Plan de Cuentas

Un Plan de Cuentas es una estructura organizada y codificada de todas las cuentas contables que una empresa utilizará para registrar sus transacciones financieras. Este plan permite clasificar, ordenar y registrar de manera sistemática las operaciones económicas y financieras que se realizan en la empresa.

El Plan de Cuentas se utiliza para proporcionar una visión clara y precisa del estado financiero de la empresa, facilitar la preparación de los estados financieros y permitir la toma de decisiones informadas. En esencia, un Plan de Cuentas es el esqueleto del sistema de contabilidad de una empresa, y una herramienta fundamental para su gestión contable.

Datos a configurar

• Código: Este es un número que representa de manera única a cada cuenta en el sistema. Es el rubro contable que se imputa en cada asiento.
  Los códigos se organizan de forma jerárquica para representar la estructura del Plan de Cuentas. Por ejemplo, si utilizamos una codificación de cuatro niveles, el primer dígito puede representar una categoría general o capítulo, como “Activo” (1). Los siguientes dígitos se utilizan para especificar subcategorías dentro del capítulo general. Entonces, si “Activo Corriente” se designa como “11”, y “Disponibilidades” se designa como “111” una cuenta específica dentro de “Disponibilidades”, por ejemplo, “Caja Principal Pesos” puede tener un código como “11101” (se agrega 01 al código 111). Esto permite generar hasta 99 rubros contables dentro de “Disponibilidades”. Si fuese necesario generar más de 99 rubros contables, debería agregar “001”, quedando el código del rubro Caja Principal Pesos como “111001”.
• Nombre: Este es un nombre de la cuenta que indica su propósito o naturaleza. Por ejemplo, “Caja Principal Pesos” indica que la cuenta se utiliza para registrar transacciones relacionadas con la caja en moneda local.
• Presentación: Aunque inicialmente adopta el valor del código, este campo puede modificarse para presentar una representación alternativa de la cuenta en los informes de balance. Por ejemplo, si se prefiere que en el balance aparezca el código “C.P.P.” en lugar de “1101”, se puede hacer este cambio.
• Moneda: Define la divisa de la cuenta.
• Centro de Costos: Este campo indica si hay que asignar un centro de costos en los asientos para la cuenta, facilitando el seguimiento y la gestión de los costos. Puede ser opcional, obligatorio o no requerido, dependiendo de cómo se quiera manejar el registro de costos en la cuenta.
• Grupo: Define el grupo al que pertenece la cuenta. Por ejemplo, todas las cuentas de “IVA” pueden agruparse bajo el mismo grupo para facilitar su análisis y reporte. Estos grupos pueden cruzar líneas de capítulos, permitiendo una mayor flexibilidad en la clasificación de las cuentas.
• Literal Tributario: Aquí se puede asignar un código tributario a la cuenta. Este código ayuda a mantener un seguimiento de las obligaciones fiscales asociadas a las transacciones que se registran en la cuenta.
• Calcular Diferencias de Cambio: Este campo determina si la cuenta se considera cuando se calculan las diferencias de cambio. Esto es relevante para las cuentas que se mantienen en una moneda diferente a la moneda funcional de la empresa, ya que las cotizaciones pueden generar ganancias o pérdidas financieras. Existe una herramienta para calcular las Diferencias de Cambio en forma automática.
• Notas: Esta sección permite introducir información adicional relevante para la cuenta. Por ejemplo, puede utilizarse para describir la política de la empresa para el uso de la cuenta, los tipos de transacciones que debe registrar, o cualquier otro detalle importante.

Datos y acciones en la grilla

Los renglones con fondo verde representan capítulos (códigos de un solo dígito). Los renglones con fondo azul representan cuentas no imputables o subcuentas. Los renglones con fondo blanco representan las cuentas imputables en los asientos. El sistema calcula automáticamente si la cuenta ingresada es una subcuenta o una cuenta imputable, registrando su jerarquía (nivel) y su cuenta “padre”.

Botones de Acciones

• Agregar: Esta opción agrega una nueva cuenta al Plan. En la grilla del Plan de Cuentas, cada renglón también presenta la opción “Agregar Cuenta”. Esta última opción sugiere el código actual como parte inicial del nuevo código. Por ejemplo, si seleccionas “Agregar Cuenta” en la cuenta 111, el nuevo código sugerido podría ser 11101. Esto ayuda a los usuarios a identificar la “cuenta padre” de la cuenta que están creando.
• Nuevo Capítulo: Aunque los capítulos del Plan vienen predefinidos (1 Activo, 2 Pasivo, etc.), esta opción permite crear nuevos capítulos, que son cuentas con un solo dígito como código.
• Exportar/Importar: Estas opciones permiten exportar el Plan de Cuentas a un archivo Excel para su modificación y posterior importación al sistema. Esta funcionalidad es útil cuando es más sencillo trabajar el Plan de Cuentas en Excel, o cuando un estudio contable desea agilizar la creación de una nueva empresa importando el Plan de Cuentas de otra empresa existente. La opción Importar sólo estará disponible cuando en la empresa no haya ningún asiento registrado.