Contactos, Clientes y Proveedores

Los sistemas de gestión de contactos, como el ofrecido por ZetaSoftware, están diseñados para centralizar y simplificar la administración de la información de los clientes y proveedores. Dicha centralización ayuda a evitar la redundancia de datos y facilita la eficiencia operativa al proporcionar un repositorio central de información de contactos accesible.

Ventajas de unificar la información relevante de los contactos

• Evitar duplicados: En muchas organizaciones, es común que un mismo contacto actúe como cliente y proveedor al mismo tiempo. Sin una unificación de la información, estos contactos podrían aparecer en dos tablas separadas, lo que dificulta la gestión eficaz de la información y puede provocar errores y confusiones. Al unificar los datos en una sola tabla, ZetaSoftware asegura que cada contacto se registre una sola vez, reduciendo la posibilidad de información duplicada.
• Visión completa del contacto: Unificar la información del contacto permite una visión más completa de la relación con dicho contacto. Por ejemplo, si un proveedor también es un cliente, es importante conocer ambos aspectos de su interacción con la empresa para entender completamente la relación.
• Eficiencia operativa: Al disponer de un único lugar donde encontrar toda la información del contacto, se puede acceder a estos datos de manera más rápida y eficiente, ahorrando tiempo y recursos.
• Mejora de la comunicación interna: Unificar la información en una sola tabla facilita la comunicación interna en la empresa, ya que todos los departamentos acceden a la misma información.

Sobre la configuración de los Contactos, Clientes y Proveedores

En ZetaSoftware, la configuración de los Contactos, Clientes y Proveedores se realiza a través de una serie de paneles y campos de datos. A continuación, se detallan los principales paneles y campos:

Panel de Identificación

Este panel recoge los datos más básicos y fundamentales del contacto, pero también presenta ciertas peculiaridades que facilitan el uso del sistema.

• Código: El código del contacto actúa como una clave única que permite su identificación inmediata en el sistema. Cada cliente debe tener un código alfanumérico único de hasta 10 caracteres. Es importante recordar que este código no se puede modificar una vez que se ha confirmado el contacto, por lo que se recomienda planificar un esquema de codificación que permita mantener el orden y la coherencia en la lista de contactos.
  Por ser un dato alfanumérico, si quiere mostrar los contactos ordenados por código, sugerimos que le de el mismo largo y cantidad de caracteres a cada código. Por ejemplo, se sugieren cinco caracteres empezando por el 00001 así podrá continuar por el 00002 hasta el 99999.
• Nombre / Razón Social: La razón social es el nombre oficial y legal del contacto, mientras que el nombre comercial o de fantasía puede ser diferente y se utiliza en las operaciones comerciales cotidianas. Ambos campos pueden ser llenados con la misma información si el contacto no tiene un nombre comercial. Las búsquedas rápidas de contactos se realizan por el campo Nombre. Por lo que sugerimos incluir en este campo la Razón Social, además del Nombre comercial, cuando difieren. Esto facilitará las búsquedas.
• N° y Tipo de Documento: En este campo se indica el tipo de identificación fiscal que utiliza el contacto y el N° correspondiente. Dependiendo del país, puede ser la cédula, el RUT o incluso ninguna. Por ejemplo, si el país NO es Uruguay, no serán válidos Cédula y/o RUT. Si el país es Uruguay, no podrá ingresar Pasaporte, NIFE o DNI.
• Es cliente / Es proveedor: Aquí se indica si el contacto es un cliente, un proveedor, ambos o ninguno de los dos. Esta distinción es fundamental, ya que no sólo clasifica al contacto, sino que también activa la creación de registros en las tablas de Datos Comerciales, permitiendo almacenar información específica según sea cliente o proveedor. Se puede marcar que un contacto es cliente y/o proveedor en cualquier momento, no solo al agregar un nuevo contacto. Por ejemplo, si un contacto es cliente pero no es proveedor, modificando el registro y marcando que es proveedor, ya quedaría activo y los datos comerciales del proveedor creados.
• Contacto Activo: Esta opción es útil para indicar si el contacto está actualmente activo. En caso de que un contacto deje de ser cliente o proveedor pero no pueda ser eliminado del sistema debido a documentos vinculados, puede marcarse como inactivo para evitar que aparezca en las listas de clientes o proveedores activos.

