POS: Cómo realizar las cobranzas con el POS
En el contexto de la venta minorista, la eficiencia y precisión en el proceso de cobranza son esenciales. ZetaSoftware ofrece la funcionalidad de integración con POS para la gestión de pagos con tarjetas de crédito y débito. Esta integración no solo acelera las transacciones en el mostrador sino que también minimiza la posibilidad de errores de ingreso manual de datos. En esta sección, abordaremos cómo configurar y utilizar esta capacidad para adaptarse a diversas circunstancias comerciales.
Ventajas de Utilizar POS integrado para Cobros
La integración de POS con ZetaSoftware trae consigo un conjunto de ventajas tangibles:
- Rapidez en Transacciones: La agilidad en el proceso de cobranza es un activo valioso, especialmente durante horarios de alta afluencia de clientes.
- Precisión en la Registración: Elimina la necesidad de ingresar datos de manera manual, tanto en el terminal POS como en ZetaSoftware, reduciendo así el margen de error y garantizando la exactitud de los registros financieros.
Ejemplo de Aplicación en Mostrador
Cuando la empresa cobra ventas al contado con tarjeta de crédito o débito, el sistema POS integrado con ZetaSoftware automatiza el proceso al proporcionar al POS el número de factura, el monto y otros detalles de la venta. Esto agiliza la transacción, reduce el tiempo de espera y garantiza la precisión en el registro de la venta al acercar, deslizar o insertar la tarjeta en el dispositivo.
Pasos para la Configuración y Uso de POS en ZetaSoftware
La implementación de esta funcionalidad en su sistema ZetaSoftware requiere de una configuración inicial. Aunque los pasos específicos pueden variar según el proveedor del servicio POS, generalmente involucran la configuración de las credenciales de la empresa frente al proveedor de POS, la selección del tipo de tarjeta a utilizar por defecto y la configuración de los parámetros del terminal.
ZetaSoftware permite adaptar la configuración del POS para acomodar diferentes escenarios comerciales, desde una tienda única hasta cadenas minoristas con múltiples ubicaciones.
Configuraciones:
El uso de un sistema de Punto de Venta (POS) requiere una serie de configuraciones preliminares para asegurar que el software y el hardware operen en sincronía. ZetaSoftware ofrece un enfoque modular y detallado para la configuración de POS, permitiendo una personalización específica para cada local y terminal POS en uso.
1 – Parámetros del Local.
Dentro de ZetaSoftware acceda a la sección Configuración > Parámetros del Local > Comprobantes Predeterminados
- Voucher Recibido: En esta opción, indique qué comprobante se generará automáticamente para registrar el voucher recibido. Se muestran los comprobantes configurados de tipo Tarjeta de Crédito Recibida para este Local.
- Forma de Pago: Es fundamental especificar la forma de pago que se asociará a la venta o recibo al cobrar por medio de POS integrado. Se muestran las Formas de Pago configuradas de tipo Tarjeta de Crédito.
2 – Procesadores de Tarjetas.
Para definir los procesadores de tarjeta, navegue a Configuración > Parámetros Generales
- Financiera: seleccione aquella que será sugerida por ZetaSoftware al realizar el cobro con tarjeta.
- Agregue cada uno de los procesadores con los que opere la empresa y complete la información solicitada con los datos proporcionados por el procesador.
- El dato HASH es sólo requerido para el procesador GetNet.
- Si el procesador no informara a ZetaSoftware la financiera de la tarjeta, marque la última casilla para que sea solicitada en pantalla.
3 – Terminales POS.
Para definir las terminales POS de la empresa, navegue a Configuración > Terminales POS.
- Selecciones el procesador de la terminal POS.
- Indique el Código del POS. El mismo es proporcionado por el procesador.
- Complete el campo Nombre con un texto que le permita luego seleccionar la terminal en cada caja.
- Dependiendo del procesador se solicitará o no el Impuesto a devolver.
- Dependiendo del Procesador se permitirá seleccionar si el número de cuotas se solicitará en el POS o lo ingresará en el sistema.
- El campo Activo debe estar marcado para que la terminal pueda vincularse con una caja.
4 – Vinculación de terminales y cajas.
Continúe a la sección Configuración > Locales y Cajas.
- Identifique el local que desea vincular al sistema POS y haga clic en el ícono opciones seleccionando Cajas del Local.
- En el ícono de opciones de la caja, seleccione Modificar.
- En la sección POS de la Caja agregue las terminales POS que operarán en esa caja. Marque cuál será la terminal a sugerir en las cobranzas con tarjeta.
5 – Configuración de Financieras para Vouchers
Algunos procesadores permiten que ZetaSoftware conozca la financiera de la tarjeta leída por el POS. Para ello en necesario configurar en cada financiera el código de equivalencia con ZetaSoftware. Para ello es necesario dirigirse a Configuración > Bancos y Financieras. Aquí, el usuario puede agregar o ajustar las financieras correspondientes. Deberá indicar en Notas de cada financiera el código que proporciona ZetaSoftware precedido de POS-
Detalles de Códigos de Tarjetas
Es posible asignar códigos específicos para cada Financiera de acuerdo a la siguiente tabla:
- MASTER CARD: 01
- VISA: 02
- DINNERS: 03
- AMEX: 04
- TARJETA D: 05
- OCA: 06
- CABAL: 07
- ANDA: 08
- CREDITEL: 09
- PASSCARD: 10
- LIDER: 11
- CLUB DEL ESTE: 12
- MAESTRO: 13
- EDENRED: 14
- LIDER SODEXO (Alim.): 15
- MI DINERO (Alim.): 16
- MIDES: 17
Por ejemplo, si un pago se realiza con una tarjeta VISA y se desea que se asocie con la financiera ‘Visa’, deberá asignar en las notas el texto de esa financiera: POS-02.
