persona podrá acceder a la Extranet (aunque no sea cliente de ZetaSoftware) bajo las siguientes dos condiciones:
- Estar previamente registrado como usuario de ZetaSoftware.
- Que por lo menos una empresa le haya dado acceso a los datos de la cuenta corriente, vinculando al cliente de la empresa con el usuario registrado. Al hacerlo, el usuario recibirá un email notificando que tendrá acceso a la Extranet de la empresa.
Si ambas condiciones se cumplen, solo resta que el usuario entre a ZetaSoftware.com, ingrese con su email y contraseña de usuario, y luego seleccione la opción Extranet que se muestra en su perfil, arriba a la derecha, haciendo clic en su nombre.
Cuando un cliente le pide a su proveedor que le de acceso a la Extranet, debe saber que si dicha persona se desvincula de la empresa-cliente, seguirá teniendo acceso a la Extranet. Es por ello que sugerimos que sólo un usuario (recomendamos el principal) sea el que pida y tenga acceso a la Extranet como cliente de aquellas empresas que utilizan ZetaSoftware. En caso de darle acceso a otros usuarios (por ejemplo a empleados administrativos) y luego querer que estos dejen de tener acceso (por ejemplo porque se desvinculan de la empresa), hay que solicitar dicha baja a la empresa usuaria de ZetaSoftware.
¿Con qué se encontrará el usuario al entrar a la Extranet?
Lo primero que verá el usuario será una lista de aquellas empresas que le han dado acceso a su Extranet. Si en la grilla no se muestra ninguna empresa es porque ninguna le ha dado acceso a su Extranet en ZetaSoftware. En dicho caso podrá solicitarle a la empresa que vincule su usuario (email) con el Nº de Cliente con el cual está registrado en la empresa.
Para ver la información de sus comprobantes y demás datos de cuenta corriente, solo deberá hacer clic en el nombre de la empresa (o en el ícono de $ que se muestra a su lado) que se listan en la grilla.
¿A qué datos se podrá acceder?
Histórico de Comprobantes
Al ingresar podrá verse una grilla con todas las facturas y recibos emitidas al cliente (al usuario), desde la última a la primera.
- Podrá buscarse cualquier comprobante con solo digitar alguno de sus datos en el campo Buscar arriba a la izquierda.
- También podrán usarse los filtros de cada columna. Quizás el más importante sea el filtro de la columna Saldo, ya que el mismo permite filtrar y solo ver en la grilla aquellos comprobantes son saldo pendiente.
- Se podrá emitir el PDF de la factura o recibo, haciendo clic en el primer ícono de la grilla. De esta forma el usuario obtendrá una copia del comprobante impreso sin necesidad de solicitarlo a la empresa.
- Las facturas que se muestran en la grilla muestran al final un símbolo de >
Haciendo clic en dicho ícono se podrán ver las líneas de cada factura, con sus respectivos artículos, precios y cantidades.
Botón Saldos
Muestra una grilla con los saldos por moneda del cliente, en caso de existir saldos. Es una forma rápida de conocer el total que el cliente le debe a la empresa, detallado por moneda.
Botón Vencimientos
Muestra una grilla con las cuotas pendientes de cada factura a crédito, pudiendo filtrar las mismas por moneda, y solo ver las que están vencidas. Los datos que se muestran son el Nº de Cuota, su vencimiento, los días de atraso en caso de estar vencida, el total de la cuota y su saldo pendiente. En la misma grilla tendrá acceso al Análisis de Saldos a hoy, 30, 60, 90 y más días, para tener una visión resumida de los vencimientos.
Emitir Estado de Cuenta
El usuario cliente podrá emitir el Estado de Cuenta con la empresa en cualquier moneda con los movimientos y saldos en el período que lo necesite. De esta forma evita solicitarle a la empresa el Estado de Cuenta ya que lo puede ver y emitir el propio usuario. Solo deberá completar el rango de fechas y otros filtros como la moneda para luego emitir el reporte en formato PDF.
¿Cómo hacen las empresas para darle acceso a sus clientes?
