Devolución de Cheques Recibidos

Cuando un cheque recibido fue depositado en una cuenta bancaria y posteriormente es devuelto o rechazado por el banco, se debe registrar el movimiento correspondiente para reflejar la salida de ese importe de la cuenta bancaria.
El procedimiento dependerá de si la reposición se recibe en el mismo momento en que se registra la devolución o si el importe queda pendiente de regularización.

1. Registrar la devolución del cheque recibido depositado

Para documentar la devolución de un cheque recibido que ya fue depositado, se debe generar el movimiento desde la misma cuenta bancaria utilizada al realizar el depósito original.

Este registro permite reflejar que el importe del cheque ya no se encuentra disponible en la cuenta bancaria debido a su devolución o rechazo.

Ruta de acceso:

Comprobantes → Caja y Bancos → Movimientos Bancarios → Agregar → Retiro bancario

Se deberán indicar los siguientes datos:

• La cuenta bancaria donde se había depositado originalmente el cheque recibido.
• La fecha de la devolución.
• El importe del cheque recibido devuelto.
• La descripción o el concepto correspondiente.
• El movimiento y la forma de pago que correspondan según la forma y el momento de la regularización.

Importante: si el nuevo cheque o el efectivo todavía no fueron recibidos, no corresponde registrarlos como forma de pago del retiro bancario. En ese caso, la devolución y la posterior regularización deben documentarse en movimientos separados.

2. Reposición inmediata mediante otro cheque recibido

Cuando el cheque devuelto se sustituye en ese mismo momento por un nuevo cheque recibido, se puede registrar un retiro bancario desde la cuenta donde se realizó el depósito original y seleccionar como forma de pago Cheque recibido.

En el movimiento se deben ingresar los datos del nuevo cheque recibido. De esta forma, el sistema registra simultáneamente:

• La salida del importe desde la cuenta bancaria.
• El ingreso del nuevo cheque recibido a cartera.

Posteriormente, el nuevo cheque recibido podrá ser depositado, endosado en un pago o mantenido en cartera hasta definir su destino.

3. Reposición inmediata mediante efectivo

Cuando el importe se entrega en efectivo en el mismo momento en que se registra la devolución, se puede generar un retiro bancario desde la cuenta donde se había depositado el cheque y seleccionar como forma de pago Efectivo.

De esta manera, el sistema reflejará la salida del importe desde la cuenta bancaria y el ingreso del efectivo correspondiente.

Si luego ese efectivo se deposita en una cuenta bancaria, se deberá registrar el depósito mediante el movimiento bancario correspondiente.

4. Regularización posterior mediante banco o transferencia

Cuando el importe se regulariza posteriormente mediante una transferencia o un nuevo ingreso directo en una cuenta bancaria, la devolución y el nuevo cobro deben registrarse como movimientos independientes.

Registrar la devolución mediante un débito bancario

Primero, se debe registrar un débito bancario por el importe del cheque recibido devuelto, desde la cuenta bancaria en la que se había depositado originalmente.

Este movimiento refleja la disminución del saldo bancario generada por la devolución.

El concepto utilizado puede estar asociado a una cuenta contable puente cuando el importe será compensado posteriormente con un nuevo ingreso bancario. Si el importe vuelve a quedar pendiente de cobro, deberá utilizarse el procedimiento administrativo y contable definido para regularizar la cuenta corriente correspondiente.

Registrar el nuevo ingreso bancario

Cuando se recibe el nuevo pago mediante transferencia u otro ingreso directo en la cuenta bancaria, se debe registrar el crédito bancario correspondiente.

Si la devolución se registró utilizando una cuenta contable puente, en el crédito bancario se debe utilizar el concepto asociado a esa misma cuenta para compensar ambos movimientos.

De esta forma quedarán reflejados correctamente:

• La disminución del saldo bancario ocasionada por la devolución del cheque.
• El nuevo ingreso bancario recibido.
• La compensación contable entre ambos movimientos, cuando se utilice una cuenta puente.

Alternativa mediante retiro bancario con forma de pago Efectivo

Como alternativa operativa, se puede generar un retiro bancario desde la cuenta donde se había depositado el cheque recibido, seleccionando como forma de pago Efectivo, y posteriormente registrar un depósito por el mismo importe en la cuenta bancaria donde se recibió la regularización.

Esta alternativa debe utilizarse con precaución: el movimiento genera un ingreso y una salida por efectivo. Por lo tanto, resulta adecuado cuando se desea representar expresamente ese paso por caja o cuando efectivamente existió el manejo del efectivo. Si la regularización fue exclusivamente mediante transferencia, el registro mediante débito y crédito bancario con una cuenta puente representa con mayor precisión la operación realizada.

5. Cuando la reposición no se recibe inmediatamente

Si al momento de registrar la devolución todavía no se recibió un nuevo cheque, efectivo o transferencia, se debe registrar únicamente la salida de la cuenta bancaria. No corresponde seleccionar como forma de pago un valor que aún no fue recibido.

Además, si el importe vuelve a quedar pendiente de cobro, se deberá registrar el comprobante o ajuste que corresponda para regularizar la cuenta corriente, de acuerdo con el criterio administrativo y contable definido por la empresa.

6. Resumen de movimientos

Situación	Movimiento sugerido	Observación
Reposición inmediata con otro cheque recibido	Retiro bancario con forma de pago Cheque recibido	Ingresar en el movimiento los datos del nuevo cheque para dejarlo en cartera.
Reposición inmediata en efectivo	Retiro bancario con forma de pago Efectivo	El efectivo queda disponible y podrá depositarse posteriormente.
Regularización posterior por transferencia o ingreso bancario	Débito bancario por la devolución y crédito bancario por el nuevo ingreso	Utilizar una cuenta puente cuando corresponda compensar contablemente ambos movimientos.
Paso directo por efectivo	Retiro bancario con forma de pago Efectivo y posterior depósito bancario	Usar cuando se quiera reflejar el paso por caja o cuando efectivamente exista movimiento de efectivo.
Importe pendiente de regularización	Registrar sólo la devolución y efectuar el ajuste correspondiente de cuenta corriente	No registrar un nuevo valor hasta que sea efectivamente recibido.