Roles de Usuarios

En ZetaSoftware, la asignación de roles de usuario es un proceso crucial que permite a cada empresa personalizar no sólo qué usuarios podrán acceder y trabajar en su entorno, sino también el rol que desempeñarán, el cual se define de acuerdo al permiso asignado.

A cada empresa de ZetaSoftware se le pueden asignar no sólo qué usuarios van a acceder y trabajar en ella, sino también que rol van a cumplir dentro de la misma, donde dicho rol estará definido según el permiso que se les haya asignado. El rol con su correspondiente permiso, le dirá al sistema a qué opciones y funcionalidades de ZetaSoftware podrá ingresar y utilizar, y a cuáles no.

Por ejemplo, el Usuario Zacarias@mail.com puede tener un rol dentro de la empresa A como Administrativo, y otro rol en la empresa B como Contador (ver Seleccionar Empresa). En este caso, cuando el Usuario Zacarias@mail.com se identifica en ZetaSoftware e ingresa a cualquiera de los módulo de Gestión, Facturación o Contabilidad, se le preguntará con cuál de las dos empresas ingresará, si a la A o a la B, ya que en ambas tienen un rol asignado. Dependiendo de ese rol, es que podrá ingresar y trabajar a las diferentes funcionalidades y opciones del sistema.

Asignar Rol a un Usuario

1. Rol Usuario: El dato «Rol de Usuario» guarda el nombre del Usuario de ZetaSoftware vinculado a ese rol específico dentro del sistema. Esta opción permite editar el nombre para reflejar más claramente la función del usuario. Al crear un nuevo rol, el sistema sugiere el nombre del Usuario de ZetaSoftware como identificación predeterminada; sin embargo, es posible y recomendable modificarlo para dar mayor contexto. Por ejemplo, si el usuario de ZetaSoftware se llama Juan Pérez, el sistema propondrá “Juan Pérez” como nombre del rol, pero se puede personalizar como “Juan Pérez (Contador)” para indicar claramente el rol desempeñado por el usuario. Esto facilita la identificación y comprensión de los distintos roles en la interfaz de usuarios.
2. Email: Lo primero es indicarle el email del Usuario ZetaSoftware al cual se le va a asignar un rol dentro de la empresa. Se verificará que exista el email (ver Registro de Usuario) y se mostrará el nombre del mismo. Este nombre no es relevante, se puede modificar pero no tendrá uso posterior.
3. Permisos: En este punto es donde se le asigna el Permiso y se configuran opcionalmente otras restricciones de acceso. Lo primero es indicarle el Tipo, el cual puede ser:
   • Administrador: Tiene total acceso sin restricciones de ningún tipo a todas las funcionalidades de ZetaSoftware. El rol con código 1 siempre será de tipo Administrador. Sin embargo, es posible definir otros roles de tipo Administrador en la empresa. El rol Administrador puede dar de baja (desactivar) otros usuarios y crear nuevos roles para los usuarios que su Plan tenga contratado.
   • Supervisor: A diferencia del Administrador, no podrá AGREGAR nuevos roles en la grilla ni desactivar usuarios con roles asignados.
   • Operador: Los accesos a las funcionalidades de ZetaSoftware estarán restringidas según el Permiso de Acceso que se le asigne, además no podrá entrar a la grilla de Roles de Usuarios.
4. Otras restricciones
   • Caducidad: Ingresando una fecha en este dato se le dirá a ZetaSoftware que el usuario tendrá acceso mientras la fecha del día sea menor a la de caducidad.
   • Horario: Puede establecer un rango de horas entre las cuales el usuario tendrá acceso a la empresa.
   • Chat con Soporte: Le indica a ZetaSoftware si el usuario tienen acceso al Soporte Online dentro de la aplicación.
5. Otros datos
   • Local: Si se le asigna un local comercial o sucursal al usuario, al momento de entrar a la empresa no se le permitirá seleccionar otro local que no sea el asignado.
   • Caja: Si se le asigna una caja al usuario, al momento de entrar a la empresa no le permitirá seleccionar otra caja que no sea la asignada.
   • Centro de Costos: A todos aquellos comprobantes o asientos que registre el usuario, se le sugerirá el centro de costos definido aquí
   • Vendedor: Si se asocia un vendedor al usuario, el mismo será sugerido en el módulo de Oportunidades de Venta y en las Facturas de Venta (siempre y cuando el cliente no tenga su propio vendedor asignado).
   • Notas: Para registrar cualquier tipo de comentario.
6. Resumen: En este punto se muestra un resumen de todas las opciones seleccionadas para confirmar las mismas o modificarlas con la opción Editar. Pulsando el botón Crear se procese a generar el nuevo rol del usuario en la empresa con el correspondiente envío de email de notificación, para que dicho usuario sepa que se le ha dado acceso a la empresa.

