Herramientas

Las Herramientas del módulo de Contabilidad automatizan procesos, validan datos y facilitan el mantenimiento de la información contable. Permiten generar asientos automáticamente, detectar errores, importar y exportar información, y cumplir con requerimientos fiscales.

Qué son las herramientas

Las herramientas son funciones de soporte que operan sobre la contabilidad existente. Su propósito es:

• Automatizar: generar asientos desde otras fuentes (comprobantes, CFEs, cálculos)
• Validar: detectar inconsistencias y errores en los asientos registrados
• Corregir: sustituir cuentas, eliminar asientos erróneos
• Transferir: importar y exportar asientos entre sistemas o empresas
• Cumplir: generar archivos requeridos por organismos fiscales

Qué NO son las herramientas

Las herramientas no crean contabilidad nueva por sí mismas. Transforman, validan o transfieren información que ya existe en alguna forma (comprobantes registrados, CFEs recibidos, archivos externos). Si la información de origen tiene errores, los asientos generados también los tendrán.

Origen de los errores más comunes

La mayoría de los problemas operativos no se originan en las herramientas, sino en:

• Configuración incorrecta: cuentas mal asignadas en Números de RUT, tipos de asientos sin configurar, literales tributarios faltantes
• Ejercicio mal definido: fechas incorrectas, ejercicio cerrado cuando debería estar abierto, o ejercicio equivocado seleccionado como activo
• Plan de Cuentas inconsistente: cuentas faltantes, códigos duplicados, o estructura que no refleja la operativa real

Antes de buscar el error en una herramienta, verificá que la configuración base sea correcta. Un diagnóstico temprano ahorra tiempo y evita correcciones masivas posteriores.

Generación automática de asientos

Estas herramientas crean asientos contables a partir de otras fuentes de información:

• Asientos Automáticos: Índice de todas las herramientas de generación automática
• Generar Asientos desde CFEs Recibidos: Contabiliza las facturas de proveedores recibidas electrónicamente
• Asientos desde los Comprobantes: Genera asientos desde facturas, recibos y otros comprobantes de Gestión/Facturación
• Asientos de Diferencias de Cambio: Calcula y registra diferencias por variación de tipo de cambio
• Asientos de Resultado: Genera el asiento que traslada el resultado del ejercicio al patrimonio
• Asientos de Cierre y Apertura: Genera los asientos para cerrar un ejercicio y abrir el siguiente

Validación y mantenimiento

Herramientas para verificar y corregir la información contable:

• Validar Asientos: Detecta y corrige inconsistencias en los asientos registrados
• Sustituir Cuentas: Reemplaza una cuenta por otra en múltiples asientos
• Borrar Asientos: Elimina asientos de forma controlada según criterios específicos

Importación y exportación

Herramientas para intercambiar información con otros sistemas:

• Exportar Asientos: Genera archivos Excel con los asientos del ejercicio
• Importar Asientos: Carga asientos desde archivos Excel
• Bandeja de Entrada: Revisa asientos importados o generados automáticamente antes de incorporarlos

Cumplimiento fiscal

• Generar Anexo DGI 2/181: Prepara el archivo requerido por la DGI de Uruguay

Flujo de trabajo típico

Un ciclo contable mensual típico utiliza estas herramientas en secuencia:

1. Generación: Asientos desde Comprobantes y desde CFEs Recibidos
2. Revisión: Bandeja de Entrada para aprobar o ajustar
3. Validación: Validar Asientos para detectar errores
4. Ajustes: Diferencias de Cambio si operás en múltiples monedas
5. Cumplimiento: Anexo DGI 2/181 para presentaciones fiscales

Al cierre del ejercicio se agregan: Asientos de Resultado y Cierre y Apertura.