Artículos

Los Artículos en ZetaSoftware son más que simplemente productos y servicios; son la esencia de tu oferta comercial y el núcleo de diversas operaciones vitales dentro de tu empresa. Ya sea en facturación, compras o gestión de stock, estos elementos juegan un papel crucial y se identifican por un código único para facilitar su seguimiento y gestión eficiente.

Usos de los Artículos

• Facturación: Al incorporar un artículo a una factura o cualquier otro comprobante, la descripción, el precio y la tasa de IVA correspondiente se generan automáticamente, mejorando la eficiencia y reduciendo la posibilidad de errores.
• Gestión de stock: Los Artículos brindan una visión detallada y precisa de tu inventario. Mediante seguimiento de movimientos de stock, se facilita el control de las existencias y la ubicación de cada artículo.
• Análisis de ventas y compras: Los Artículos son esenciales para llevar un seguimiento detallado de las ventas y compras, lo que permite identificar tendencias, planificar adquisiciones y desarrollar estrategias comerciales efectivas.

La necesidad de una correcta configuración de los Artículos

Una configuración adecuada de los Artículos en ZetaSoftware es crucial por varias razones:

• Precisión de la información: Ingresar todos los datos relevantes de un artículo (descripción, precio, tasa de IVA, familia, marca, etc.) garantiza la exactitud y la actualización de la información en las facturas y otros comprobantes.
• Gestión de stock eficiente: Mantener un registro detallado de tus Artículos ayuda a optimizar la gestión de inventario, evitando quiebres de stock y mejorando la eficiencia en la reposición de productos.
• Toma de decisiones informada: Un correcto registro de los Artículos proporciona información valiosa que facilita la toma de decisiones en áreas como compras, ventas y promociones.
• Cumplimiento fiscal y legal: Configurar correctamente las tasas de IVA y otros datos fiscales de los Artículos te permite cumplir con las regulaciones fiscales y legales pertinentes a tu empresa.

Datos a configurar

Cada artículo en ZetaSoftware cuenta con un conjunto de campos que permiten definir con precisión sus características y comportamiento en el sistema. A continuación, se detalla cada uno de estos campos y su función:

Identificación

• Código: Este campo es un componente crucial en la identificación de los artículos en ZetaSoftware. Es un campo alfanumérico que puede contener hasta 20 caracteres y tiene como objetivo proporcionar una identificación única a cada artículo. Por ejemplo, este código podría ser una combinación de letras y números, como ‘PROD01’, también podría ser igual al código que su proveedor le asignó al artículo. Este código se utiliza en diversas operaciones del sistema, como la gestión de inventario, la facturación, y el análisis de ventas y compras. Es importante mencionar que aunque existe un campo específico para el código de barras del artículo más adelante en el formulario de configuración, se puede optar por introducir el código de barras en este campo “Código”. Esta opción puede ser especialmente útil si el código de barras de tus productos se utiliza frecuentemente durante la facturación, ya que facilita el proceso de ingreso y búsqueda del artículo en la facturación estándar (no por Punto de Venta) de ZetaSoftware. Por ejemplo, si tienes un producto con el código de barras ‘123456789012’, puedes usar este código de barras como el código del artículo en ZetaSoftware. De esta manera, cuando estés facturando, puedes simplemente escanear el código de barras del producto para agregarlo automáticamente al comprobante de venta, agilizando el proceso y reduciendo la posibilidad de errores manuales.
• Nombre: Este campo corresponde a la descripción larga o nombre del artículo. Sirve para detallar el producto o servicio de manera más exhaustiva.
• Abreviación: Es un nombre corto o una versión abreviada del nombre del artículo, útil para referencias rápidas y búsquedas.
• Origen: Este campo se utiliza para registrar el código de origen del artículo, que generalmente es proporcionado por el proveedor.
• Barras: Aquí se ingresa el código de barras del artículo, permitiendo su fácil lectura y seguimiento a través de sistemas de escaneo en la opción Punto de Venta.