Panel de Ubicación

Este panel es esencial para registrar información precisa sobre la ubicación física del contacto, ya que puede influir en aspectos como las condiciones de entrega, la facturación o incluso el cumplimiento de ciertas obligaciones fiscales.

• País, departamento, localidad, dirección, entre otros datos, se deben completar con la mayor precisión posible para asegurar una comunicación y una operación comerciales efectivas.
  Hay que tener presente que no todos los países vienen configurados en ZetaSoftware, por lo tanto, antes de crear el contacto se debe tener creado el país y departamento respectivo al cual pertenece.

Panel de Clasificación

Este panel permite categorizar a los contactos según distintos criterios que pueden ser útiles para el análisis y la gestión de la empresa.

• Giro, Grupo, Origen, Propietario: Todos estos campos pueden ser personalizados en la Configuración del sistema para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa. Por ejemplo, el campo «Giro» puede utilizarse para indicar la industria o el sector en el que opera el contacto, mientras que el campo «Grupo» puede utilizarse para agrupar a los contactos según su relación o su comportamiento comercial. El campo «Origen» puede servir para indicar cómo se estableció el contacto inicial con el cliente o proveedor.
• Propietario: Este dato asigna un usuario responsable para cada cliente o proveedor. Los usuario propietarios pueden ver, modificar y utilizar esos contactos, mientras que los no propietarios solo pueden trabajar con contactos sin propietario asignado. Los administradores tienen acceso completo a todos los contactos, garantizando seguridad y control en la gestión de la información.

Sucursales

En el caso de que un contacto tenga varias sucursales o ubicaciones, ZetaSoftware permite registrar todas ellas en el mismo contacto. Esto facilita la gestión de la información y evita la creación de registros duplicados. Al hacerlo, se pueden asignar facturas a diferentes sucursales del mismo contacto, bajo el mismo código de contacto, y con diferentes números de sucursal. Esto es especialmente útil para emitir estados de cuenta unificados, en lugar de tener que emitir diferentes estados de cuenta para cada sucursal.

Personas

Este panel permite registrar las personas vinculadas al contacto, que generalmente será una empresa. Esto es útil para mantener un registro de las personas que trabajan en esa empresa, con sus respectivos cargos, fechas de cumpleaños, etc. Se puede acceder a estos datos a través del botón «Personas» en la grilla de Contactos, y se puede utilizar como una agenda rápida de consulta, por ejemplo para saber quienes cumplen años hoy.

Notas y Campos Adicionales

En esta sección, se puede ingresar cualquier otra información relevante del contacto. Las notas pueden ser útiles para proporcionar detalles adicionales sobre las transacciones comerciales con el contacto, mientras que los Campos Adicionales, que deben ser configurados previamente, pueden almacenar cualquier otro dato que sea importante para la gestión de la empresa.

Cada uno de estos elementos de configuración proporciona a los usuarios de ZetaSoftware la capacidad de adaptar el sistema a sus necesidades comerciales específicas y de asegurar que la información de los contactos se gestione de manera eficaz y eficiente.

Sobre el manejo de los Datos Comerciales

Los datos comerciales específicos de los clientes y proveedores se guardan en tablas separadas, aparte de la tabla de Contactos. Esto es beneficioso porque cada tipo de relación comercial (cliente o proveedor) requiere diferentes conjuntos de datos. Por ejemplo, para los clientes, es posible que se necesite información sobre los límites de crédito, los descuentos otorgados y el precio de venta especial. Por otro lado, para los proveedores, puede ser necesario registrar condiciones de pago diferentes para el mismo contacto cuando es cliente, lo mismo con los porcentajes de descuentos, o configurar el código contable.

Datos Comerciales del Cliente

Estos datos representan información adicional que se puede ingresar para cada cliente en ZetaSoftware, permitiendo clasificarlos y gestionarlos de forma más eficaz.