Detalles de Códigos de Bancos
En caso de querer especificar una financiera para un banco en particular, ZetaSoftware permite una segunda capa de detalle. Los códigos para los bancos son:
- BROU: 01
- CABAL: 02
- SCOTIABANK: 03
- SANTANDER: 04
- BBVA: 05
- PRONTO: 06
- HSBC: 07
- ITAU: 08
- CITIBANK: 09
- OCA: 10
- FUCAC: 11
- SANTANDER MOLINETES: 12
- SANTANDER SELECT: 13
Por ejemplo, para la financiera específica VISA del BROU, el código en ZetaSoftware podría ser VB y el texto asignado en las notas sería POS-02-1.
Mecanismos de Contingencia
En caso de no encontrar una financiera que contenga los códigos especificados, como POS-02-1 o POS-02, el sistema recurrirá a la financiera indicada como predeterminada en Parámetros Generales. Este diseño de redundancia asegura que las transacciones no se detengan debido a la falta de un código específico.
Implicaciones para la Gestión Financiera
La posibilidad de especificar códigos para tarjetas y emisores permite una adaptabilidad y precisión excepcionales. No solo facilita una gestión más eficiente de las transacciones, sino que también reduce el margen de error, fortaleciendo así la integridad financiera de la empresa.
Procedimiento de Cobro con tarjeta:
Una vez que el usuario ha emitido un comprobante y visualiza su representación impresa en formato PDF, encontrará una opción designada como «Cobrar con POS» en la esquina superior derecha. Este link, resaltado en azul, inicia el procedimiento de cobro.
Datos Requeridos para la Transacción
Tras hacer clic en el link de «Cobrar con POS», el sistema solicitará diversos parámetros para completar la transacción:
- POS: Es la Terminal POS predeterminada asociada a la Caja. Puede seleccionar otra terminal.
- Operación: Seleccione el Tipo de Operación que se solicitará realizar al POS.
- Se muestra la moneda, el número y el total de la factura.
- Pagar: especifique el monto a cobrar con la tarjeta de débito o crédito. Se sugiere el saldo en efectivo por cobrar.
- Comprobante: Se sugiere el comprobante de tipo Tarjeta de Crédito Recibida configurada previamente en Parámetros del Local.
- Financiera: Se solicitará si así está indicado en la configuración del Procesador. Se sugiere la entidad financiera configurada previamente en Parámetros Generales.
- Devolución de impuestos: Se solicitará en caso de que el Procesador asociado a la Terminal POS no soporte devolución del Tipo de Devolución de Impuesto asociado a la Transacción.
- Cuotas: Se solicitará en caso de que el Procesador asociado a la Terminal POS no soporte pedir cuotas en el POS y en el caso de que si soporte tenga definido en la Terminal POS que se solicite por el Sistema.
- Plan: Siempre se debe dejar este dato en cero.
Estos datos son fundamentales para asegurar que la transacción se realice de manera precisa y de acuerdo con las regulaciones vigentes.
Instrucciones Finales y Lectura de Tarjeta
Una vez que se han establecido estos parámetros y se ha presionado el botón «Confirmar», el sistema le indicará que pase la tarjeta de débito o crédito por el lector del POS. Este es el punto donde la transacción está a punto de concretarse, y es crucial para la validación de la tarjeta y la autorización del pago que permanezca en la pantalla.
Automatización de la Transacción
ZetaSoftware Gestión, una vez que se aprueba la transacción, llevará a cabo una serie de acciones automáticamente:
- Modificará la forma de pago del comprobante inicial considerando la indicada en Parámetros del Local.
- Generará un voucher con los datos específicos de la transacción. Para ello se utilizará el comprobante indicado en Parámetros del Local.
- Vinculará el voucher con el correspondiente comprobante, que puede ser una venta contado o un recibo de cobranza.
Especificaciones de GEOCOM – FISERV para Devolución Contado
Si el usuario está generando un comprobante de tipo «Devolución Contado», se desplegará una opción adicional en este menú que permitirá seleccionar si se trata de una «Anulación» o una «Devolución» de la transacción previamente realizada. Debe seleccionar «Anulación» cuando aún no haya cerrado el lote de la venta que originó la devolución contado. Si generó una devolución contado de una venta incluida en un lote ya cerrado, debe seleccionar «Devolución».
Automatización de la Transacción
Después de realizar la lectura de la tarjeta, si la transacción se aprueba, ZetaSoftware llevará a cabo las siguientes operaciones automáticamente:
- Modificación de la forma de pago en el comprobante original.
- Generación de un voucher digital que servirá como constancia de la transacción.
- Vinculación del voucher con el comprobante original.
