Conceptos

En ZetaSoftware, entendemos la complejidad y variedad de las transacciones comerciales que se producen en una pequeña o mediana empresa (PyME). Sabemos que cada transacción cuenta, y cada detalle puede marcar la diferencia. Es por eso que hemos desarrollado una función potente y flexible en nuestro sistema llamada «Conceptos», que permite un seguimiento detallado y una representación precisa de sus gastos e ingresos.

¿Qué son los Conceptos?

En muchos sistemas ERP, los Artículos representan tanto productos físicos como servicios, mezclando en una misma tabla bienes tangibles e intangibles y, en ocasiones, incluso transacciones no relacionadas con la venta o adquisición de bienes o servicios, como por ejemplo ciertos tipos de gastos. ZetaSoftware propone una forma distinta y más eficiente de representar estos datos, a través de la creación de una tabla separada para los «Conceptos».

Los «Conceptos» son distintos a los «Artículos». Mientras que los Artículos se refieren a productos y servicios que se venden o compran, los Conceptos representan los motivos por los cuales se generan gastos e ingresos en la empresa. Por ejemplo, alquileres, sueldos, gastos de mantenimiento, aportes de socios, entre otros.

La separación entre Artículos y Conceptos permite un mejor seguimiento y análisis de los gastos e ingresos, y un registro más preciso y eficiente de las transacciones financieras de su empresa.

Datos de un Concepto

Un Concepto en ZetaSoftware se define por varios datos, que se explican a continuación:

• Código: Número único que identifica al Concepto.
• Nombre: Descripción detallada del Concepto, por ejemplo: «Alquiler», «Pago de Sueldos», «Gastos en Honorarios», «Limpieza del Local».
• Tipo: Clasificación del Concepto como «Ingreso», «Egreso», «Ingreso y Egreso» (usado para ambos, por ejemplo «Préstamos»), y «Artículo» (Concepto para asignar a los Artículos).
• Grupo: Los Conceptos deben ser agrupados en categorías, por ejemplo «Mantenimiento del Local» podría incluir «Limpieza», «Arreglos», entre otros.
• IVA: Tasa de IVA a sugerir al registrar comprobantes para el Concepto.
• Contabilidad: Código contable que representa al Concepto dentro del Plan de Cuentas de la empresa. Este dato es utilizado en la generación de asientos de los comprobantes en los que se indique el concepto. Al permitir que varios conceptos se asocien a la misma cuenta contable, se puede tener un mayor nivel de detalle en el seguimiento y análisis de los gastos en el módulo de Gestión PyME y una visión más resumida o consolidada en el módulo de Contabilidad.
• Totalizar en reportes, consultas y análisis: Si se marca esta opción, el Concepto será tomado en cuenta en el reporte de Totales por Concepto.
• Concepto Activo: Indica si el Concepto está en uso o se ha dejado de utilizar.

Uso de los Conceptos

Los Conceptos se pueden utilizar en varios tipos de comprobantes, para registrar ingresos y gastos en detalle:

• Movimientos de Caja: Cada ingreso o egreso de caja puede tener asociado un Concepto. Esto permite hacer seguimiento a cada transacción y obtener informes resumidos o detallados de cada gasto o ingreso realizado a través de caja.
• Movimientos Bancarios: Al igual que en los movimientos de caja, cada débito o crédito bancario puede tener asociado un Concepto.
• Factura de Compras de Gastos: Si se han definido facturas de compra del tipo «Compra de Gastos» en la tabla de Comprobantes, en las líneas de dichas facturas se solicitará un Concepto en lugar de un Artículo.

Asignación de Conceptos a los Artículos

Asignar un concepto específico a un artículo tiene varias ventajas prácticas que facilitan la gestión y la comprensión de las operaciones financieras de tu empresa. Una de estas ventajas es que permite incluir los artículos vendidos y comprados en el reporte de Totales por Concepto. Este reporte, que sumariza los importes totales según los conceptos vinculados a los comprobantes de caja, bancos, ventas y compras de artículos, proporciona una visión global y detallada de las transacciones monetarias de la empresa en un periodo de tiempo específico. Por ejemplo, si tienes un artículo con el código de concepto ‘Electrodomésticos’, todas las ventas y compras de este artículo se incluirán en los totales del concepto ‘Electrodomésticos’, como ingresos y egresos respectivamente, en el reporte de Totales por Concepto. De esta manera, puedes tener un panorama claro y conciso de las entradas y salidas de dinero de tu empresa, basado en conceptos específicos. Además, los conceptos pueden agruparse, proporcionando una vista aún más organizada y comprensible de las operaciones financieras.

Ejemplos de Conceptos de Gastos

• Alquileres: Pago mensual por el alquiler del local, oficina o planta de producción.
• Pago de Sueldos: Pagos realizados a los empleados por su trabajo durante un período específico.
• Servicios Básicos: Pagos por los servicios de electricidad, agua, gas, etc.
• Mantenimiento de Equipos: Costos asociados a la reparación y mantenimiento de la maquinaria o equipo.
• Impuestos y Tasas: Pagos de impuestos municipales, departamentales o nacionales.
• Gastos de Publicidad y Marketing: Inversiones en anuncios, promociones y otras actividades de marketing.
• Gastos de Transporte y Logística: Costos asociados con la entrega de productos o el transporte de personal.
• Materiales de Oficina: Costo de los suministros de oficina como papel, bolígrafos, clips, etc.
• Servicios Profesionales: Pagos a abogados, contadores, consultores, entre otros.
• Seguros: Pagos de primas de seguros para cobertura de activos, salud de los empleados, etc.

Ejemplos de Conceptos de Ingresos

• Aportes de Socios: Inyecciones de capital realizadas por los propietarios de la empresa.
• Intereses Bancarios: Ingresos generados por el capital depositado en las cuentas bancarias.
• Venta de Activos Fijos: Ingresos obtenidos por la venta de activos fijos, como maquinaria o vehículos, que ya no son necesarios.

Estos ejemplos representan sólo una fracción de lo que podrían ser los Conceptos. En cada empresa, los Conceptos se pueden personalizar para ajustarse a sus necesidades y reflejar su realidad económica y operativa.