Solicitar y Cargar CAEs.
El manejo adecuado de las Constancias de Autorización Electrónica (CAE) es crucial para la operatividad fiscal de cualquier empresa que emite Comprobantes Fiscales Electrónicos (CFEs). El siguiente texto busca proporcionar una guía detallada y educativa sobre el proceso de solicitud e importación de CAEs dentro de ZetaSoftware, diseñada para asegurar la continuidad y el cumplimiento fiscal de su empresa.
Comprensión del CAE
El CAE es un requisito indispensable emitido por la Dirección General Impositiva (DGI) para la validación y emisión de CFEs. Este mecanismo reemplaza a las autorizaciones previas para la impresión de comprobantes físicos, adaptándose a la era digital y proporcionando un sistema más eficiente y seguro para la emisión de documentos fiscales. Cada tipo de CFE requiere su propio CAE, asegurando así la trazabilidad y la adecuación a las normativas vigentes. Existen diferentes tipos de CAEs para distintas operaciones, ventas consumidores finales (eTickets) o empresas (eFacturas), así como para la emisión de devoluciones y notas de crédito.
Procedimiento de solicitud y carga de CAEs
El proceso para solicitar un CAE consta de dos etapas: primero, la solicitud ante la DGI, y segundo, la importación del CAE en ZetaSoftware.
- Solicitud de un Nuevo CAE:
- Es imperativo monitorear la vigencia y el saldo de sus CAEs para prevenir interrupciones en la emisión de CFEs.
- La solicitud se realiza a través del portal web de la DGI, donde se deben seguir los pasos específicos para la obtención de este documento digital.
- En el portal Servicios en Línea de la página de DGI debe ingresar con RUT y contraseña.
- Dentro de las opciones de Servicios en Línea ir a la opción «eFactura – Constancia Comprobante Fiscal Electrónico – Solicitud» y seguir los pasos.
- Debe descargar el archivo .xml correspondiente al CAE desde la opción CAE que se presenta en la parte superior de la pantalla.
- La asistencia de un estudio contable puede ser necesaria, dependiendo de la complejidad del proceso y de los requerimientos específicos de la empresa.
- Importación del CAE en ZetaSoftware:
- Con el CAE ya obtenido, la siguiente etapa consiste en su importación a ZetaSoftware. Esta acción es esencial para la actualización del sistema y la reanudación de la emisión de CFEs.
- En la opción CFEs, Ir al Módulo CFEs, Configuración, CAEs encontrará el botón Importar. Deberá importar uno a uno todos los archivos xml de CAEs que haya obtenido o le haya enviado el estudio contable.
- Importación de CAEs de Contingencia en ZetaSoftware:
- Con el CAE de Contingencia obtenido deberán solicitar a una imprenta autorizada la impresión de las libretas que necesiten. El CAE de contingencia es único. De la totalidad de los números deberá indicar a la imprenta la cantidad de números que necesita para cada tipo de CFE. Por ejemplo si solicita en DGI 200 CAEs de contingencia, puede pedir a la imprenta dos libretas de 50 para eTicket Contingencia y dos libretas de 50 para eFactura Contingencia, de forma de poder generar ventas a consumidos finales y a empresas. La imprenta no debe preimprimir la forma de pago Crédito o Contado, para este dato debe tener un espacio para ser completado a mano al momento de facturar.
- Una vez que tienen las libretas, en la opción CFEs, Ir al Módulo CFEs, Configuración, CAEs seleccionar la opción Contingencia. Indicar el LOCAL (si tienen más de uno), el TIPO de CFE (e-ticket, nota de crédito de e-ticket, e-factura o nota de crédito de e-factura de contingencia), en los campos SERIE y NÚMERO «Desde» – «Hasta» completar con los datos de la libreta y tildar la opción «Ignorar control de Correlatividad». En el campo Emisión digitar la fecha (5 años antes del vencimiento que figura en la libreta, por ejemplo: si el vencimiento es 07/01/2029 la emisión es 08/01/2024), en el campo Nº Autorización digitar lo que está en el pie de imprenta en el campo Constancia Nº 9xxxxxxxxxx y en el campo Último N° Usado digitar cero (0)
