¿Cómo trabajar con las Formas de Pago de los comprobantes?

ZetaSoftware ha logrado concebir una herramienta integral en el ámbito de las Formas de Pago que armoniza la necesidad de precisión contable con la flexibilidad operativa. Este sistema no solo garantiza el rigor en planillas de caja y libros auxiliares, sino que también ofrece una generación de asientos contables adaptable a las diversas realidades empresariales. A su vez, nuestro diseño prioriza la simplicidad de uso y la intuitividad, evitando imponer rigideces que puedan limitar al usuario en el registro de documentos financieros, especialmente cuando opta por no hacerlo. La plataforma instaura, por tanto, un ambiente de seguridad y confianza donde cada empresario puede encontrar una solución adecuada a su casuística específica, sin comprometer la integridad o la calidad de la información financiera.

Interfaz de Usuario

La interfaz se divide en dos partes: una sección dedicada a las formas de pago y otra que presenta los documentos vinculados. Aunque la sección de documentos vinculados es opcional, se recomienda su uso para mantener un registro detallado y completo.

Comprobantes con Formas de Pago

Los comprobantes que cuentan con la opción de «Formas de Pago» son aquellos que tienen un impacto directo sobre el saldo de caja de la empresa. A continuación se detallan los tipos de comprobantes que ofrecen esta funcionalidad:

• Ventas y Devoluciones Contado
• Recibos de Cobranza
• Compras y Devoluciones Contado
• Recibos de Pago
• Egresos e Ingresos de Caja
• Depósitos y Retiros Bancarios

Total del Comprobante vs. Total Formas de Pago

Considérese el ejemplo de una factura de compra contado por $1000. Imaginemos que se paga al proveedor con dos métodos diferentes: $500 en efectivo y $500 mediante un cheque emitido.

Monto en Libro de Compras

Si generamos un Libro de Compras, el total que aparecerá para esa factura será de $1000. Este es el «Total del Comprobante», y representa el monto global de la transacción, sin tener en cuenta los métodos específicos de pago. En este escenario, el Libro de Compras proporciona una visión global de las obligaciones financieras, sin entrar en detalles sobre cómo se satisfacen esas obligaciones.

Monto en Planilla de Caja

Por otro lado, si generamos una Planilla de Caja, veremos que solo se reflejan $500 para esa misma factura. Esto se debe a que solo los $500 pagados en efectivo afectan directamente el saldo de caja de la empresa. En otras palabras, el efectivo representa una salida de recursos líquidos, mientras que el cheque no tiene un impacto inmediato en la caja.

Impacto en la Contabilidad

Registrar las «Formas de Pago» adecuadamente tiene un impacto directo en la generación de asientos contables. Dependiendo de la forma de pago seleccionada, la transacción se asignará a distintas cuentas contables. Esto facilita una gestión contable precisa y elimina la posibilidad de errores en la asignación de cuentas.

Utilidad de las Formas de Pago

Es aquí donde las «Formas de Pago» desempeñan un papel crucial. Permiten al usuario especificar cómo se ha realizado el pago de un gasto o cómo se ha recibido un ingreso. De esta manera, se puede tener una representación más precisa de las transacciones, especialmente cuando estas implican múltiples métodos de pago. En nuestro ejemplo, a través de la funcionalidad de Formas de Pago, podríamos registrar que $500 fueron pagados en efectivo y que los otros $500 se abonaron mediante un cheque.

Al proporcionar este nivel de detalle, las Formas de Pago no solo mejoran la precisión de la Planilla de Caja, sino que también enriquecen la calidad de los datos financieros que sirven de base para una gestión efectiva y decisiones fundamentadas.

Funcionalidad del Botón EDITAR

Cuando se registra un comprobante que modifica el saldo de caja, como una Compra al Contado, el sistema automáticamente crea una entrada en las Formas de Pago con el monto total asignado a la opción predeterminada. Tomando nuestro ejemplo anterior, si se configura la compra para que se pague en «Efectivo», el sistema generará un registro por $1000 en esta categoría.