• Categoría: Las categorías permiten clasificar a los clientes según distintos criterios que pueden ser útiles para el análisis y la gestión de la empresa. Por ejemplo, pueden agruparse por sector de actividad, volumen de compras, región geográfica, etc. Este campo es personalizable y adaptable a las necesidades específicas de cada empresa.
• Local: El Local es un campo que se utiliza para indicar la sucursal de la empresa que gestiona cada cliente. Esto puede ser útil para empresas con varias sucursales o almacenes, ya que permite asignar cada cliente a un local específico y facilita la gestión de las ventas. Al agregar un cliente se sugiere el Local que seleccionó el usuario al ingresar a ZetaSoftware. Es posible indicar que el cliente no se muestre en Comprobantes por Cliente al trabajar en un Local de la empresa diferente del asignado.
• Contabilidad: Este campo se utiliza para indicar la cuenta contable asociada a cada cliente. Esta cuenta se utilizará para generar automáticamente los asientos contables correspondientes a las facturas de venta y otros documentos comerciales que involucren a este cliente. No obstante en ZetaSoftware, entendemos que la eficiencia y la simplificación son claves para una gestión contable efectiva. Por tanto, no requerimos que se asigne una cuenta contable individual para cada cliente. En lugar de ello, sugerimos la utilización de una cuenta general para Deudores por moneda. Esta práctica reduce la complejidad de la contabilidad y limita la proliferación de cuentas, manteniendo la contabilidad más concisa y manejable. Esta configuración no compromete la capacidad de realizar un seguimiento detallado de las transacciones de cada cliente. De hecho, ZetaSoftware proporciona un módulo de Gestión PyME que ofrece reportes detallados, permitiendo obtener el estado de cuenta, movimientos y saldos de cada cliente de forma individualizada. Esta estrategia de contabilización proporciona un equilibrio óptimo entre la precisión de los detalles y la simplicidad de la gestión contable. Así, los usuarios pueden beneficiarse de una contabilidad más resumida y menos saturada de cuentas, a menos que la especificidad del caso justifique la necesidad de un registro contable más detallado. Esto contribuye a mantener un sistema de contabilidad claro, organizado y funcional, evitando la sobrecarga de datos innecesarios.

Ventas y Facturación

Estos campos permiten definir y gestionar las condiciones comerciales asociadas a cada cliente, simplificando el proceso de venta y facturación.

• Vendedor: Aquí se puede asignar a un empleado específico como el vendedor o representante de ventas que gestiona la relación con el cliente. Este dato puede ser útil para calcular comisiones, analizar el rendimiento de ventas, y gestionar la relación con el cliente. El vendedor se sugerirá en la factura cada vez que se le venda al cliente.
• Precio de Venta: Este campo permite definir el precio de venta predeterminado que se utilizará en las facturas de venta para este cliente. Esto puede ser útil para clientes con acuerdos de precios especiales.
• Condiciones de Pago: Aquí se pueden definir las condiciones de pago predeterminadas para este cliente. Esto simplifica el proceso de facturación y ayuda a gestionar el flujo de caja de la empresa.
• Tipo de Descuento: ZetaSoftware permite definir varios tipos de descuentos, que pueden aplicarse individualmente o en combinación. Este campo permite definir el tipo de descuento predeterminado que se aplicará a las facturas de venta para este cliente.
• Porcentajes de Descuento: En este campo se pueden definir los porcentajes de descuento que se aplicarán a las facturas de venta para este cliente. Es importante destacar que el Tipo de Descuento descrito anteriormente tiene prioridad sobre estos porcentajes de descuento, por lo que si ambos están configurados en el cliente, tomará los establecidos por el Tipo de Descuento.
• Exento de IVA: Si el cliente está exento de IVA, puede indicarse aquí para que el sistema no aplique IVA a las facturas de venta para este cliente.
• Texto Predefinido: Este campo permite ingresar un texto que aparecerá en pantalla al facturar al cliente, y además, si es necesario, podrá salir impreso en las facturas.
• Emails para envío de CFEs en formato PDF: Aquí se pueden ingresar las direcciones de correo electrónico a las que se enviarán las CFEs en formato PDF. Para ingresar varias direcciones de correo electrónico, deben separarse con un punto y coma.

Topes de Crédito

Estos campos permiten definir los límites de crédito para cada cliente, lo que puede ayudar a gestionar el riesgo crediticio y el flujo de caja de la empresa.