Agrupación

• Categoría: Este campo representa el código de categoría del artículo, que se define en otra tabla del sistema. Por ejemplo, si tu empresa vende ropa, las categorías podrían incluir “Importados”, “Nacionales”, etc.
• Familia: Este dato se utiliza para agrupar y organizar los artículos en base a un código único, el cual se define en una tabla separada del sistema. Esta estructura se asemeja a la del Plan de Cuentas en la Contabilidad, permitiendo una ordenación jerárquica y desglosada de los artículos. Este sistema de codificación jerárquico permite subdividir las familias de artículos en niveles más específicos, haciendo más sencillo su manejo y seguimiento. Por ejemplo, el código ‘1’ podría corresponder a una familia general de productos llamada ‘Electrodomésticos’. Dentro de ‘Electrodomésticos’, podríamos tener subfamilias más detalladas, como ‘101 – Audio’ y ‘102 – Refrigeradores’. A su vez, estos códigos pueden desglosarse aún más para especificar características particulares de los artículos. En nuestro ejemplo, dentro de ‘102 – Refrigeradores’, podríamos tener ‘10201 – Con freezer’ y ‘10202 – Sin freezer’. Esta codificación en cascada facilita la identificación precisa de los artículos y permite un análisis detallado de cada familia y subfamilia, optimizando la gestión de inventario y las decisiones de negocio.
• Marca: Aquí se ingresa el código de la marca del artículo. Este dato es útil para las empresas que venden productos de varias marcas.
• Proveedor: Este campo permite ingresar el código del proveedor principal del artículo.
• Concepto: Este campo está destinado para el código del concepto que se ha definido previamente en el sistema para el artículo en cuestión. Asignar un concepto específico a un artículo tiene varias ventajas prácticas que facilitan la gestión y la comprensión de las operaciones financieras de tu empresa. Una de estas ventajas es que permite incluir los artículos vendidos y comprados en el reporte de Totales por Concepto. Este reporte, que sumariza los importes totales según los conceptos vinculados a los comprobantes de caja, bancos, ventas y compras de artículos, proporciona una visión global y detallada de las transacciones monetarias de la empresa en un periodo de tiempo específico. Por ejemplo, si tienes un artículo con el código de concepto ‘Electrodomésticos’, todas las ventas y compras de este artículo se incluirán en los totales del concepto ‘Electrodomésticos’, como ingresos y egresos respectivamente, en el reporte de Totales por Concepto. De esta manera, puedes tener un panorama claro y conciso de las entradas y salidas de dinero de tu empresa, basado en conceptos específicos. Además, los conceptos pueden agruparse, proporcionando una vista aún más organizada y comprensible de las operaciones financieras.

A pesar de que la organización de los artículos en estas agrupaciones puede llevar un poco de tiempo inicial, los beneficios que ofrece a largo plazo son invaluables. Estas agrupaciones se convierten en potentes filtros de análisis que permiten una visión más profunda de las operaciones de tu negocio.

Al agrupar tus artículos de acuerdo a criterios como familia, marca, proveedor, entre otros, puedes emitir reportes y realizar análisis de datos filtrados por estas agrupaciones. Esto facilita enormemente la identificación de tendencias, comportamientos y patrones en tus ventas, compras y gestión de inventario.

Por ejemplo, puedes identificar qué familias de productos son las más vendidas o qué marca de artículos genera la mayor rentabilidad. La agrupación detallada de tus artículos en ZetaSoftware es un recurso poderoso para obtener insights de negocio, tomar decisiones informadas y trazar estrategias efectivas.

En resumen, aunque establecer estas agrupaciones pueda requerir un esfuerzo inicial, el valor que agregan a tu capacidad de análisis y toma de decisiones hace que la inversión en tiempo sea muy bien recompensada.

Contabilidad

• IVA: Aquí se especifica la tasa de IVA que se aplica al artículo. Es fundamental para calcular correctamente los impuestos en las facturas.
• Percepción: Este campo se utiliza para ingresar el código de percepción, necesario cuando el artículo representa una percepción y no mercadería en si. Se utiliza para informar los datos correctamente al módulo de Comprobantes Fiscales Electrónicos.
• Compras/Ventas/Producción: Estos campos corresponden a los códigos contables que representan al artículo en el Plan de Cuentas y que se utilizan para generar asientos automáticos en los procesos de compras, ventas y armado, respectivamente. Si se utilizan cuentas genéricas como “Mercadería de reventa” o “Ventas por tasa de IVA”, no es necesario que se especifique en cada artículo. Esas cuentas serán indicadas en la configuración del asiento de los comprobantes de compra y venta.

