Resguardos

Los Resguardos Electrónicos son Comprobantes Fiscales Electrónicos (CFE) utilizados para documentar retenciones o percepciones aplicadas a terceros. Mediante estos comprobantes, la empresa deja constancia de los importes retenidos o percibidos y genera el respaldo fiscal correspondiente. En ZetaSoftware pueden originarse a partir de un pago registrado en Gestión PyME o ingresarse de forma independiente, sin vincularlos a una factura ni a otro comprobante del sistema.

¿Para qué se utilizan los resguardos?

Los resguardos se utilizan cuando una empresa o profesional debe documentar una retención o percepción fiscal practicada a otra persona o empresa.

Entre los casos más habituales se encuentran:

• Pagos a proveedores sujetos a retenciones.
• Pagos a profesionales independientes.
• Operaciones en las que corresponde aplicar una percepción.
• Liquidaciones realizadas por escribanos u otros profesionales.
• Situaciones en las que debe emitirse un resguardo sin registrar previamente una factura o un pago en ZetaSoftware.

El resguardo identifica al receptor, detalla los conceptos aplicados, informa las bases de cálculo, los porcentajes y los importes correspondientes, y conserva las referencias necesarias para respaldar la operación.

Formas de ingresar un resguardo

ZetaSoftware permite trabajar con resguardos de dos maneras, según el origen de la operación.

Resguardos asociados a un pago en Gestión PyME

Cuando la retención surge del pago de una factura o de una obligación registrada en Gestión PyME, el resguardo puede generarse desde:

Gestión PyME → Comprobantes → Recibos de Pago y Resguardos

En esta modalidad se utiliza el mismo proceso de los recibos de pago, pero las formas de pago son sustituidas por los conceptos de retención o percepción que correspondan.

En lugar de indicar con qué medio se realizó el pago, se informa:

• El concepto de retención o percepción.
• El importe base sobre el cual se aplica.
• El porcentaje correspondiente.
• El importe retenido o percibido.

Esta forma de trabajo resulta especialmente útil para empresas que registran en ZetaSoftware sus compras, cuentas a pagar y pagos a proveedores, porque el resguardo se genera dentro del mismo proceso operativo.

Resguardos independientes

También es posible registrar un resguardo sin asociarlo a una factura, un pago o cualquier otro comprobante existente.

Esta modalidad está disponible tanto en Gestión PyME como en Facturación Profesional.

En Gestión PyME se accede desde el botón Resguardos disponible en la lista de Recibos de Pago y Resguardos.

En Facturación Profesional se accede desde:

Comprobantes → Ver todos los resguardos

Desde la lista de resguardos puede consultar los comprobantes existentes y utilizar la opción Agregar para ingresar uno nuevo.

Los resguardos independientes son apropiados cuando solamente se necesita emitir el comprobante fiscal, sin registrar previamente la operación que dio origen a la retención o percepción.

Esta modalidad es especialmente útil para escribanos, estudios profesionales y otras actividades que deben emitir resguardos a clientes, socios u otros terceros, aunque esas personas no sean proveedores de la empresa.

El receptor del resguardo

El receptor es la persona o empresa a cuyo nombre se emite el resguardo.

No es obligatorio que sea un proveedor. Puede tratarse de un cliente, un socio, un profesional u otro tercero, según la operación que se esté documentando.

Para identificarlo, el sistema solicita datos como:

• Nombre o razón social.
• País.
• Tipo de documento.
• Número de documento.
• Departamento.
• Ciudad.
• Dirección.
• Email, utilizado para el envío del PDF del comprobante.

Estos datos forman parte del comprobante y deben corresponder a la persona o empresa que recibirá el resguardo.

Uso opcional de un contacto

Para agilizar la carga puede seleccionar un contacto previamente registrado en ZetaSoftware.

Al elegirlo, el sistema completa automáticamente los datos disponibles, como:

• Nombre o razón social.
• País.
• Tipo y número de documento.
• Dirección.
• Ciudad o localidad.

La selección del contacto es opcional.

Puede ingresar el resguardo sin elegir ningún contacto y escribir directamente todos los datos del receptor.

Asimismo, la información tomada del contacto puede modificarse libremente antes de confirmar el comprobante. El contacto actúa como una ayuda para completar los datos, pero no obliga a conservarlos exactamente como están registrados en su ficha.

Esto permite, por ejemplo:

• Corregir una dirección exclusivamente para ese resguardo.
• Utilizar un documento diferente.
• Completar información que no existe en la ficha del contacto.
• Emitir el comprobante a una persona que no se desea incorporar a la agenda de contactos.

