Estar en la nube no alcanza

Lo que aprendimos en veinte años de contabilidad web.

En 2006 tomamos una decisión que, en ese momento, no era obvia: construir una aplicación de gestión y contabilidad completamente web. No había nada heroico en eso. Partimos de una pregunta bastante práctica: si Internet ya permitía trabajar desde distintos lugares sobre una misma información, ¿por qué el sistema de una empresa o de un Estudio Contable tenía que seguir viviendo dentro de una computadora?

Veinte años después, la discusión cambió. Hoy nadie debería sorprenderse porque un software funcione desde un navegador. Poder entrar desde la oficina, la casa o una notebook es importante, pero ya no alcanza para definir qué hace buena a una Contabilidad. En estas dos décadas aprendimos algunas cosas.

1.
Estar en la web resuelve dónde trabajás, no necesariamente cómo trabajás

Mover un programa desde una computadora hacia Internet elimina instalaciones, actualizaciones locales y dependencia de un equipo determinado. Es una mejora enorme. Pero el trabajo del contador sigue estando en otro lado: recibir información, registrarla, controlarla, corregirla, encontrar diferencias, emitir informes y poder explicar de dónde salió cada número. La verdadera pregunta no es solamente dónde funciona el software, sino cuánto trabajo innecesario elimina.

2.
Si un dato ya existe, volver a escribirlo debería ser la excepción

Una empresa vende, emite una factura, cobra, compra, paga y recibe comprobantes electrónicos de sus proveedores. Todos esos hechos suceden antes de que exista el asiento contable. Cuando la empresa trabaja con Gestión o Facturación de Zeta, esa información ya está en el sistema y puede aprovecharse para generar contabilidad.

No tiene demasiado sentido que una persona registre una operación para administrar la empresa y que, días después, otra persona vuelva a escribir la misma realidad para contabilizarla. La contabilidad empieza mucho antes del asiento.

3.
Automatizar no significa dejar de controlar

Hay una idea peligrosa de la automatización: si el sistema puede hacer algo solo, entonces debería hacerlo sin intervención. En contabilidad pensamos distinto. Los asientos que Zeta genera automáticamente o recibe por importación pasan primero por una Bandeja, donde se revisan y validan; si hay un error, se corrige, y recién después ingresan definitivamente a los libros. Automatizar debería quitar trabajo repetitivo, no quitar control profesional.

4.
Un número debería poder explicar su historia

Un Balance dice que una cuenta tiene determinado saldo, y la pregunta natural es qué compone ese número. Por eso en Zeta el Balance no termina en una cifra: podés entrar a la cuenta, abrir el Mayor, llegar al movimiento, abrir el asiento y, cuando ese asiento nació de una operación de Gestión o Facturación, llegar hasta el comprobante original.

Para nosotros eso también forma parte de ser una Contabilidad web. No solamente poder mirar los datos desde cualquier lugar, sino poder recorrerlos.

5.
Cambiar de sistema no debería obligarte a tirar todo lo que construiste alrededor de él

Los Estudios Contables tienen años de trabajo acumulado: planes de cuentas, criterios, modelos, planillas, informes preparados para determinados clientes, bancos o directorios. Por eso creemos que modernizar no siempre significa reemplazar.

Un ejemplo sencillo: Zeta permite tomar una plantilla Excel que el Estudio ya utiliza y definir en qué celdas deben insertarse los saldos de determinadas cuentas. La planilla sigue siendo la del Estudio y Zeta hace el trabajo repetitivo de completarla. La tecnología debería adaptarse también a lo que ya funciona.

6.
Un Estudio no es una suma de licencias de usuario

Un Estudio crece: entra una persona, después otra, alguien trabaja desde su casa, otra persona entra solamente para determinadas tareas. Nunca nos resultó natural que cada una de esas decisiones obligara a volver a calcular cuánto cuesta el software. Por eso los planes de Contabilidad de Zeta tienen usuarios ilimitados: el precio depende de la cartera y del volumen contable, no de la cantidad de personas sentadas frente al sistema.

7.
El cliente y el contador no deberían vivir en mundos separados

Durante muchos años la relación entre empresa y Estudio funcionó mediante un traslado permanente de información: papeles, archivos, planillas, exportaciones, correos, mensajes. Cuando una empresa usa Zeta y su contador también trabaja sobre su Contabilidad, ambos pueden trabajar sobre la misma información.

La empresa sigue administrando su negocio y el contador sigue siendo el contador, pero desaparece una parte del trabajo de transportar la realidad de un lado al otro. Eso, para nosotros, es bastante más importante que poder abrir el sistema desde un navegador.

8.
Y no todos los clientes del Estudio tienen que usar el mismo sistema

La realidad es más desordenada que cualquier presentación de software. Un Estudio puede tener cincuenta clientes y encontrarse con diez formas distintas de trabajar. No pretendemos que todos cambien para que el contador pueda usar Zeta.

Un Plan Estudio permite llevar la Contabilidad de toda la cartera, aunque esas empresas utilicen otros sistemas. Cuando el cliente también usa Zeta aparecen integraciones y automatismos adicionales; cuando no lo usa, su Contabilidad igualmente puede estar en el mismo lugar que las demás. La cartera del contador no debería fragmentarse porque sus clientes tomaron decisiones tecnológicas diferentes.

Veinte años después

En 2006 nos parecía importante que una Contabilidad pudiera funcionar completamente en la web, y nos sigue pareciendo importante. Pero hoy sabemos que era solamente el comienzo. Una buena Contabilidad tiene que hacer algo más difícil: reducir trabajo que no agrega valor, conectar información que ya existe, permitir controlar antes de contabilizar y dejar que cada número pueda recorrerse hasta entender de dónde salió.

La nube cambia el lugar donde funciona el software.
Lo interesante empieza después.