Procesos de cierre de ejercicio

Imaginemos la contabilidad de una empresa como un libro. Cada año, se escribe un capítulo en ese libro. Los asientos de cierre y apertura funcionan como el «fin» y el «inicio» de cada capítulo, respectivamente. El asiento de cierre marca el final de un periodo contable, generalmente un año fiscal, y suma toda la información financiera para «cerrar» ese capítulo. Una vez cerrado, se genera el asiento de apertura, que es como el primer párrafo del nuevo capítulo, estableciendo las condiciones financieras para el inicio del siguiente periodo contable.

Los asientos de cierre y apertura sirven para varios propósitos esenciales. Primero, ayudan a resetear las cuentas de ingresos y gastos, trasladando los saldos al capital o a las reservas de la empresa. Segundo, permiten que la contabilidad sea continua y coherente de un periodo a otro, facilitando la comparación y el análisis. Tercero, crean un registro formal y preciso del rendimiento financiero de una entidad durante un periodo específico, lo que es crucial para cumplir con requisitos legales y fiscales.

Llevar a cabo manualmente los asientos de cierre y apertura podría ser un proceso tedioso y susceptible a errores. La generación automática de estos asientos optimiza este proceso y garantiza que los registros sean precisos y coherentes. Esta funcionalidad es especialmente útil para aquellos que no tienen un profundo conocimiento de contabilidad, ya que elimina la complejidad inherente a este cierre de ciclo.

Pasos a seguir y consideraciones generales

El proceso de cierre de un ejercicio contable es un momento crítico en la gestión financiera de una empresa, ya que sienta las bases para el nuevo ejercicio fiscal y asegura la precisión y la integridad de los registros contables. ZetaSoftware ha implementado un conjunto de herramientas y procedimientos que simplifican y estandarizan este proceso. A continuación se detallan los requisitos y pasos necesarios para un cierre de ejercicio exitoso:

1 – Validar Asientos

El primer paso es la validación de los asientos contables. ZetaSoftware ofrece una herramienta de validación que detecta y muestra los asientos con errores, como por ejemplo asientos que no balancean o cuentas no imputables. Esta validación es crucial para garantizar la precisión en los informes y declaraciones financieras. Para proceder con la validación de asientos diríjase a Contabilidad, Herramientas, Validar Asientos. Tenga en cuenta que debe seleccionar el ejercicio a validar en Contabilidad, Configuración, Ejercicios Contables, seleccionando «Establecer como ejercicio de trabajo» el ejercicio que necesite validar.

2 – Verificar las Cotizaciones del Ejercicio

Toda empresa que maneje operaciones en diferentes monedas debe tener en cuenta las cotizaciones de las mismas. ZetaSoftware facilita este proceso con una herramienta de importación, aunque es responsabilidad del usuario asegurarse de que todas las cotizaciones del ejercicio estén presentes y sean correctas.

3 – Generar Asientos de Diferencia de Cambio

Este paso se centra en reconciliar las pérdidas o ganancias generadas por la fluctuación de las monedas. La herramienta de ZetaSoftware permite calcular automáticamente estos asientos, tanto para la moneda nacional como para las monedas extranjeras que opere la empresa. Este ajuste es esencial para que los balances en diferentes monedas sean coherentes.

4 – Verificar el Balance en Todas las Monedas

Antes de proceder al cierre, es necesario verificar que el balance de cero en todas las monedas utilizadas. Esto involucra revisar cuentas de orden, ejecutar asientos de diferencias de cambio cuando sea necesario y asegurar que todos los filtros en los reportes sean coherentes.

5 – Crear el Nuevo Ejercicio

Una vez validada toda la información, el siguiente paso es crear el nuevo ejercicio contable en el sistema. Esto permitirá que tanto el asiento de Apertura como los nuevos asientos se registren correctamente.

6 – Generar Asientos de Resultado

Esta herramienta automatiza la creación de asientos relacionados con las pérdidas y ganancias del ejercicio. Se generan tres tipos de asientos: uno para pérdidas, otro para ganancias y un tercero que refleja el resultado neto del ejercicio.

7 – Generar Asientos de Cierre y Apertura

Finalmente, la generación automática de estos asientos cierra formalmente el ejercicio contable y abre el nuevo. Este proceso ajusta todas las cuentas para reflejar el inicio y el final de cada periodo contable, garantizando así la continuidad y coherencia de la contabilidad empresarial. Recuerde ejecutar el proceso para cada una de las monedas en las que opera la empresa. Se generarán los asientos de Cierre en el ejercicio actual y los de apertura en el ejercicio siguiente.