Historial del Contacto

El Historial de Contactos es una funcionalidad sumamente útil en ZetaSoftware que facilita el seguimiento de las interacciones y eventos asociados con un contacto en particular, ya sea un cliente o un proveedor. Se puede pensar en esto como un diario o bitácora de actividades vinculadas a un contacto específico.

En cada registro, sólo se requieren dos datos: la fecha y las notas. La fecha es importante para documentar cuándo ocurrió la interacción o el evento, mientras que el campo de notas brinda la libertad de describir en detalle lo que sucedió o se discutió.

Ejemplos:

• Seguimiento de consultas y problemas de los clientes: Un cliente llama a tu empresa con una consulta o problema. Puedes registrar los detalles de la conversación en el Historial de Contactos para que cualquier persona de tu equipo tenga acceso a ellos. Esta información será útil si el cliente llama nuevamente, ya que permitirá a tu equipo mantener una continuidad en la atención al cliente.
• Documentación de compromisos y promesas realizadas a los clientes: Si se hace una promesa a un cliente durante una conversación telefónica o una reunión, por ejemplo, ofrecer un descuento en su próximo pedido o realizar una entrega antes de una fecha determinada, puedes registrar esta información en el Historial de Contactos. Esto ayudará a tu empresa a mantener un seguimiento de sus compromisos y asegurarse de que se cumplan.
• Registro de interacciones con proveedores: Si tienes una conversación o reunión con un proveedor, donde se discuten temas como las condiciones de contrato, los plazos de entrega, las condiciones de pago, etc., puedes registrar esta información en el Historial de Contactos. Esto te ayudará a tener una visión clara de tus acuerdos con cada proveedor.
• Registro de quejas y resoluciones: Si un cliente llama con una queja, puedes registrar los detalles en el Historial de Contactos. Esto te permitirá seguir el progreso de la resolución de la queja y asegurarte de que se maneje de manera efectiva y en un tiempo adecuado.

Esta funcionalidad permite a los usuarios ver, modificar, eliminar y exportar a Excel estos registros, proporcionando un historial detallado y accesible de todas las interacciones con cada contacto. Al centralizar esta información, se facilita la coordinación entre miembros del equipo y se mejora la gestión de relaciones con los clientes y proveedores.

Por tanto, el Historial de Contactos actúa como una herramienta de gestión de la relación con los clientes (CRM) simple pero efectiva, permitiendo a las empresas mantener un registro detallado y ordenado de sus interacciones con clientes y proveedores.