Modificación de Formas de Pago

Si se desea ajustar la forma en que se efectuó el pago, como dividirlo entre $500 en efectivo y $500 en cheque, esta modificación se puede realizar utilizando el botón EDITAR. Este botón permite personalizar el método de pago según las circunstancias reales de la transacción.

Funcionalidad del Botón POS

Al seleccionar el botón «POS», se despliega una ventana emergente que ofrece la posibilidad de detallar los montos que serán cubiertos mediante tarjeta de crédito o débito. Tras confirmar estos datos, se activan dos procesos simultáneos en el sistema para reflejar la transacción de forma precisa.

Generación Automática de Documento Vinculado

Primero, se crea automáticamente un documento vinculado al comprobante original, identificado como «Tarjeta Recibida». Este documento contendrá toda la información relacionada con la tarjeta utilizada para el pago, asegurando que se conserve un registro detallado de la transacción.

Actualización en Formas de Pago

En paralelo, el sistema añade una nueva entrada en las Formas de Pago bajo la categoría «Tarjeta Recibida», reflejando el importe abonado a través de este método. Esta entrada aparecerá junto a cualquier otra forma de pago previamente registrada para el comprobante en cuestión.

De este modo, el botón POS actúa como una herramienta de automatización que no solo actualiza las Formas de Pago según el método seleccionado, sino que también genera el correspondiente documento vinculado. Este doble registro aporta precisión y eficiencia al proceso de gestión de pagos en el sistema.

Vinculación de Documentos

Como se dijo al inicio de esta página, las formas de pago muestran dos grillas. Una con los registros de las formas de pago, y otra (opcional) con los documentos vinculados.Por ejemplo, si una transacción se realiza mediante cheque, no solo se puede seleccionar «Cheque» como forma de pago, sino que también se puede vincular el comprobante correspondiente, mejorando así la trazabilidad. O bien, como se explicó en el botón POS, la tarjeta de crédito.

Acciones en Formas de Pago de Egresos

Estas acciones están presentadas en el sistema a través de listas desplegables o «combos», cada una con un objetivo específico para manejar distintos aspectos de los comprobantes y los métodos de pago. A continuación se detallan sus funcionalidades:

Acción ‘Agregar’

Esta opción permite incorporar diferentes tipos de documentos financieros al comprobante actual.

1. Agregar Cheque Emitido: Permite añadir un cheque que ha sido emitido por la empresa.
2. Agregar Documento Emitido: Permite anexar cualquier otro tipo de documento financiero, como un conforme o vale, emitido por la empresa.
3. Agregar Débito Bancario: Facilita el registro de un débito realizado desde una cuenta bancaria asociada a la empresa.

Acción ‘Endosar’

Esta opción es relevante para las empresas que gestionan documentos financieros en su cartera y buscan transferirlos.

1. Endosar Cheques en Cartera: Permite transferir la propiedad de un cheque que se tiene en cartera a un tercero.
2. Endosar Documentos en Cartera: Similar a los cheques, pero aplicable a otros documentos financieros, como por ejemplo Certificado de Crédito.
3. Endosar Vouchers: Permite transferir el derecho de cobro de un voucher a otro beneficiario.

Acción ‘Vincular’

Esta acción está diseñada para crear conexiones entre diferentes documentos financieros, lo cual es especialmente útil para el rastreo y la auditoría.

1. Vincular Cheques Emitidos: Asocia cheques emitidos con un comprobante específico, permitiendo un seguimiento más eficaz.
2. Vincular Cheques Endosados: Conecta los cheques que han sido endosados con su comprobante relacionado.
3. Vincular Documentos Endosados: Similar al anterior, pero aplicable a otros documentos financieros que han sido endosados.
4. Vincular Vouchers Endosados: Vincula vouchers que han sido endosados con el comprobante relacionado.
5. Vincular Débitos Bancarios: Enlaza un débito bancario con su comprobante correspondiente.

