Clientes en Módulo Facturación Profesional

El módulo de Facturación Profesional de ZetaSoftware ofrece un sencillo sistema que gestiona de manera eficiente la emisión de comprobantes fiscales. Los clientes, en este marco, constituyen una entidad fundamental. Su configuración y administración apropiada son esenciales para agilizar el trabajo, controlar correctamente los saldos de los clientes y generar informes detallados.

La captura de información sobre los Clientes en el módulo de Facturación Profesional es significativamente más concisa que en el módulo de Gestión PyME. Si desea explorar un catálogo exhaustivo de los datos que pueden ser gestionados a través del módulo de Gestión PyME para Contactos, Clientes y Proveedores, le invitamos a hacer clic aquí.

Importancia de la Codificación de Clientes

Cuando un usuario se dispone a generar una factura o recibo, el sistema pide que se introduzca un código de cliente vinculado al comprobante en cuestión. Al hacerlo, la plataforma recopila automáticamente información crucial del cliente, como nombre, razón social, RUT y dirección. Este nivel de automatización no solo ahorra tiempo, sino que también reduce la posibilidad de errores humanos en la entrada de datos.

Gestión de Clientes Frecuentes y Esporádicos

ZetaSoftware permite categorizar a los clientes en función de la frecuencia con la que se facturan. Los clientes habituales pueden ser objeto de análisis detallado y segmentación de informes. Para los clientes esporádicos, la plataforma ofrece una funcionalidad ingeniosa: el uso de un «cliente genérico» predefinido (por ejemplo, con código asterisco *), como «Consumo Final». Esta opción permite agilizar la facturación sin comprometer la calidad de los datos.

Estado de Cuenta y Comunicación Automatizada

Desde la grilla de los clientes, se ofrece la opción «Estado de Cuenta», que permite la generación automática de un PDF conteniendo esta información, que puede enviarse directamente al correo electrónico del cliente. Este nivel de automatización no solo mejora la eficiencia, sino que también añade un nivel de profesionalismo a las interacciones con el cliente.

Borrado y Desactivación de Registros de Clientes

Si un cliente ya no es relevante para la operación, su registro puede eliminarse siempre que no haya facturas o recibos asociados a él. Si hay documentos vinculados, se ofrece la opción de desactivar al cliente desmarcando la casilla «Activo». Así, el cliente se omitirá en futuras operaciones sin comprometer los registros anteriores.

Bitácora de Historial de Clientes

Para una administración más efectiva, la funcionalidad de «Historial» (opción en el menú en cada renglón de la grilla) permite registrar incidentes o comentarios pertinentes sobre cada cliente. Esta bitácora es especialmente útil para mantener un registro de interacciones significativas, tales como reclamaciones, cumplimientos contractuales o sugerencias.

Formulario de Ingreso y Datos Obligatorios

El formulario para añadir nuevos clientes está diseñado para ser intuitivo. Aunque los campos con un asterisco (*) son obligatorios, el formulario también incluye campos opcionales que ofrecen una mayor personalización y detalles en los registros de los clientes. Aquí se incluyen elementos como el nombre comercial y la razón social, diferenciados para cumplir con requisitos fiscales.

Código y Contabilidad

Un elemento crítico es el código de cliente (dato alfanumérico), un identificador único que una vez establecido, no puede modificarse. Para mantener un orden lógico, es aconsejable utilizar un sistema numérico consistente, por ejemplo 000001, 00002, …99999. Además, para integrar la facturación con el sistema contable, ZetaSoftware permite asignar un código contable específico del Plan de Cuentas.

Gestión de Correos Electrónicos y CFEs

La administración de correos electrónicos se torna esencial en el módulo de Facturación Profesional. Al ingresar direcciones de correo en los campos correspondientes, se activa la entrega automática de los Comprobantes Fiscales Electrónicos (CFEs) emitidos al cliente. Esto no solo cumple con los requisitos legales sino que también potencia la eficacia de la entrega de documentos.