¿Qué información descargar antes de dar de baja la empresa?

Entender cómo proteger y preservar los datos críticos de su empresa es fundamental, especialmente si está considerando dar de baja su empresa de ZetaSoftware.

Introducción

En primer lugar, es crucial comprender que el concepto tradicional de «respaldo» de datos, que muchas personas asocian con sistemas más antiguos, no es aplicable en el entorno de ZetaSoftware. No es posible descargar una copia de la base de datos entera para uso fuera de nuestra plataforma. Esto se debe a que ZetaSoftware utiliza la base de datos Aurora, que opera exclusivamente en la nube de Amazon Web Services (AWS).

Además de la imposibilidad técnica, intentar descargar la base de datos completa carecería de utilidad práctica para la mayoría de los usuarios. Las bases de datos están diseñadas para ser interpretadas por el software que las crea y utiliza, lo que significa que la información no es fácilmente accesible o comprensible sin la interfaz correcta.

La alternativa recomendada es descargar sus datos en formatos estándar que son tanto legibles como versátiles. Los formatos como Excel para datos tabulares y PDF para documentos son ampliamente utilizados y fácilmente accesibles. Estos formatos permiten una transición más sencilla hacia otros sistemas o para archivar información de manera que sea fácilmente recuperable en el futuro.

A continuación, ofreceremos una guía detallada que abordará cómo manejar la descarga de datos para cada módulo específico dentro de ZetaSoftware. Este enfoque modular garantizará que tenga toda la información necesaria, organizada de una manera que sea tanto coherente como fácil de implementar.

Módulo de Contabilidad

La contabilidad es el núcleo financiero de cualquier empresa, donde se registran y se manejan todas las transacciones económicas. Por lo tanto, es crucial asegurarse de tener toda esta información salvaguardada de forma segura antes de dar de baja su cuenta en ZetaSoftware. Una descarga completa y detallada de los datos contables no solo ofrece tranquilidad, sino que también permite una transición más fluida a cualquier otro sistema que pueda utilizar en el futuro.

Para empezar, el siguiente conjunto de pasos le permitirá respaldar con precisión la información más crítica del módulo de Contabilidad.

Plan de Cuentas

1. Descarga Plan de Cuentas: Vaya a Configuración -> Plan de Cuentas -> Exportar.
   • Importancia: El Plan de Cuentas es la estructura sobre la cual se construye todo el sistema contable. Contiene la lista de todas las cuentas que se utilizarán para clasificar ingresos, gastos, activos y pasivos.
   • Formatos: Excel para fácil manipulación de datos; PDF para un registro estático y legible.

Asientos Contables

2. Exportar Asientos: Navegue a Herramientas -> Exportar Asientos. Repita para cada ejercicio financiero.
   • Atención: Verifique que en el archivo de Excel estén todos los asientos. Excel tiene un límite de 65,535 líneas; si supera este número, deberá exportar en lotes.
   • Importancia: Los asientos son los registros de todas las transacciones financieras. Son fundamentales para la preparación de estados financieros.
   • Formatos: Excel para edición y análisis; PDF para archivar.

Balances

3. Exportar Balances: Acceda a Informes -> Balances.
   • Importancia: Los balances ofrecen un panorama completo del estado financiero en un momento dado, incluyendo activos, pasivos y patrimonio neto.
   • Formatos: Excel para análisis detallado; PDF para documentación formal.

Mayores

4. Exportar Mayores: Vaya a Informe -> Mayores.
   • Importancia: Los libros mayores contienen el registro detallado de todas las transacciones para cada cuenta. Son esenciales para el análisis y la auditoría.
   • Formatos: Excel para revisión y ajuste; PDF para archivar.

Libros Diarios

5. Exportar Libros Diarios: Acceda a Informes -> Libros diarios.
   • Importancia: El libro diario registra todas las transacciones financieras en el orden en que ocurren. Es una herramienta vital para entender la cronología financiera.
   • Formatos: Excel para revisión minuciosa; PDF para conservar un registro histórico.

Es fundamental tener en cuenta que todas las tablas en la sección de Configuración ofrecen la opción de descargar los datos en Excel. De igual manera, todos los Informes generados pueden ser descargados tanto en formato Excel como PDF, brindando flexibilidad y opciones según sus necesidades.

Módulo de Facturación

La facturación es un aspecto crucial en la gestión de cualquier empresa, implicando tanto la entrada de ingresos como la legalidad y el cumplimiento fiscal. Por lo tanto, asegurarse de que esta información está debidamente respaldada antes de cerrar su empresa en ZetaSoftware es una tarea esencial. Aquí detallaremos cómo hacerlo de manera efectiva.