El resguardo conserva los datos ingresados en el propio comprobante. Los cambios posteriores realizados en la ficha del contacto no modifican automáticamente la información ya registrada.

País y tipo de documento

Las opciones disponibles en Tipo de Documento dependen del país seleccionado para el receptor:

• Uruguay: RUT, Cédula de Identidad, Otro.
• Argentina, Brasil, Paraguay o Chile: Pasaporte, DNI, NIFE, Otro.
• Resto de los países: Pasaporte, NIFE, Otro.

El sistema propone Uruguay como país inicial, pero puede modificarse cuando el receptor pertenece al exterior.

Cuando se selecciona Otro, también debe indicarse la sigla que identifica el tipo de documento utilizado. Para el resto de los tipos, la sigla se completa automáticamente (C.I., RUT, DNI, PSP o NIFE, según corresponda) y no se muestra en pantalla.

ZetaSoftware controla la coherencia entre el país y el tipo de documento seleccionado. Si el tipo de documento es RUT o Cédula de Identidad, el país debe ser Uruguay. Si el tipo de documento es Pasaporte, DNI o NIFE, el país no puede ser Uruguay. Si estos datos no son coherentes, el sistema mostrará un mensaje indicando qué debe corregirse.

Validación del número de documento

Cuando el receptor es de Uruguay, ZetaSoftware valida automáticamente el número de documento ingresado:

• Si el tipo de documento es Cédula de Identidad, se valida el dígito verificador de la cédula uruguaya.
• Si el tipo de documento es RUT, se valida que el número corresponda a un RUT uruguayo válido.

Si el número ingresado no es válido, el sistema muestra un mensaje de error específico y no permite confirmar el resguardo hasta corregirlo.

Fecha del resguardo

Al agregar un resguardo, ZetaSoftware propone automáticamente la fecha del día.

La fecha puede modificarse, siempre que se encuentre dentro de los períodos admitidos por la empresa.

El sistema controla que:

• El año ingresado sea razonable respecto de la fecha actual.
• La fecha sea posterior a la fecha de Trabado configurada para la empresa.

La fecha de Trabado impide registrar o modificar comprobantes dentro de períodos que ya fueron cerrados administrativamente.

Si el sistema informa que la fecha debe ser mayor a la fecha de Trabado, deberá utilizar una fecha posterior o revisar la configuración correspondiente.

Moneda y cotización

Cada resguardo debe indicar la moneda en la que se expresan sus importes.

Cuando se utiliza la moneda nacional, no es necesario ingresar una cotización adicional.

Si se selecciona una moneda extranjera, el sistema muestra el campo Cotización.

Cuando la empresa tiene habilitada la obtención automática de cotizaciones, ZetaSoftware intenta completar ese valor según:

• La moneda seleccionada.
• La fecha del resguardo.

La cotización se vuelve a obtener cuando se modifica la moneda o la fecha.

Antes de confirmar, el sistema controla que la cotización se encuentre dentro de los valores mínimos y máximos admitidos para esa moneda. Si el valor ingresado está fuera de esos límites, deberá corregirse.

Conceptos de retención y percepción

Cada línea del resguardo utiliza un concepto previamente configurado por la empresa.

El catálogo puede contener tanto:

• Retenciones.
• Percepciones.

Ambos tipos de conceptos aparecen en el mismo selector.

Al elegir uno, ZetaSoftware determina automáticamente si corresponde a una retención o a una percepción, de acuerdo con la configuración del concepto. El usuario no necesita indicar el tipo manualmente.

La empresa puede definir los conceptos que utiliza desde la configuración del módulo correspondiente:

• En Gestión PyME, desde la configuración de Retenciones y Percepciones.
• En Facturación Profesional, desde la configuración de Retenciones y Percepciones.

Cada empresa puede mantener su propio catálogo e incluir únicamente los conceptos que utiliza habitualmente.

Si un concepto necesario no aparece al ingresar el resguardo, deberá verificarse que haya sido creado y configurado correctamente.

Cómo completar una retención o percepción

Para cada concepto debe informar:

• Código Retención: identifica el concepto previamente configurado.
• Importe base: monto sobre el cual se calcula la retención o percepción.
• Porcentaje: tasa que corresponde aplicar sobre el importe base.

El importe de la retención o percepción se calcula automáticamente a partir de la base y el porcentaje ingresados. No debe completarse manualmente.

El importe base debe ser mayor que cero. El porcentaje también debe ser mayor que cero y no puede superar el 100%.

Por ejemplo, si la base es 1.000 y el porcentaje es 10%, el importe calculado será 100.

