¿Cómo realizar cobranzas con NAD o Geocom?

En el contexto de la venta minorista, la eficiencia y precisión en el proceso de cobranza son esenciales. ZetaSoftware ofrece la funcionalidad de integración con sistemas de Punto de Venta (POS) para la gestión de pagos con tarjetas de crédito y débito. Esta integración no solo acelera las transacciones en el mostrador sino que también minimiza la posibilidad de errores de ingreso manual de datos. En esta sección, abordaremos cómo configurar y utilizar esta capacidad para adaptarse a diversas circunstancias comerciales.

Ventajas de Utilizar POS integrado para Cobros

La integración de POS con ZetaSoftware trae consigo un conjunto de ventajas tangibles:

• Rapidez en Transacciones: La agilidad en el proceso de cobranza es un activo valioso, especialmente durante horarios de alta afluencia de clientes.
• Precisión en la Registración: Elimina la necesidad de ingresar datos de manera manual, tanto en el terminal POS como en ZetaSoftware,  reduciendo así el margen de error y garantizando la exactitud de los registros financieros.

Ejemplo de Aplicación en Mostrador

Cuando la empresa cobra ventas al contado con tarjeta de crédito o débito, el sistema POS integrado con ZetaSoftware automatiza el proceso al proporcionar al POS el número de factura y otros detalles de la venta. Esto agiliza la transacción, reduce el tiempo de espera y garantiza la precisión en el registro de la venta al deslizar o insertar la tarjeta en el dispositivo.

Pasos para la Configuración y Uso de POS en ZetaSoftware

La implementación de esta funcionalidad en su sistema ZetaSoftware requiere de una configuración inicial. Aunque los pasos específicos pueden variar según el proveedor del servicio POS, generalmente involucran la configuración de las credenciales de la empresa frente al proveedor de POS, la selección del tipo de tarjeta a utilizar por defecto y la configuración de los parámetros del terminal.

ZetaSoftware permite adaptar la configuración del POS para acomodar diferentes escenarios comerciales, desde una tienda única hasta cadenas minoristas con múltiples ubicaciones.

Configuración de POS con GEOCOM – FISERV

El uso de un sistema de Punto de Venta (POS) requiere una serie de configuraciones preliminares para asegurar que el software y el hardware operen en sincronía. ZetaSoftware ofrece un enfoque modular y detallado para la configuración de POS, permitiendo una personalización específica para cada local y terminal POS en uso.

Configuración Inicial: Parámetros del Local

Dentro de ZetaSoftware acceda a la sección Configuración > Parámetros del Local > Comprobantes Predeterminados

1. Voucher Recibido: En esta opción, indique qué comprobante se generará automáticamente para registrar el voucher recibido. Se muestran los comprobantes configurados de tipo Tarjeta de Crédito Recibida para este Local.
2. Forma de Pago: Es fundamental especificar la forma de pago que se asociará a la venta o recibo al cobrar por medio de POS integrado. Se muestran las Formas de Pago configuradas de tipo Tarjeta de Crédito.

Configuración Avanzada: Parámetros Generales y Código de Empresa

Para conectarse con el servicio de GEOCOM, navegue a Configuración > Parámetros Generales de la Empresa.

• En la sección POS seleccione en primer lugar GEOCOM.
• Luego asigne en Código de Empresa el código de Identificación de su empresa proporcionado por GEOCOM.
• Además, deberá elegir en Financiera aquella que será sugerida por ZetaSoftware al realizar el cobro con tarjeta.

Vinculación del Local y Asignación del Código de Terminal

Continúe a la sección Configuración > Locales y Cajas.

