ZetaLibra: Resumen de Actualizaciones 2.0

En esta entrada resumimos las correcciones y mejoras que se han introducido en ZetaLibra desde la versión 2.0 en adelante.

Estas entradas fueron registradas previamente en el Blog de ZetaLibra. No obstante, la idea es utilizar el sitio  www.zetalibra.info/actualizaciones como Wiki de la aplicación dónde se irá documentando todo lo referente a ZetaLibra, por lo que el Blog de dicho producto deja de tener sentido y será discontinuado en breve.

 
Más datos en Concepto del Asiento
Cuando se generan los asientos automáticamente a partir de los comprobantes registrados, se graba en el Concepto de cada asiento, el nombre del Cliente o Proveedor asociado al comprobante, siempre y cuando tenga uno y el espacio de hasta 50 caracteres lo permita. El nombre aparecerá al final luego de los datos de identificación del comprobante. Ejemplo: Factura AC12345 – Zetasoftware S.R.L.

Agenda de Tareas
Se agregó en la Agenda la opción de ver y/o modificar los registros de tareas que el usuario activo asignó a otro uuario. Hasta el momento solo se podían editar las tareas del propio usuario activo. A partir de esta versión es posible ver que tareas se asignó a otro usuario y ver su estado o modificar los datos del registro.

 
Nueva herramienta de Duplicación y Emisión de Facturas
Se ha creado una nueva herramienta administrativa que permite seleccionar las facturas de venta a una fecha determinada para luego duplicarlas automáticamente con una nueva fecha.

Este utilitario es ideal para aquellas empresas que mensualmente emiten las mismas facturas cambiando únicamente la fecha de emisión.

Se creó además un nuevo Permiso de Usuario para habilitar el acceso a esta nueva herramienta.

Histórico de Artículos a Excel
Desde la ficha de comprobantes por artículo, al listar el Histórico, es posible indicarle al sistema que genere un archivo XLS con el resultado del reporte. De esta forma se obtiene el listado no solo en formato PDF sino también en formato XLS.

Exportación de Contactos a Excel
Se amplió la cantidad de datos exportados de los contactos. Ahora se muestran en el archivo XLS generado los datos de la ficha de clientes y proveedores (descuentos especiales, condiciones de pago, etc.).

Documentos Recibidos: Fecha de Cambio de Estado 
Cuando se emiten los reportes de documentos recibidos (cheques, tarjetas y otros documentos) y se le marca la opción de Generar archivo Excel, se muestra una nueva columna con la fecha en que cada documento dejó de estar en Cartera.

Versión 2.2.10

Fecha de Entrega de Mercadería
En los comprobantes del tipo Ventas Crédito y Contado, Compras Crédito y Contado, Movimientos de Stock y Proveedores, que tengan además marcada la opción de «Pendientes de facturación/remisión» en la tabla de Comprobantes, se mostrará un nuevo dato en el cabezal llamado «Entrega».

Este nuevo campo podrá almacenar opcionalmente una fecha diferente a la fecha del documento, para establecer una fecha de entrega de la mercadería. Posteriormente, en los informes de Facturas/Remitos Pendientes, es posible filtrar los comprobantes que tengan determinada fecha en el campo Entrega. De esta forma es posible saber, por ejemplo, que se facturó el mes corriente y que aún está pendiente y con fecha de entrega a un determinado día.

Generación de Asientos
Para los comprobantes de compras y ventas, cuando existían varias tasas de IVA involucradas en el comprobante, los asientos se generaban mal ya que acumulaban los subtotales bajo una misma cuenta.

Versión 2.2.09
 

Corrección en Remitos Automáticos
Quedaban comprobantes incorrectamente marcados como «Pendientes» de remisión o facturación cuando en realidad todos sus artículos ya habían sido remitidos o facturados.

Se corrigió este error de la herramienta tanto para comprobantes de clientes como de proveedores para que no siga sucediendo. Aquellos comprobantes anteriores al arreglo deben ser corregidos manualmente. Para ello es necesario en cada comprobante ingresar una nueva línea y luego borrarla. Esto hace que el sistema valide el comprobante en su totalidad sacándole el estado de «Pendiente».

Cotización de Monedas (Ecuador)
No se estaba habilitando el link Cotizaciones en la Tabla Monedas, por lo que no le permitía al usuario ingresar los tipos de cambio diarios de las monedas extranjeras (aquellas con código mayor a 1).
Esto sólo sucedía cuando el país configurado en los Parámetros Generales no era Uruguay.