Varias retenciones o percepciones en un mismo resguardo

Un resguardo puede contener más de un concepto.

Esto permite registrar en un único comprobante, por ejemplo:

• Una retención de IRAE.
• Una retención de IVA.
• Una percepción adicional.

Cada concepto se ingresa en una línea independiente, con su propia base, porcentaje e importe.

El sistema suma automáticamente todos los importes y calcula el total del resguardo.

Total del resguardo

El total se obtiene a partir de las líneas ingresadas.

No debe calcularse ni modificarse manualmente.

Cada vez que se agrega o modifica una retención o percepción, el sistema utiliza los importes de las líneas para determinar el total del comprobante.

Antes de confirmar, revise que:

• Todos los conceptos necesarios hayan sido incluidos.
• Las bases sean correctas.
• Los porcentajes coincidan con los que corresponden a la operación.
• Los importes calculados sean los esperados.
• El total represente correctamente todas las retenciones y percepciones informadas.

Documentos referidos

El resguardo permite agregar referencias a otros documentos relacionados con la operación.

Estas referencias son útiles para identificar los antecedentes que dieron origen al comprobante, aunque el resguardo no esté vinculado directamente a una factura registrada en ZetaSoftware.

En cada referencia puede indicarse una razón o descripción libre. Un mismo resguardo puede contener varias referencias cuando la retención o percepción se relaciona con más de un documento.

Puede utilizar este apartado, por ejemplo, para registrar:

• Una factura.
• Un recibo.
• Un documento emitido por otro sistema.
• Una constancia o liquidación asociada a la retención.

Cuando el resguardo se marca como Resguardo de Anulación (ver más abajo), este mismo apartado exige además datos estructurados del documento que se está anulando: fecha, serie, número, moneda e importe de referencia.

Emisión en contingencia

La opción Resguardo de Contingencia debe utilizarse únicamente cuando el resguardo corresponde a un comprobante emitido bajo ese régimen.

En condiciones normales permanece sin marcar.

Cuando se activa, el sistema habilita dos datos adicionales, ambos obligatorios:

• Serie del documento de contingencia.
• Número del documento de contingencia.

Si el comprobante no corresponde a una emisión en contingencia, la serie y el número no deben ingresarse y permanecen ocultos.

Datos obligatorios

Para confirmar el resguardo deben haberse completado correctamente los datos requeridos. Entre ellos se encuentran:

• Fecha.
• Moneda.
• Nombre del receptor.
• País.
• Tipo de documento.
• Sigla, cuando el tipo de documento es Otro.
• Número de documento.
• Departamento.
• Ciudad.
• Dirección.
• Email.
• Al menos un concepto de retención o percepción, con su código, importe base y porcentaje.
• Serie y número, únicamente si se trata de una emisión en contingencia.
• Fecha, serie, número, moneda, importe y descripción de referencia, únicamente si se trata de un resguardo de anulación.

Si falta alguno de estos datos, ZetaSoftware mostrará un mensaje indicando qué información debe completarse.

Controles realizados por ZetaSoftware

Antes de guardar el comprobante, el sistema verifica automáticamente que los datos sean consistentes. Entre otros controles, comprueba:

• Que la fecha esté dentro de un período admitido y sea posterior a la fecha de Trabado.
• Que el país y el tipo de documento sean coherentes entre sí.
• Que el número de Cédula o RUT uruguayo sea válido, cuando corresponda.
• Que el importe base sea mayor que cero.
• Que el porcentaje sea mayor que cero y no supere el 100%.
• Que la cotización se encuentre dentro de los límites configurados.
• Que se hayan completado la serie y el número cuando el comprobante es de contingencia.
• Que se hayan completado los datos de referencia cuando el comprobante es de anulación.

Estas validaciones evitan registrar comprobantes incompletos o con importes inconsistentes.

Guardar el resguardo

Una vez completada la información, utilice la opción Confirmar.

Al confirmar, el resguardo queda registrado en ZetaSoftware y pasa a integrar la lista de resguardos de la empresa, pero todavía no es un comprobante fiscal emitido ante DGI. En la lista, este resguardo se muestra sin tipo de CFE, sin serie ni número, y con la acción Emitir disponible en lugar de Ver PDF.

Emitir el comprobante

Emitir es el paso que genera el CFE ante DGI a partir de un resguardo ya confirmado.

Para emitirlo, ubique el resguardo en la lista y utilice la acción Emitir. El sistema solicita confirmación antes de continuar.

Si la emisión es exitosa:

• El resguardo queda identificado con tipo de CFE, serie y número.
• Se muestra su Estado DGI (por ejemplo, Aceptado).
• La acción Emitir es reemplazada por Ver PDF.
• Se abre una vista previa del comprobante generado.