1. Identifique el local que desea vincular al sistema POS y haga clic en el ícono opciones seleccionando Cajas del Local.
2. En el ícono de opciones de la caja, seleccione Modificar. En el campo Notas se requiere el ingreso del código específico asignado por GEOCOM a cada terminal POS. Este código debe ingresarse con el prefijo POS- (por ejemplo, POS-018TT118). El código (en el ejemplo 018TT118) es informado por GEOCOM. Tenga en cuenta que el código específico generalmente se encuentra en un adhesivo en el propio dispositivo o puede ser solicitado directamente a GEOCOM. Dependiendo del modelo del POS, este código también podría determinarse a través del menú de mantenimiento del propio dispositivo.

Configuración de POS con New Age Data – Getnet

El correcto manejo de un sistema de Punto de Venta (POS) simplifica el proceso de transacciones con tarjetas de débito o crédito. En el caso de ZetaSoftware, el sistema no solo modifica automáticamente la forma de pago del comprobante una vez aprobada la transacción, sino que también genera y vincula el voucher correspondiente. Esta eficiencia exige una configuración cuidadosa, especialmente cuando se integra con un servicio externo como New Age Data.

Configuración de Parámetros Locales

Dentro de ZetaSoftware acceda a la sección Configuración > Parámetros del Local > Comprobantes Predeterminados

1. Voucher Recibido: En esta opción, indique qué comprobante se generará automáticamente para registrar el voucher recibido. Se muestran los comprobantes configurados de tipo Tarjeta de Crédito Recibida para este Local.
2. Forma de Pago: Es fundamental especificar la forma de pago que se asociará a la venta o recibo al cobrar por medio de POS integrado. Se muestran las Formas de Pago configuradas de tipo Tarjeta de Crédito.

Parámetros Generales y Códigos de Identificación

Diríjase a Configuración > Parámetros Generales de la Empresa.

• En la sección POS seleccione en primer lugar New Age Data.
• Luego debe indicar el Código de Empresa y el Código Hash que le haya proporcionado New Age Data. Ambos códigos son cruciales para la integración efectiva con el servicio de POS.
• Además, seleccione una financiera predeterminada para utilizar en casos donde la financiera de la tarjeta recibida no se encuentre correctamente configurada.

Asignación de Terminales y Códigos Específicos

Finalmente, navegue a Configuración > Locales y Cajas.

1. Identifique el local que desea vincular al sistema POS y haga clic en el ícono opciones seleccionando Cajas del Local.
2. Getnet proporcionará un código único para cada terminal de POS, conocido como Term Code. Este código debe ingresarse en el campo Notas de la caja, con el prefijo POS- (por ejemplo, POS-T0000001). El código (en el ejemplo T0000001) es asignado por Getnet. Tenga en cuenta que el código específico generalmente se encuentra en un adhesivo en el propio dispositivo o puede ser solicitado directamente a Getnet. Dependiendo del modelo del POS, este código también podría determinarse a través del menú de mantenimiento del propio dispositivo.

Configuración Financiera para Vouchers

New Age Data permite que ZetaSoftware conozca la financiera de la tarjeta leída por el POS. Para ello en necesario configurar en cada financiera el código de equivalencia con New Age Data. Para ello es necesario dirigirse a Configuración > Bancos y Financieras. Aquí, el usuario puede agregar o ajustar las financieras correspondientes. Deberá indicar en Notas de cada financiera el código que proporciona New Age Data precedido de POS-

Detalles de Códigos de Tarjetas

Es posible asignar códigos específicos para cada tipo de tarjeta. Los códigos para las tarjetas son los siguientes:

• MASTER CARD: 01
• VISA: 02
• DINNERS: 03
• AMEX: 04
• TARJETA D: 05
• OCA: 06
• CABAL: 08
• ANDA: 09
• CREDITEL: 12
• PASSCARD: 14
• LIDER: 15
• CLUB DEL ESTE: 16
• MAESTRO: 17
• LIDER SODEXO (Alim.): 20
• MI DINER (Alim.): 21
• MIDES: 22

Por ejemplo, si un pago se realiza con una tarjeta VISA y se desea que se asocie con la financiera ‘V’, deberá asignar en las notas el texto POS-02.