Stock e Inventarios

• Contabilizar stock de este artículo: Marcar esta casilla indica que se desea llevar un registro del stock actual del artículo y gestionar su inventario.
• Unidad Principal/Secundaria: Aquí se indican las unidades de medida del artículo, tanto principal como secundaria. Por ejemplo, si se vende queso, la unidad principal podría ser “horma” y la unidad secundaria “kilo”. Al realizar una venta, el stock bajará por horma, pero el precio unitario se multiplicará por la cantidad de kilos. En todos los informes se utilizará la unidad principal.
• Cantidad x Unidad: Este campo es para registrar la cantidad de unidades que contiene cada empaque del artículo. Es un dato que sólo se usa al facturar un artículo que opera con dos unidades como factor de multiplicación.
• Trabaja con doble cantidad: Se marca esta casilla cuando se necesita registrar dos cantidades en las operaciones de venta y compra del artículo. Aquí entra en juego el campo anterior de Unidad Principal y Secundaria.
• Trabaja con Lotes y Vencimientos: El campo “Trabaja con Lotes y Vencimientos” es un elemento esencial de gestión en ZetaSoftware para las empresas que requieren control de inventario por lotes y fechas de vencimiento. Si se activa esta opción para un artículo específico, cada vez que se realice una transacción de compra o venta de dicho artículo, se deberá indicar el código de lote y, si es relevante, la fecha de vencimiento. Un lote es un conjunto de artículos que se producen o adquieren juntos en un momento específico, y suelen compartir características comunes, como la fecha de producción o el origen. Al asignar un código de lote a cada uno de estos grupos, se puede realizar un seguimiento preciso de la disponibilidad de stock por lote o rastrear un lote particular. Por otro lado, la fecha de vencimiento es un dato crucial en industrias como la alimentaria, farmacéutica, cosmética, entre otras, donde los productos tienen un tiempo limitado de uso o consumo seguro. Al registrar la fecha de vencimiento de cada lote, puedes garantizar que los productos se vendan o utilicen en el orden correcto, minimizando así el riesgo de tener productos caducados en tu inventario.
• Incluir en Listas de Precios: Al marcar esta casilla, el artículo se incluirá en el reporte de lista de precios.

Precios y Costo

• Costo: Este es el precio de costo del artículo, es decir, lo que a tu empresa le cuesta adquirirlo o producirlo. Este precio puede actualizarse automáticamente por medio de las herramientas de actualizar costos.
• Moneda: Aquí se especifica la moneda en la que se expresa el precio de costo.
• % Utilidad: Este campo se utiliza para aplicar un porcentaje de utilidad al momento de calcular los Precios de Venta (o precios calculados).
• Fecha: Registra la fecha de la última modificación del precio de costo.
• Precios Base: En este campo puedes asignar los Precios Base del artículo. Estos precios serán usados por los Precios de Venta para calcular el precio al cliente.

Otros datos

• Campos Adicionales: Este campo permite ingresar datos adicionales que no están contemplados en el formulario. Son datos informativos y adicionales del artículo.
• Similares: Aquí se pueden vincular artículos similares al actual, lo que puede ayudar al usuario al momento de vender cuando no hay stock del artículo que se está consultando.
• Stock Mínimo: Este campo permite ingresar el stock mínimo que se desea tener por local, lo que luego puede ser útil para emitir el reporte Stock Mínimo o visualizar alertas al momento de facturar o consumir el artículo.
• Componentes: Aquí se pueden establecer cuáles son los artículos que componen el artículo actual, muy útil para los comprobantes de Armados y Desarmados.
• Textos: Este es un texto predefinido que se muestra al momento de estar facturando el artículo, como un mensaje para el usuario. Estos datos también pueden mostrarse en el CFE emitido.
• Notas: Aquí puedes escribir notas adicionales que desees agregar.
• Alta o Modificación: Este campo registra la fecha de la última interacción del usuario con el artículo, reflejando la última vez que se accedió a la opción ‘Modificar’. Se actualiza a la fecha actual cada vez que se presiona el botón ‘Confirmar’, independientemente de si se han realizado cambios en los datos del artículo o no. Esta funcionalidad garantiza que el registro refleje siempre la última fecha en que el artículo fue revisado o editado.

Foto

• URL para uso de la API: Este campo es para ingresar la dirección desde donde se puede tomar la imagen del artículo. Está pensado para integradores de software, especialmente para los que trabajan con sitios de e-commerce.
• Archivo para Lista de Precios y Consultas: Aquí puedes cargar un archivo con la imagen del artículo. Esta imagen se muestra en la Lista de Precios cuando se emite en formato catálogo, o bien cuando se consulta los datos del artículo.

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