Si la emisión falla, el sistema muestra un mensaje con el motivo y el resguardo permanece sin emitir, disponible para corregir e intentar nuevamente.

El comprobante impreso (PDF)

El PDF del resguardo emitido no repite todos los datos ingresados en la carga; muestra la información ya procesada como comprobante fiscal:

• Datos del emisor: razón social, dirección y RUT.
• Tipo de CFE, serie y número.
• Datos del receptor y fecha de emisión.
• Una tabla de Retenciones/Percepciones con código, descripción, moneda e importe de cada concepto. La base y el porcentaje utilizados para el cálculo no se imprimen; solo queda constancia del importe resultante.
• Un apartado de Referencias, con los documentos relacionados que se hayan indicado.

Anular un resguardo

Un resguardo ya emitido puede anularse. La anulación no modifica ni borra el comprobante original: genera un nuevo comprobante que revierte su efecto.

Anulación desde la lista de resguardos

Esta es la forma habitual de anular un resguardo ya emitido. Ubique el resguardo en la lista y utilice la acción Anular desde el menú de acciones de la fila. El sistema solicita confirmación antes de continuar.

Al confirmar:

• El resguardo original queda marcado como anulado. A partir de ese momento solo puede consultarse; deja de poder modificarse, eliminarse o volver a anularse.
• Se genera un nuevo resguardo, con los datos de referencia (fecha, serie, número, moneda e importe) completados automáticamente a partir del comprobante original.
• El nuevo resguardo queda registrado como borrador, sin emitir. Debe emitirse manualmente desde la lista, igual que cualquier resguardo nuevo, para generar su CFE ante DGI.

En el PDF del comprobante de anulación, el importe Total general del comprobante figura en negativo. No se trata del importe de una línea en particular: es el total del documento el que queda expresado en negativo, reflejando que se trata de una reversión.

La acción Anular solo está disponible para resguardos que ya fueron emitidos y que aún no fueron anulados.

Resguardo de Anulación cargado manualmente

También es posible registrar manualmente un resguardo que anula a otro documento, marcando la casilla Resguardo de Anulación al agregar o modificar un resguardo en forma independiente. Esta vía se utiliza cuando se necesita documentar la anulación de un comprobante que no fue anulado mediante la acción automática descripta arriba.

Al marcar esta casilla, el sistema exige completar los datos del documento que se anula:

• Fecha de referencia.
• Serie de referencia.
• Número de referencia.
• Moneda de referencia.
• Importe de referencia.
• Descripción de la referencia.

Si alguno de estos datos falta, el sistema indica cuál debe completarse antes de confirmar.

Duplicar un resguardo

Un resguardo existente puede utilizarse como base para crear uno nuevo mediante la acción Duplicar, disponible desde el menú de acciones de la lista. El sistema solicita confirmación antes de continuar.

Al confirmar, se genera una copia del resguardo, la cual se abre inmediatamente en modo edición para permitir ajustar los datos necesarios antes de confirmarla como un comprobante nuevo e independiente.

Esta acción está disponible para resguardos que no hayan sido anulados.

Eliminar un resguardo

Un resguardo puede eliminarse mediante la acción Eliminar, disponible únicamente mientras el comprobante no haya sido emitido ni anulado.

Al eliminarlo, el resguardo se envía a la papelera y deja de estar disponible en la lista de resguardos activos.

Un resguardo ya emitido no puede eliminarse; en ese caso, la vía correspondiente para dejarlo sin efecto es la anulación.

Lista de resguardos

La lista permite localizar y consultar los resguardos registrados.

Por defecto se muestran las columnas: Fecha, CFE, Serie, N°, Estado DGI, Receptor, Moneda y Total.

Desde el botón Columnas pueden activarse columnas adicionales, entre ellas: País, Dirección, N° Documento, Cotización, Notas, Emitido, Usuario, Fecha de Registro y Hora.

Cada fila permite además:

• Ver el detalle del resguardo.
• Descargar o consultar el Excel de la lista completa.
• Buscar y filtrar por cualquiera de las columnas visibles.

La opción Agregar permite registrar un nuevo resguardo independiente.

¿Qué modalidad debe utilizar?

Utilice Recibos de Pago y Resguardos cuando:

• La retención surge de un pago registrado en Gestión PyME.
• Existe una factura o deuda de un proveedor dentro del sistema.
• Desea registrar el pago y el resguardo dentro del mismo proceso.