Cualquier empresa podrá darle acceso a su Extranet a toda aquella persona que se haya registrado en ZetaSoftware.com para consultar únicamente su información financiera, tal como se explicó anteriormente. A continuación tres ejemplos:
- Una empresa que utiliza la Gestión PyME de ZetaSoftware, y que por ejemplo es mayorista, podrá darle acceso a su Extranet a todos sus distribuidores, para que estos puedan consultar el histórico de comprobantes con la empresa, las facturas o recibos con saldos pendientes, los vencimientos, emitir estados de cuenta o ver el PDF de cada comprobante emitido.
- Una empresa que utiliza la Gestión PyME de ZetaSoftware y vende al público con financiación de la casa, podrá darle acceso a sus clientes a la Extranet de la empresa, para que puedan consultar el histórico de comprobantes, las facturas o saldos pendientes, los vencimientos y emitir estados de cuenta.
Así podemos seguir encontrando casos de empresas a las cuales les sea de mucha utilidad la Extranet de ZetaSoftware, siendo esta una potente y simple herramienta de comunicación entre empresas y clientes en lo que refiere a la información de sus cuentas corrientes.
¿Cómo darle acceso a los clientes de la empresa?
El proceso es muy simple. Básicamente lo que debe hacer la empresa es informarle a ZetaSoftware cuales usuarios registrados podrán acceder a la información de cuales clientes. Para ello hay que realizar los siguientes pasos:
- Una vez dentro de la empresa, ir a Configuración » Contactos, Clientes y Proveedores.
- Al desplegarse la grilla de los clientes y proveedores, se observará sobre la misma un botón Extranet.
- Al seleccionar dicho botón se va a otra grilla en donde se muestran todos los clientes que ya tienen un usuario vinculado para consultar la Extranet. La primera vez que se entre a esta grilla no se verá ningún registro.
- Pulsando el botón Agregar se mostrará un formulario con tres datos:
- Email del usuario registrado en ZetaSoftware.
- Cliente de la empresa al cual se vinculará dicho usuario.
- Fecha hasta la cual el usuario tendrá acceso a la Extranet de la empresa. Si se deja esta fecha vacía, no tendrá límite de tiempo.
Al confirmar se grabarán los datos y se volverá a la grilla. Si se desea borrar cualquier registro (cancelando el acceso del usuario a la Extranet de la empresa), se debe pulsar el ícono al final de la grilla. Si se desea cambiar la fecha de Acceso se debe pulsar el ícono del calendario que se muestra al lado de dicha fecha en la grilla.
Depurar registros de acceso a la Extranet
La depuración de registros de la Extranet tiene como objetivo eliminar usuarios (clientes que acceden a la Extranet de la empresa) en forma masiva.
Recordemos que la empresa, con el tiempo, va dando acceso a cantidad de usuarios, los cuales son un cliente dentro de la empresa, para que ellos puedan utilizar la Extranet y consultar su situación financiera y demás datos referidos a la empresa. Por lo tanto, se hace necesario una herramienta que permita depurar aquellos usuarios/clientes que por ejemplo, no están accediendo desde hace mucho tiempo (no le dan uso a la Extranet), o que simplemente ya no son clientes.
Al pulsar el botón Depurar sobre la grilla que muestra los usuarios/clientes que pueden acceder a la Extranet de la empresa, se muestra una pantalla donde es posible indicarle a ZetaSoftware que tipo de depuración se quiere hacer.
Condición y Fecha
La condición es el criterio a tomar para la depuración/eliminación de registros, y presenta dos opciones:
- No ingresan desde: Esta condición indica que se desea eliminar aquellos usuarios/clientes que no han hecho consultas a la Extranet de la empresa desde una determinada fecha para atrás. Por ejemplo, se le puede indicar aquí que elimine aquellos clientes que no ingresan desde hace un año o más.
- Vencidos al: Como se vio anteriormente, al crear un registro en la Extranet, no solo se indica qué usuario es cuál cliente, sino que se le puede dar una fecha límite de acceso. Eso le dice a ZetaSoftware que el usuario podrá ingresar a la Extranet de la empresa hasta determinada fecha.
Por lo tanto, esta segunda opción de depuración y borrado, permite eliminar aquellos registros que ya hayan vencido a la fecha que se indica.