Restricciones de Visualización y Acceso

• Solo los usuarios de Tipo ADMINISTRADOR o SUPERVISOR podrán entrar a la grilla de Roles de Usuarios.
• El usuario con el Código 1 siempre será ADMINISTRADOR y no podrá ser eliminado.
• Solo el usuario con el Código 1 podrá cambiar las casillas de correo de cualquier otro usuario.
• Solo los usuarios de Tipo ADMINISTRADOR podrán agregar nuevos roles o cambiar cualquiera de los ya existentes.
• Los usuarios que sean tipo ADMINISTRADOR o SUPERVISOR, no podrán tener fecha de Caducidad u horario restringido.
• Los usuarios de Tipo SUPERVISOR no verán en la grilla a los usuarios de Tipo ADMINISTRADORES.
• Los usuarios de Tipo SUPERVISOR solo podrán asignar Tipo GENERAL a otros usuarios.
• Los usuarios de Tipo GENERAL no tendrán acceso a la grilla de Roles de Usuarios.

Acciones de la grilla

Lo primero que hay que aclarar es que a la grilla solo acceden los usuarios de tipo Administrador (que verán a todos los demás usuarios) o los de tipo Supervisor (que no verán a los usuarios Administradores).

• Ver: Esta opción se muestra cuando el código de usuario es mayor a 1 y el usuario está Activo, el usuario que está trabajando es del tipo Supervisor y al que quiere ver es Operador. Si el tipo de usuario que está trabajando es del tipo Administrador podrá ver todos excepto el del usuario 1.
  Esta opción no está disponible en el módulo de Facturación Profesional.
• Modificar: Esta opción permite editar y modificar los datos del rol. Se deben cumplir una serie de condiciones para que esta opción esté habilitada. Por ejemplo, el rol 1 podrá modificar cualquier registro; el usuario deberá estar activo; los Supervisores solo podrán modificar datos de los Operadores.
• Eliminar: El usuario a eliminar debe tener código mayor a 1, estar activo, no ser el usuario que está logueado en ese momento, y si el usuario que lo quiere eliminar es Supervisor, el a eliminar debe ser Operador.
  Los usuarios del Tipo Administrador podrán eliminar a cualquiera menos al usuario con código 1. El usuario a eliminar no debe haber registrado ningún comprobante.
• Historial: El usuario 1 podrá ver el Historial de cualquier otro usuario. Los usuarios del tipo Administrador o Supervisor podrán ver el Historial de cualquier usuario menos el del 1. Los demás podrán ver solo su historial de entradas y salidas al sistema.
• Comprobantes Vinculados: Esta opción permite visualizar todos los comprobantes, sin importar el tipo, que han sido ingresados o modificados por el usuario actual según su rol. Los comprobantes se muestran en una grilla ordenada por fecha y hora de registración.
• Borrar Parámetros Informes: Si el usuario logueado es el 1 podrá borrar los parámetros de cualquier otro usuario. Si es Administrador (pero no el usuario 1) podrá también ejecutar el borrado. Los demás podrán borrar solo su historial.
  El historial es el que guarda los parámetros de cada reporte emitido, con el fin de sugerirlos en la próxima vez que sea usado.
• Cambiar Email: El usuario al cual cambiarle el email debe estar Activo, y solo lo podrá hacer el usuario con código 1.
• Inactivar Usuario: Solo podrán inactivarse los usuarios con código mayor a 1, por los usuarios que son del tipo Administrador. No podrá inactivarse el usuario que en ese momento está logueado. Si se desea saber cuando fue inactivado un Rol de Usuario y conocer quién ejerció dicha acción, se debe agregar la columna Notas en la grilla, ya que en ese dato se guarda dicha información.