Utilice Ver todos los resguardos cuando:

• El resguardo no está asociado a una factura del sistema.
• No existe un pago registrado previamente.
• El receptor no es necesariamente un proveedor.
• Necesita emitir un comprobante a un cliente, socio u otro tercero.
• Trabaja en Facturación Profesional.
• Es un escribano o profesional que emite resguardos independientes.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio seleccionar un contacto?

No. El contacto es opcional. Puede ingresar manualmente todos los datos del receptor.

¿Puedo modificar los datos completados desde el contacto?

Sí. Todos los datos sugeridos pueden modificarse antes de confirmar el resguardo.

¿El receptor debe ser un proveedor?

No. Puede ser un proveedor, un cliente, un socio, un profesional u otro tercero.

¿Puedo emitir un resguardo sin registrar una factura o un pago?

Sí. Para esos casos debe utilizar la lista de resguardos independientes.

¿Cuál es la diferencia entre Confirmar y Emitir?

Confirmar guarda el resguardo en ZetaSoftware como borrador. Emitir genera el CFE correspondiente ante DGI. Son dos pasos separados: un resguardo confirmado puede permanecer sin emitir hasta que se ejecute la acción Emitir.

¿Puedo modificar un resguardo ya emitido?

No. Una vez emitido, el resguardo solo puede consultarse o anularse.

¿Puedo eliminar un resguardo ya emitido?

No. Un resguardo emitido no puede eliminarse. Para dejarlo sin efecto debe anularse.

¿Qué pasa cuando anulo un resguardo?

El comprobante original queda marcado como anulado y se genera automáticamente un nuevo resguardo de reversión, con los datos de referencia completados a partir del original. El nuevo resguardo debe emitirse por separado.

¿El comprobante de reversión se emite automáticamente?

No. Queda registrado como borrador y debe emitirse manualmente desde la lista, como cualquier otro resguardo.

¿Cómo se ve el importe en el PDF de una anulación?

El total general del comprobante figura en negativo, indicando que se trata de una reversión.

¿Un resguardo anulado puede volver a anularse?

No. La acción Anular deja de estar disponible una vez que el resguardo ya fue anulado.

¿Qué hace la acción Duplicar?

Crea una copia del resguardo seleccionado y la abre en modo edición, para ajustarla y confirmarla como un comprobante nuevo.

¿Puedo incluir percepciones además de retenciones?

Sí. El selector muestra tanto retenciones como percepciones configuradas por la empresa.

¿Cómo sabe el sistema si el concepto es una retención o una percepción?

El tipo se determina automáticamente según la configuración del concepto. No debe indicarse manualmente al ingresar el resguardo.

¿Dónde se crean las retenciones y percepciones?

Se definen en la configuración de Retenciones y Percepciones de Gestión PyME o Facturación Profesional, según el módulo utilizado.

¿El importe de la retención se calcula automáticamente?

Sí. El sistema lo calcula a partir de la base y el porcentaje ingresados.

¿Por qué el PDF no muestra la base ni el porcentaje de la retención?

El comprobante fiscal solo deja constancia del código, la descripción y el importe resultante de cada concepto. La base y el porcentaje son datos de cálculo interno.

¿Cuándo aparece la cotización?

Cuando se selecciona una moneda distinta de la moneda nacional.

¿Por qué el sistema no acepta la fecha?

Puede ocurrir porque la fecha pertenece a un año fuera del rango admitido o porque es igual o anterior a la fecha de Trabado configurada para la empresa.

¿Cuándo deben completarse la serie y el número del documento de contingencia?

Únicamente cuando se indica que el resguardo corresponde a una emisión en contingencia.

¿Puedo cambiar las columnas que veo en la lista?

Sí. Desde el botón Columnas puede mostrar u ocultar columnas como País, Dirección, N° Documento, Cotización, Usuario o Fecha de Registro.

¿Qué sucede si después modifico el contacto?

Los datos ya guardados en el resguardo no se actualizan automáticamente. El comprobante conserva la información ingresada al momento de confirmarlo.

Antes de confirmar

Verifique especialmente:

• Que el receptor esté correctamente identificado.
• Que el país y el tipo de documento sean coherentes entre sí.
• Que el número de documento esté completo y sea válido.
• Que la fecha corresponda al período correcto.
• Que la moneda y la cotización sean correctas.
• Que todos los conceptos necesarios estén incluidos, con base y porcentaje correctos.
• Que el total coincida con los importes que se desean documentar.
• Que se hayan indicado la serie y el número si el resguardo es de contingencia.
• Que se hayan indicado los datos de referencia si el resguardo es de anulación.
• Que, luego de confirmar, no olvide emitir el comprobante para que quede validado ante DGI.

---