• Moneda: Este campo permite seleccionar la moneda en la que se establece el límite de crédito para el cliente. Esto puede ser útil para empresas que operan en múltiples divisas.
• Importe: Aquí se puede definir el importe máximo del límite de crédito para el cliente. Esto es el importe máximo que el cliente puede tener pendiente de pago en cualquier momento, y puede ser útil para controlar el riesgo crediticio. Si al facturar una venta crédito el cliente supera su tipo de crédito, no será posible Emitir dicha factura, hasta tanto no se libre el crédito necesario.
• Tope en días de atraso: Este campo permite definir el número máximo de días que una factura puede estar atrasada antes de que el cliente exceda su límite de crédito. Los días de atraso se cuentan a partir del vencimiento de la factura adeudada. Como en el caso anterior, no es posible Emitir una venta crédito si el cliente supera su límite de días de atraso.

Datos Comerciales del Proveedor

Al igual que con los clientes, los datos comerciales de los proveedores permiten agrupar y gestionar de manera eficiente a los proveedores según varios criterios. Estos son los campos clave:

• Categoría: Al igual que con los clientes, los proveedores se pueden agrupar por categorías. Esto podría ser por tipo de producto o servicio que ofrecen, la ubicación geográfica, tamaño de la empresa, entre otros. Esto facilita el seguimiento, la gestión y el análisis de los proveedores según las necesidades de la empresa.
• Condiciones de Pago: Este campo permite establecer las condiciones de pago preferidas o acordadas con cada proveedor. Este campo es crítico para la gestión de las obligaciones de pago y el flujo de efectivo de la empresa.
• Local: Este campo se utiliza para indicar la ubicación o el almacén de la empresa que interactúa con cada proveedor. Es especialmente útil para empresas con múltiples ubicaciones o almacenes, ya que facilita la gestión de las compras y el inventario.
• Porcentajes de Descuento: Al igual que con los clientes, se puede establecer porcentajes de descuento predefinido con cada proveedor. Esto se reflejará automáticamente en las facturas de compra cuando se hagan pedidos a este proveedor.
• Importes con IVA incluido, sin IVA incluido, o exentos: Este campo permite definir si los precios proporcionados por el proveedor incluyen IVA, no incluyen IVA, o están exentos de IVA. Esto es vital para el cálculo correcto de los impuestos en las facturas de compra.
• Texto Predefinido: Este campo permite ingresar un texto que aparecerá en pantalla al ingresar comprobantes del proveedor. Esto podría ser información adicional sobre el proveedor, condiciones específicas del contrato, etc.
• Contabilidad: Este campo se utiliza para indicar la cuenta contable asociada a cada proveedor. Esta cuenta se utilizará para generar automáticamente los asientos contables correspondientes a las facturas de compra y otros documentos comerciales que involucren a este proveedor. No obstante en ZetaSoftware, entendemos que la eficiencia y la simplificación son claves para una gestión contable efectiva. Por tanto, no requerimos que se asigne una cuenta contable individual para cada proveedor. En lugar de ello, sugerimos la utilización de una cuenta general para Acreedores por moneda. Esta práctica reduce la complejidad de la contabilidad y limita la proliferación de cuentas, manteniendo la contabilidad más concisa y manejable. Esta configuración no compromete la capacidad de realizar un seguimiento detallado de las transacciones de cada proveedor. De hecho, ZetaSoftware proporciona un módulo de Gestión PyME que ofrece reportes detallados, permitiendo obtener el estado de cuenta, movimientos y saldos de cada proveedor de forma individualizada. Esta estrategia de contabilización proporciona un equilibrio óptimo entre la precisión de los detalles y la simplicidad de la gestión contable. Así, los usuarios pueden beneficiarse de una contabilidad más resumida y menos saturada de cuentas, a menos que la especificidad del caso justifique la necesidad de un registro contable más detallado. Esto contribuye a mantener un sistema de contabilidad claro, organizado y funcional, evitando la sobrecarga de datos innecesarios.
• Tipo de Contribuyente para eBoleta: Este campo se utiliza para indicar el tipo de contribuyente del proveedor para fines de eBoleta. Esto puede ser relevante para la correcta emisión y gestión de CFEs.