Detalles de Códigos de Emisores

En caso de querer especificar una financiera para un emisor en particular, ZetaSoftware permite una segunda capa de detalle. Los códigos para los emisores/financieras son:

• BROU: 001
• CABAL: 002
• LIDER: 003
• EDENRED: 004
• SODEXO: 005
• MIDES: 006
• BANDES: 007
• SCOTIABANK: 008
• CITIBANK: 009
• BBVA: 010
• HSBC: 011
• ITAU: 012
• SANTANDER: 013
• OCA: 014
• FUCAC: 015
• CREDITOS DIRECTOS: 016
• CREDITEL: 017
• ANDA: 018
• DINERS: 019
• CLUB DEL ESTE: 020
• PASSCARD: 021
• PRONTO: 022
• RED PAGOS: 023
• ABITAB: 024
• PREX: 025
• SANTANDER MOLINETES: 1301
• SANTANDER SELECT: 1302

Por ejemplo, para la financiera específica VISA del BROU, el código en ZetaSoftware podría ser VB y el texto asignado en las notas sería POS-02-001.

Mecanismos de Contingencia

En caso de no encontrar una financiera que contenga los códigos especificados, como POS-02-001 o POS-02, el sistema recurrirá al código de financiera previamente establecido en los Parámetros Generales de POS. Este diseño de redundancia asegura que las transacciones no se detengan debido a la falta de un código específico.

Implicaciones para la Gestión Financiera

La posibilidad de especificar códigos para tarjetas y emisores permite una adaptabilidad y precisión excepcionales. No solo facilita una gestión más eficiente de las transacciones, sino que también reduce el margen de error, fortaleciendo así la integridad financiera de la empresa.

Procedimiento de Cobro con

GEOCOM – FISERV

Una vez que el usuario ha emitido un comprobante y visualiza su representación impresa en formato PDF, encontrará una opción designada como «Cobrar con POS» en la esquina superior derecha. Este link, resaltado en azul, inicia el procedimiento de cobro específico con GEOCOM.

Datos Requeridos para la Transacción

Tras hacer clic en el link de «Cobrar con POS», el sistema solicitará diversos parámetros para completar la transacción:

• Importe a cobrar: Especifique el monto a cobrar con la tarjeta de débito o crédito. Se sugiere el saldo en efectivo por cobrar.
• Comprobante a utilizar: Se sugiere el comprobante de tipo Tarjeta de Crédito Recibida configurada previamente en Parámetros del Local.
• Financiera: Se sugiere la entidad financiera configurada previamente en Parámetros del Local.
• Tipo de devolución de impuestos: Puede haber diversas categorías según la normativa.
• Cantidad de Cuotas: En caso de pagos diferidos.
• Plan: Debe dejar este dato en cero.

Estos datos son fundamentales para asegurar que la transacción se realice de manera precisa y de acuerdo con las regulaciones vigentes.

Automatización de la Transacción

ZetaSoftware Gestión, una vez que se aprueba la transacción, llevará a cabo una serie de acciones automáticamente:

• Modificará la forma de pago del comprobante inicial.
• Generará un voucher con los datos específicos de la transacción.
• Vinculará el voucher con el correspondiente comprobante, que puede ser una venta al contado, una devolución de venta o un recibo de cobranza.

Especificaciones de GEOCOM – FISERV: Plan y Devolución Contado

Según las directrices de GEOCOM, es crucial enviar siempre «0» en el campo de «Plan». Este dato es invariable y debe ser respetado para garantizar la correcta comunicación entre los sistemas.

Si el usuario está generando un comprobante de tipo «Devolución Contado», se desplegará una opción adicional en este menú que permitirá seleccionar si se trata de una «Anulación» o una «Devolución» de la transacción previamente realizada. Debe seleccionar «Anulación» cuando aún no haya cerrado el lote de la venta que originó la devolución contado. Si generó una devolución contado de una venta incluida en un lote ya cerrado, debe seleccionar «Devolución».