Comprobantes Fiscales Electrónicos (CFEs)

• Procedimiento: A diferencia de los informes generados manualmente, el Equipo de Soporte de ZetaSoftware (desde info@zetasoftware.com) se encargará de enviarle los archivos relacionados con la facturación electrónica (CFEs emitidos, recibidos y reportes diarios) directamente a su correo electrónico.
  • Importancia: Estos archivos son fundamentales para cumplir con las regulaciones fiscales y para cualquier auditoría futura.
  • Formatos: Los archivos se enviarán en formato XML, que no está diseñado para ser fácilmente legible por el usuario final, pero si por cualquier otro sistema de Facturación Electrónica que cumpla con las reglas estándar propuestas por la DGI en lo que refiere a formatos de archivos para exportación e importación. Al igual que las bases de datos, estos archivos en XML son esenciales para guardar e importar en sistemas compatibles, pero no deben considerarse como una forma accesible de visualizar su información financiera.

Estados de Cuenta

1. Estados de Cuenta: Acceda a Facturación -> Informes.
   • Importancia: Un estado de cuenta proporciona un resumen completo de todas las transacciones financieras durante un período específico.
   • Formatos: PDF para archivar.

Libro de Ventas

2. Libro de Ventas: Navegue dentro de la misma sección de Informes.
   • Importancia: Este informe registra todas las ventas realizadas, esencial para análisis de ingresos y para propósitos fiscales.
   • Formatos: Excel para manipulación de datos; PDF para archivar.

Facturas Pendientes

3. Facturas Pendientes: Ubicado también en Informes.
   • Importancia: Mantener un registro de facturas pendientes es vital para la gestión del flujo de efectivo.
   • Formatos: Excel para seguimiento detallado; PDF para documentación.

Libro de Cobranzas

4. Libro de Cobranzas: Acceda a la misma sección de Informes.
   • Importancia: Este libro detalla los pagos recibidos, lo que es crucial para la contabilidad y la reconciliación financiera.
   • Formatos: Excel para análisis; PDF para un registro fijo.

Vencimiento de Facturas

5. Vencimiento de Facturas: Ubicado en Informes.
   • Importancia: Este informe le ayuda a rastrear las fechas de vencimiento de las facturas, lo cual es crucial para la gestión del capital de trabajo.
   • Formatos: Excel para proyecciones financieras; PDF para documentación formal.

Es importante subrayar que todos estos informes pueden generarse para el período que desee y descargarse tanto en formato Excel como en PDF, ofreciendo una gran flexibilidad según sus necesidades específicas.

Módulo de Gestión PyME

Comprobantes Fiscales Electrónicos (CFEs)

• Procedimiento: A diferencia de los informes generados manualmente, el Equipo de Soporte de ZetaSoftware (desde info@zetasoftware.com) se encargará de enviarle los archivos relacionados con la facturación electrónica (CFEs emitidos, recibidos y reportes diarios) directamente a su correo electrónico.
  • Importancia: Estos archivos son fundamentales para cumplir con las regulaciones fiscales y para cualquier auditoría futura.
  • Formatos: Los archivos se enviarán en formato XML, que no está diseñado para ser fácilmente legible por el usuario final, pero si por cualquier otro sistema de Facturación Electrónica que cumpla con las reglas estándar propuestas por la DGI en lo que refiere a formatos de archivos para exportación e importación. Al igual que las bases de datos, estos archivos en XML son esenciales para guardar e importar en sistemas compatibles, pero no deben considerarse como una forma accesible de visualizar su información financiera.

Estados de Cuenta, Libros de Venta, Comprobantes Pendientes

• Procedimiento: Acceda a Gestión -> Informes para elegir y generar los informes pertinentes.
  • Importancia: Estos informes ofrecen una visión detallada de la salud financiera de su empresa, y son esenciales para una transición sin problemas.
  • Formatos: Todos los informes pueden descargarse tanto en PDF como en Excel, a excepción de algunos casos en este último formato.

Exportación de Clientes

1. Procedimiento: Acceda a Configuración -> Contactos -> Contactos, Clientes y Proveedores -> Clientes -> Exportar.
   • Importancia: Mantener un registro actualizado de sus clientes es crucial para cualquier estrategia de marketing o ventas futura.
   • Formatos: Descargue el archivo en Excel para un análisis posterior.

Exportación de Proveedores

2. Procedimiento: Acceda a Configuración -> Contactos -> Contactos, Clientes y Proveedores -> Proveedores -> Exportar.
   • Importancia: La información de los proveedores es vital para mantener una cadena de suministro eficiente y efectiva.
   • Formatos: Descargue el archivo en Excel para futuros requisitos de adquisición.

Exportación de Artículos

3. Procedimiento: Acceda a Configuración -> Stock -> Artículos -> Exportar.
   • Importancia: La información sobre su inventario es crucial para evitar costos excesivos de almacenamiento y asegurar una reposición adecuada.
   • Formatos: Descargue el archivo en Excel para un análisis detallado del inventario.

Es crucial señalar que en la sección de Configuración, todas las tablas pueden descargarse en Excel con sus datos básicos y principales. Esta flexibilidad le permite tener un control total sobre sus datos, para que pueda continuar operando su negocio con el mínimo de interrupciones durante cualquier transición futura.