Casilla de correo para comunicación entre empresas
La casilla de correo para comunicación entre empresas es la dirección que se utiliza para el envío y la recepción de CFEs entre emisores electrónicos. Su función es permitir que ZetaSoftware procese automáticamente los comprobantes enviados y recibidos, reduciendo errores y asegurando una comunicación más estable entre las empresas.
Cuando una empresa trabaja con facturación electrónica, necesita una casilla de correo para intercambiar comprobantes con otras empresas. En ZetaSoftware, esta casilla se usa tanto para enviar CFEs emitidos al receptor como para recibir CFEs enviados por proveedores.
Anteriormente, lo habitual era trabajar con una casilla de Gmail creada exclusivamente para este fin. Actualmente, ZetaSoftware está migrando este proceso a casillas con dominio propio de Zetasoftware, con el objetivo de optimizar el procesamiento de los correos entre emisores y minimizar posibles errores a futuro. Estas casillas también son actualizadas en DGI cuando corresponde.
¿Para qué sirve esta casilla?
Esta casilla cumple un rol central en la comunicación entre emisores electrónicos:
- Enviar CFEs emitidos al correo registrado del receptor en DGI.
- Recibir CFEs de proveedores y permitir que ZetaSoftware los detecte para mostrar el comprobante detallado y el PDF.
- Recibir respuestas, aceptaciones o rechazos vinculados a la comunicación entre empresas.
Por este motivo, es importante que la configuración y la contraseña de esta casilla no se modifique.
Nuevo esquema de casillas con dominio Zetasoftware
La casilla de comunicación entre empresas ahora es creada directamente por ZetaSoftware con la siguiente nomenclatura:
cfes.recibidos+RUT@zetasoftware.com
Ejemplo:
cfes.recibidos+040349070015@zetasoftware.com
En esta dirección, el número corresponde al RUT del Emisor.
Si una empresa tenía anteriormente una casilla Gmail configurada para este proceso y esa casilla presenta errores o deja de funcionar correctamente, será reemplazada por una casilla con dominio @zetasoftware.com.
¿Cómo operan estas casillas dentro de ZetaSoftware?
CFEs emitidos
Cuando se emite un CFE desde ZetaSoftware, el sistema genera el comprobante, lo firma digitalmente, lo envía a DGI y luego prepara el envío al receptor. Para ese envío, ZetaSoftware utiliza la casilla configurada de comunicación entre empresas. El sobre electrónico se envía a la casilla registrada en DGI del receptor. El PDF se envía a la(s) casillas de correo configuradas para envío de PDF en el cliente.
CFEs recibidos
Los CFEs enviados por sus proveedores llegan a su casilla de comunicación entre empresas configurada en DGI. ZetaSoftware revisa periódicamente esa casilla, detecta los correos no procesados, verifica si contienen archivos adjuntos válidos y, si corresponden a sobres con CFEs, los muestra en la sección CFEs Recibidos.
¿Dónde se consulta la casilla configurada?
Para conocer cuál es la casilla de comunicación entre empresas configurada, debe seguir esta ruta:
- Ir a CFEs
- Entrar en Configuración
- Seleccionar Emisor
- Ir a la pestaña Correo entre emisores
¿Qué se pedía anteriormente?
En la modalidad anterior, ZetaSoftware solicitaba una casilla de Gmail creada específicamente para este uso y utilizada de forma exclusiva con la plataforma. La idea era que no estuviera configurada en otros dispositivos ni utilizada por otros usuarios, para evitar bloqueos, cambios de seguridad o interferencias en el procesamiento de los correos.
En esos casos, la empresa debía proporcionar la dirección de correo y su contraseña para realizar la configuración. Gmail era recomendado por su facilidad de uso, compatibilidad y estabilidad para este tipo de integración.
¿Por qué puede aparecer una notificación de error?
Las causas más habituales por las que la casilla puede dejar de funcionar son las siguientes:
- Se modificó manualmente algún dato de la casilla.
- Gmail bloqueó el acceso al sistema.
- La casilla realizó una cantidad alta de envíos en el día.
Ante cualquiera de estas situaciones la casilla será reemplazada por una casilla con dominio @zetasoftware.com para dar mayor estabilidad al proceso.
¿Qué hacer si la casilla no funciona?
Si recibe una notificación indicando que la casilla no está funcionando correctamente, no modifique la configuración de la casilla y contacte a soporte para revisión.
¿Qué pasa si la empresa usa una casilla de dominio propio?
La empresa puede utilizar una casilla con dominio propio, pero en ese caso la responsabilidad de la configuración técnica del servidor, los permisos de acceso y las restricciones de seguridad recae sobre la propia empresa.
Para estos casos, puede ser necesario proporcionar datos adicionales como usuario, contraseña, host y puertos SMTP/POP3, y realizar ajustes en el servidor de correo para permitir la conexión con ZetaSoftware.
Resumen rápido
- La casilla de comunicación entre empresas sirve para enviar y recibir CFEs entre emisores.
- Antes se solicitaba normalmente una casilla Gmail exclusiva para este proceso.
- Actualmente, las casillas Gmail están siendo reemplazadas por direcciones con dominio @zetasoftware.com.
- La nomenclatura actual es:
cfes.recibidos+RUT@zetasoftware.com. - Si una casilla Gmail presenta errores, será cambiada por una casilla con dominio Zetasoftware.
- La configuración puede consultarse en CFEs → Configuración → Emisor → Correo entre emisores.
- Si hay errores o notificaciones, debe contactarse con soporte.