Regeneración de Cuotas al eliminar Recibo
Al borrar un comprobante vinculado a un crédito, por ejemplo al eliminar un Recibo de Cobranza, no se estaban generando correctamente los cuotas de la factura crédito vinculada. El error acontecía cuando el importe del recibo era mayor al de las cuotas.

Informes de Comprobantes Pendientes
En dichos listados, cuando se marcaba la opción de Exportar a Excel y se seleccionaba el tipo de comprobante Factura Crédito), se mostraban los importes en negativo. Esto sucedía tanto para los pendientes de Clientes como los de Proveedores.

Versión 2.2.08

Usuario en Asientos
Cuando se registraban asientos manualmente y no desde la herramienta de generación automática, los asientos quedaban sin código de usuario asignado. Este error fue corregido, no obstante hay que ejecutar la herramienta de Validar Asientos para que los registros anteriores sin código de usuario graben el código del usuario que está logueado al sistema.

 
Ranking
Tanto en el ranking de clientes como en el de proveedores o artículos, se estaban mostrando siempre todos los registros sin tomar en cuenta el rango de códigos (clientes, proveedores o artículos) para el reporte.Esto ha sido corregido.

Formas de Pago (Documentos) con múltipes registros
Hemos encontrado un comportamiento errático cuando el usuario desea registrar en las formas de pago (link Documentos) varios registros. Dicho comportamiento no tiene un patrón específico ya que funciona bien en algunos clientes y en otro no, ambos usando el mismo navegador.

Como solución alternativa sugerimos lo siguientes: Si por ejemplo la forma de pago es con 5 Cheques Recibidos y el usuario quiere registrar cada cheque en un registro (y no todos acumulados en un solo registro), sugerimos entonces que primero pulse el botón + 5 veces para crear los 5 registros vacíos, y que luego proceda al ingreso de los datos en cada uno de ellos. Esto funciona.

 
Tabla: Plan de Cuentas
Se deja de visualizar el campo Presentación cuando el país configurado es Uruguay. Cuando el país configurado es Ecuador sigue como antes.

Facturación por medio de XLS
Se agrega el Nº de Cuota como un dato posible de mostrar en la emisión de facturas por medio de diseños confeccionados con plantillas XLT de Excel.

Se agregeó además la opción de que el usuario vea el diálogo de impresión antes de que salga por impresora para que se pueda elegir el destino de la impresión.

Informes de Ventas por Cliente y Compras por Proveedor
Cuando se selecciona la opción de Generar Archivo Excel (sin marcar detalle de comprobantes) se muestran en el archivo XLS generado el usuario que registró la factura, con la fecha y hora de registración.

Saldos Mensuales por Cuentas
No se estaba pudiendo filtrar por local comercial. Nunca se mostraba el parámetro Local para filtrar los asientos.

Nueva Herramienta: Correr Saldos de Caja
Corre los saldos iniciales de todas las cajas a una determinada fecha con el fin de agilizar la emisión del reporte de Planilla de Caja. De esta forma para saber el Saldo Anterior en dicho reporte no es necesario recorrer todos los movimientos desde el inicio.

Informes Stock Actual sin límite de depósitos
En dicho reporte es posible seleccionar todos los depósitos de todos los locales. En la generación XLS se muestra un detalle del stock actual en cada uno de ellos. 

Control de Stock en Punto de Venta Web
No se estaba haciendo el control de no permitir vender artículos sin stock.

Modo «espera» al ejecutar proceso
No estaba funcionando el «modo espera» al ejecutar un proceso. El «modo espera» es cuando el usuario ejecuta un proceso y la pantalla queda apagada hasta que el proceso finaliza. Este comportamiento es fundamental ya que evita interrupciones hasta no finalizar correctamente lo que se está procesando.

Balance: Generación de archivo XLS
No estaba generando correctamente el archivo de formato XLS cuando se indicabada dicha acción. Aparecía el link para abrir el archivo y al dar clic mostraba una pantalla de error.

Informe Previsión de Compras
No se estaban pasando correctamente los parámetros de filtro al reporte lo cual hacía que este último no mostrara ningún dato.

Informe Compras por Artículo
Cuando se marcaba la opción de Detallar Comprobantes se mostraba en la lína del nombre del artículo el importe y cantidad de la primera línea del detalle, lo cual confundía la suma de montos y totales generales del artículo. Luego de la corrección solo se muestra el código y nombre del artículo.

Consulta de Artículos Similares
El sistema no estaba mostrando los artículos similares cuando se hacía clic en el link de la consulta. La misma siempre aparecía vacía.

 
Herramienta Facturación Automática: 
Los comprobantes que se generaban con dicha herramienta luego no podían eliminarse.

Informe de Ventas por Artículo: 
Los totales generales siempre los mostraba con 5 decimales aunque la empresa trabajará con 2 decimales.