Acciones en Formas de Pago de Ingresos

Estas acciones están presentadas en el sistema a través de listas desplegables o «combos», cada una con un objetivo específico para manejar distintos aspectos de los comprobantes y los métodos de pago. A continuación se detallan sus funcionalidades:

Acción ‘Agregar’

1. Agregar Cheque Recibido: Esta acción permite adjuntar a la factura un cheque que ha sido recibido por la empresa, facilitando la trazabilidad y contabilidad del ingreso.
2. Agregar Documento Recibido: Esta opción permite adjuntar documentos como conformes, vales o certificados de crédito que respaldan un ingreso específico.
3. Agregar Voucher Recibido: Se puede adjuntar un voucher que valida una transacción específica, normalmente asociada a pagos por tarjeta de débito o crédito.
4. Agregar Crédito Bancario: Esta función facilita el registro de un ingreso directo en la cuenta bancaria de la empresa, normalmente resultante de una transferencia bancaria o depósito directo.

Acción ‘Vincular’

1. Vincular Cheques Recibidos: Esta opción crea una asociación directa entre el cheque recibido y el comprobante de ingreso correspondiente, facilitando futuras consultas y auditorías.
2. Vincular Documentos Recibidos: Similar a la anterior, esta acción permite vincular cualquier documento financiero que respalde un ingreso, como un vale, conforme o certificado de crédito, al comprobante de ingreso en cuestión.
3. Vincular Vouchers Recibidos: Aquí se vincula el voucher recibido con el comprobante de ingreso, lo que es especialmente útil para rastrear pagos por tarjeta de débito o crédito.
4. Vincular Créditos Bancarios: Esta función crea un enlace entre un ingreso registrado en la cuenta bancaria de la empresa y su correspondiente comprobante de ingreso.

Acciones en Valores (Formas de Pago) de Retiros Bancarios

Estas acciones están presentadas en el sistema a través de listas desplegables o «combos», cada una con un objetivo específico para manejar distintos aspectos de los comprobantes y valores retirados. A continuación se detallan sus funcionalidades:

Acción ‘Agregar’

1. Agregar cheques recibidos: Permite incluir en la transacción cheques que la empresa ha recibido, ya sea de clientes o de otras fuentes.
2. Agregar documentos recibidos: Facilita el registro de documentos financieros, como letras de cambio o pagarés, que son relevantes para el retiro bancario en cuestión.

Acción ‘Vincular’

1. Vincular cheques en cartera: Esta opción habilita la asociación de cheques que ya se encuentran en la cartera de la empresa pero que aún no se han vinculado a un retiro específico.
2. Vincular documentos en cartera: Similar al anterior, permite conectar documentos financieros que ya existen en la cartera de la empresa con el retiro bancario actual.

Acciones en Valores (Formas de Pago) de Depósitos Bancarios

Estas acciones están presentadas en el sistema a través de listas desplegables o «combos», cada una con un objetivo específico para manejar distintos aspectos de los comprobantes y valores depositados. A continuación se detallan sus funcionalidades:

Acción ‘Depositar’

1. Depositar cheques en cartera: Esta opción facilita la inclusión de cheques que están en la cartera de la empresa y que se desean depositar en una cuenta bancaria específica.
2. Depositar documentos en cartera: Permite depositar documentos financieros, como letras de cambio o pagarés, que ya se encuentran en la cartera de la empresa.
3. Depositar vouchers en cartera: Brinda la posibilidad de depositar vouchers, tales como recibos electrónicos o tarjetas de regalo, que se encuentran en la cartera de la empresa.

Acción ‘Vincular’

1. Vincular cheques depositados: Esta función permite asociar cheques que ya han sido depositados pero que aún no se han vinculado a un depósito bancario específico.
2. Vincular documentos depositados: Similar al anterior, posibilita conectar documentos financieros que ya han sido depositados con el depósito bancario actual.
3. Vincular vouchers depositados: Habilita la asociación de vouchers que han sido depositados previamente pero que aún no se han conectado a un depósito bancario en particular.

Estas acciones aseguran que los registros de ingreso o egreso sean exhaustivos y precisos, lo cual es vital tanto para la emisión de reportes, la contabilidad interna, como para el cumplimiento de obligaciones fiscales y financieras.