Una de las carencias que impide el crecimiento de las micro, pequeñas y medianas empresas latinoamericanas es la falta de adecuados sistemas de información, sin embargo las estadísticas indican que el 71% de las implementaciones de software fracasan.
En la adquisición de software de gestión, a pesar de la importancia estratégica de la misma, muchas veces se delega a niveles más bajos de la organización y se toma prácticamente por intuición y generalmente analizando sólo el costo de arranque. Es decir que el “proceso” de toma de tan crucial decisión se apoya en comentarios de conocidos, en publicidad o aún peor en la empatía generada con algún vendedor.
De esta forma el empresario incurre en alguno de los 7 pecados capitales al momento de adquirir software de gestión. No prestar atención a ellos hace que se sumen a ese 71% de fracaso, lo que implica una enorme pérdida financiera, de recursos y riesgo para la continuidad de la empresa.
Prioridad estratégica: Al adquirir un software de gestión, la empresa está decidiendo la herramienta que le acompañará durante al menos 5 años y que día a día le nutrirá de información para la toma de decisiones.
Se deben revisar los procesos básicos de negocio, (comprar-vender-cobrar-pagar) y definir cuáles son los elementos que se requieren tanto para la gestión operativa como para la toma de decisiones. Se debe elaborar un documento con los puntos que debe cubrir el software, discriminando en los que son deseables, necesarios y excluyentes. Este documento debe ser la guía con que debemos seguir toda demostración de producto que se nos ofrezca.
Proceso de implementación: Tomar en cuenta que la puesta en marcha de un software de gestión en una empresa en funcionamiento exige un periodo de dedicación horaria adicional tanto para los directivos como para los colaboradores. Las implementaciones exitosas nacen de un compromiso de “parte y parte” donde cliente y proveedor tienen claros objetivos. Es importante evaluar los procesos de implementación que se ofrecen en cada oferta y dar mayor puntuación a los que nos aseguren la mayor transferencia de conocimiento hacia el interior de la organización.
Análisis de proveedores: Este punto es crucial. En toda selección se debe evaluar al menos 3 opciones tomando en cuenta: a) lo que dice de sí mismo el proveedor. Asigne mayor valoración a aquellos que integran en su propuesta o página web referencias de clientes. b) lo que nos dicen los organismos tributarios y de crédito, un buen historial de cumplimiento tributario y crediticio habla de un proveedor confiable. c) Verificar la evolución de los productos ofertados para evitar caer en un riesgo importante, la obsolescencia tecnológica.
Validar referencias: Debemos solicitar lista de referencias y llamar al menos a 5, con información específica sobre el uso del software y fundamentalmente sobre la calidad del servicio post-venta. Contactar inicialmente con usuarios, (asistente contable o encargado de facturación), solicitar información sobre la facilidad de uso, respuesta ante problemas y luego hablar con la persona de contacto, generalmente de nivel gerencial.
Tecnología ofrecida: Dado el avance tecnológico, prestar atención a este punto ya que adquirir tecnología obsoleta es fuente de innumerables costos que se expresan en necesidad de cambio de equipamiento, lentitud en los procesos, pérdida de datos, etc. Hoy día adquirir software que no ofrezca bases de datos sólidas y seguras (MySQL, IBM DB2, Microsoft SQL como ejemplo) o interconexión natural a través de Internet, (el modelo de los próximos años será el “Cloud Computing”), implica un gran riesgo de obsolescencia y pérdida de productividad y competitividad.
Costo Total de Adquisición: El costo que asume la empresa al incorporar un software de gestión posee generalmente cuatro componentes: Costo de arranque incluye costos de licencia de software, implementación, capacitación e idealmente el servicio de mantenimiento durante 6 meses, como mínimo. Costo de mantenimiento debe especificar costo de renovaciones del servicio de soporte post venta y debe incluir las actualizaciones del software. Costo de operación para prever las necesidades de ampliación de equipamiento, instalación de redes, adquisición de sistemas operativos. Costo de expansión especificar los valores de incorporar nuevos usuarios, locales o empresas; este punto es de suma importancia ya que estamos realizando una inversión con un horizonte de 5 años.
Documentar los acuerdos: “Terminantemente prohibido” adquirir software sin la elaboración de un convenio donde se indique con claridad los compromisos asumidos de lado y lado. Es fundamental explicitar el compromiso del proveedor de cumplir hoy y en el futuro con los puntos definidos como necesarios y excluyentes en el documento inicial. Deben estar estipulados los alcances del servicio de implementación, capacitación y soporte así como los costos de renovaciones y expansión de los mismos. Y para protegerse de una mala decisión incluir penalización monetaria por eventuales incumplimientos por parte del proveedor.
En resumen evitando cometer estos “7 pecados capitales” la empresa tiene altas posibilidades de tomar una correcta decisión y contar con un software de gestión dinamizador de la actividad de la empresa, Por lo tanto la inversión en tiempo que se realice al inicio del proceso redundará en excelentes resultados.
Omar Rodríguez
Presidente Winnercorp
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