Tope de Crédito: 
Cuando la empresa toma para el cálculo del tope de crédito los días de atraso en lugar de los importes, estaba tomando las cuotas que ya estaban pagas en lugar de omitirlas. Se mejoró además que pueda combinarse tanto el tope de crédito en dinero como en días de atraso validando ahora ambos datos.

Vigencia de Precios de Venta
Al ingresar nuevas facturas de ventas el sistema no estaba considerando la fecha de vigencia de los tipos de precios, por lo tanto, si un precio no estaba vigente, el sistema igual lo sugería y era posible facturar con él.

Cálculo de Retenciones (Ecuador)

Hemos liberado la versión 2.2 en ZetaLibra Online. Esta versión ya se estaba instalando en su versión licenciada u Onsite, pero aún no se había implementado en el servicio SaaS de ZetaLibra.

A continuación hacemos un resumen de los cambios y mejoras más relevantes que se han implementado:

Lote de 20 caracteres: Se agrandó el tamaño del campo Lote para que pueda almacenar hasta 20 caracteres. Anteriormente podía guardar hasta 15 caracteres.

Nuevo permiso para asignar tareas: Se agregó un nuevo campo en los Permisos Generales para habilitar al usuario a asignarle tareas a otro usuario.

Permiso para reimprimir facturas: Se agregó un nuevo campo en los Permisos Generales para habilitar al usuario a reimprimir una factura que ya fue emitida.

Eliminación de campo Vencimiento de Tareas: Se eliminó de la base de datos el campo Vencimiento de las Tareas Agendadas. Se tomará como única fecha la fecha-hora que se pide al principio del formulario.
 
Local en Numerador de Impresión: En la tabla Numeradores de Impresión se agregó un nuevo campo para guardar el Local Comercial al cual pertenece el Numerador. Es posible dejar vacío dicho campo para decirle al sistema que el Numerador es usado por comprobantes de distintos locales comerciales. En caso de asignar un Local se le estará diciendo al sistema que solo es posible modificar los numeradores del local en donde se está trabajando, a no ser que el usuario sea del tipo Supervisor por lo que podrá modificar cualquier numerador.

Fecha de cambio de estado de Cheques: Cuando un cheque, voucher o documento recibido cambia de estado dejando de estar en Cartera (por ejemplo pasa a Depositado), el sistema graba internamente la fecha del día del cambio de estado. Esto sirve para cuando se quiere saber que documentos se tenían en cartera a una fecha pasada.

Nuevo índice para Resumen de Caja: Se creó un nuevo índice en la base de datos para mostrar el Resumen de Caja mejor ordenado por Fecha, Tipo de Comprobante y Numeración.

Nuevo índice para Estado de Cuenta Bancario: Se creó un nuevo índice en la base de datos para mostrar el Estado de Cuenta mejor ordenado por Fecha y correlatividad de registración.

Tope de Crédito por atraso en días: En la tabla Clientes se extendió el concepto de Tope de Crédito el cual no solo puede validarse en dinero sino también en días de atraso de las cuotas. Estableciendo un número de días de atraso en el nuevo campo Días el sistema validará si el cliente tiene cuotas atrasadas con más días de los establecidos en este nuevo campo. En caso de tenerlas no dejará emitir la factura.

Nuevo campo Pasaporte: En la tabla Contactos, al lado del campo Nº de Documento, es posible especificar si el mismo es Cédula de Identidad o Pasaporte.

Rubros Contables es ahora Plan de Cuentas: Se cambió el nombre eliminando el término «rubros» por «cuentas» en todo el sistema.

Código contable obligatorio: En la tabla Comprobantes se agregó un nuevo campo para los comprobantes de Ingreso y Egreso de Caja y en Débitos y Créditos Bancarios. El objetivo de este campo es establecer si el usuario está obligado a ingresar una Cuenta en dichos comprobantes al momento de registrarlos.

Emisión de comprobantes de Proveedores: En la ficha de Comprobantes por Proveedor se agregó el link Emitir para posibilitar la impresión de comprobantes de proveedores en formatos personalizados tal como se hace con los comprobantes de clientes.

Nuevo filtro en Libro Compras: Se agregó un nuevo filtro en el listado de Libro de Compras para que el usuario no solo pueda filtrar los comprobantes por tipo (crédito y contado) sino también que pueda seleccionar un comprobante en particular (por ejemplo un comprobante de Compra de Gastos).

Tablas Eliminadas: Se han eliminado del sistema las tablas de Saldos a Excel y de Colores. Dichos datos ya no son trabajados por ZetaLIBRA.