Instrucciones Finales y Lectura de Tarjeta

Una vez que se han establecido estos parámetros y se ha presionado el botón «Confirmar», el sistema le indicará que pase la tarjeta de débito o crédito por el lector del POS. Este es el punto donde la transacción está a punto de concretarse, y es crucial para la validación de la tarjeta y la autorización del pago.

Automatización de la Transacción

Después de realizar la lectura de la tarjeta, si la transacción se aprueba, ZetaSoftware llevará a cabo las siguientes operaciones automáticamente:

• Modificación de la forma de pago en el comprobante original.
• Generación de un voucher digital que servirá como constancia de la transacción.
• Vinculación del voucher con el comprobante original.

Procedimiento de Cobro con New Age Data

Una vez que el usuario ha emitido un comprobante y visualiza su representación impresa en formato PDF, encontrará una opción designada como «Cobrar con POS» en la esquina superior derecha. Este link, resaltado en azul, inicia el procedimiento de cobro específico con New Age Data.

Entrada de Parámetros para la Transacción

Al hacer clic en «Cobrar con POS», se abrirá una ventana en la que se le pedirá que introduzca información específica para ejecutar la transacción de forma segura y eficiente:

• Importe a cobrar: Especifique el monto a cobrar con la tarjeta de débito o crédito. Se sugiere el saldo en efectivo por cobrar.
• Comprobante a utilizar: Se sugiere el comprobante de tipo Tarjeta de Crédito Recibida configurada previamente en Parámetros del Local.

Estos campos son obligatorios y constituyen la base para cualquier transacción posterior, por lo que deben completarse con precisión.

Acto de Cobro: Interacción con el Lector POS

Una vez que se han establecido estos parámetros y se ha presionado el botón «Confirmar», el sistema le indicará que pase la tarjeta de débito o crédito por el lector del POS. Este es el punto donde la transacción está a punto de concretarse, y es crucial para la validación de la tarjeta y la autorización del pago.

Automatización de la Transacción

Después de realizar la lectura de la tarjeta, si la transacción se aprueba, ZetaSoftware llevará a cabo las siguientes operaciones automáticamente:

• Modificación de la forma de pago en el comprobante original.
• Generación de un voucher digital que servirá como constancia de la transacción.
• Vinculación del voucher con el comprobante original.

Cómo Manejar el «Error 999» en los POS de GEOCOM

La aparición del «Error 999» en un dispositivo POS de GEOCOM es una señal de que algo no está funcionando correctamente en el sistema de transacción o comunicación. La resolución efectiva de este error requiere un diagnóstico preciso, que sólo puede obtenerse consultando con GEOCOM para conocer los detalles específicos del problema. A partir de ahí, se puede tomar una decisión informada sobre cómo proceder, lo cual puede incluir ajustes en la configuración o incluso la intervención del equipo de desarrollo para solucionar problemas más complejos.

El «Error 999» es un mensaje genérico que puede aparecer durante el uso de los dispositivos POS de GEOCOM. Este código de error se genera cuando hay un inconveniente en la comunicación entre su sistema y el dispositivo de punto de venta. Sin embargo, este código es general y no proporciona detalles específicos sobre la naturaleza del problema.

Consulta con GEOCOM

Lo primero que se debe hacer al enfrentar un «Error 999» es contactar a GEOCOM para obtener más información sobre la causa específica del error. Recomendamos que la consulta a GEOCOM sea realizada por correo electrónico al departamento de soporte. Puede incluir en copia a soporte@zetasoftware.com.

GEOCOM le proporcionará detalles adicionales que permitan entender el origen y la naturaleza del error.

Diagnóstico del Problema

Una vez que se obtiene la información adicional de GEOCOM, será más fácil determinar si el problema se debe a una configuración incorrecta o si hay una cuestión más seria que requiere intervención del equipo de desarrollo. En este punto, la toma de decisiones se vuelve más informada y efectiva, permitiendo una resolución más rápida del problema.