Campos Eliminados: Se han eliminado una serie de campos que no eran usados por el sistema con el fin de depurar la base de datos dejándola más prolija. 

Personalización para Ecuador: Se ha modificado la base de datos para su uso en Ecuador automatizando totalmente el sistema de Retenciones.

Ampliación de Razón Social y Dirección: Se agrandaron los campos Razón Social y Dirección para que puedan almacenar hasta 100 caracteres. Actualmente almacenaban hasta 80.

Validar RUT repetido: Se valida que el RUT no exista en otro contacto. De ser así se muestra un mensaje avisándole al usuario.

RUC y Cédula válidos (Ecuador): Se valida que el RUC y el Nº de Documento sean válidos.

Tipo de Contribuyente (Ecuador): En las tablas de Proveedores, Clientes e Datos de la Empresa sea agregó un nuevo campo llamado Tipo de Contribuyente el cual se utiliza a la hora de generar los informes para el S.R.I.

Cuenta Producción: En la tabla Artículos se agregó un nuevo campo para ingresar el código contable a ser tomado en le generación de asientos de comprobantes de Armado y Desarmado.

Cantidad y Precios con 5 decimales: Ahora es posible trabajar con importes y cantidades de hasta 5 decimales. Con solo establecer dicha preferencia en los Parámetros Generales el sistema mostrará en todos las pantallas y reportes las cantidades y los precios con 5 decimales.

Serie de 6 dígitos: Se agrandó el campo Serie del comprobante a 6 espacios.

Exportar Balance: Se agregó una nueva herramienta al módulo de Contabilidad para dar la posibilidad de exportar los saldos de las cuentas a una hoja XLS previamente definida por el usuario. Esto permite que un usuario pueda definir su propio Balance en un archivo XLS y que luego ZetaLIBRA lo complete con los saldos de las cuentas.

Nueva herramienta Valorizar Armados: Asigna costo a los artículos armados en el período que el usuario establezca.

Emisión de Remitos Automáticos: Desde la herramienta Remitos Pendientes es posible emitir el comprobante generado.

Pago Rápido para Proveedores: Al igual que el Pago Rápido de Clientes se agregó esta posibilidad desde la ficha de Comprobantes por Proveedor.

Ver asientos a generar: En todas las planillas de comprobantes se agregó una nueva opción que permite ver e imprimir el asiento que generará el comprobante.

Nuevo listado de Previsión de Compras: Este reporte era muy requerido, sobre todos por los anteriores usuarios de ABACO Edición Profesional.

Nuevo listado de Resumen de Compra y Ventas por Artículos: Este reporte era muy requerido, sobre todos por los anteriores usuarios de ABACO Edición Profesional.

Mejoras en Tabla Campos Adicionales: Se agregó un campo en dicha tabla que establece en dónde se usa cada campo. Las opciones son dos:

• En las Notas de los comprobantes
• En la tabla Contactos

En el caso de las Notas de los comprobantes se toman como guías para cada renglón de las notas. Los campos/etiquetas deben ser previamente establecidas en los Parámetros y Preferencias.

Cambios en la Agenda de Tareas: Se corrigieron errores en la Agenda que no permitían ver correctamente los registros. A su vez se simplificó su uso dividiendo por un lado el ingreso de datos y por otro la consulta de todos los registros (Formato lista).

Optimización de Reportes: Se modificaron la mayoría de los reportes para que la generación de los mismos sean más rápidos y consuman menos recursos de disco y memoria.

Grupo de Talles y Colores: Se cambió totalmente la forma de trabajar con el inventario de Talles y Colores llevando el control al Lote del Artículo.

Mensaje General para Facturas: En los Parámetros y Preferencias es posible definir un mensaje general (por ejemplo “Feliz año nuevo!”) para que el mismo sea tomado en forma automática en la emisión de las facturas.

Datos eliminados y procesos a ejecutar:

• Tablas eliminadas: Talles, Colores, Grupos de Talles
• De la tabla Artículos se eliminan los campos Color, Empaque y Ubicación.
• De la tabla Bancos se elimina el campo “Emite Cheques”.
• Repasar todos los Parámetros de Configuración
• Editar cada Retención y verificar sus datos confirmando cada registro (Ecuador)
• Definir el Tipo de Contribuyente de cada Proveedor y de la Empresa (Ecuador)
• Confirmar cada registro de la tabla Retenciones (Ecuador) definiendo los datos para cada uno (aplicación, cuenta, etc.).
• Asignar a las Cuentas el código de Retención respectivo (Ecuador)
• Para las empresas que usan Talles y Colores definir los Grupos de Talles y Colores en la nueva tabla. Luego asignar cada grupo a los artículos respectivos.